Comment favoriser l'adoption des fonctionnalités dans les plateformes RH

Pourquoi faut-il se concentrer sur l'adoption des fonctionnalités ?

Vous souhaitez améliorer la rétention et la fidélité des clients, ainsi que l'adoption produit, n'est-ce pas ?

Toutefois, ces objectifs ne sont pas atteints du jour au lendemain, sans étapes préliminaires ni sous-objectifs.

En fait, de nombreuses plateformes de gestion des ressources humaines peinent à être adoptées en raison d'une forte résistance de la part des équipes et des spécialistes des ressources humaines. Cette situation persiste alors même que les responsables des ressources humaines manifestent un intérêt croissant pour la mise en œuvre de technologies RH avancées.

Selon le rapport de Gartner, 46 % des responsables des ressources humaines prévoient d'augmenter leurs investissements dans la technologie des ressources humaines.

Vous devez donc saisir cette opportunité en soutenant les responsables et les spécialistes des ressources humaines qui sont au fait des technologies et qui reconnaissent les avantages des outils de ressources humaines. 

Pour les aider à rallier leurs collègues plus réticents, vous devez présenter votre produit progressivement, en vous concentrant d'abord sur les fonctionnalités clés afin de ne pas submerger les utilisateurs.

En effet, lorsque vos fonctionnalités clés sont adoptées et appréciées, votre produit gagnera naturellement en acceptation et en fidélité.

✅ En résumé, l'adoption des fonctionnalités est un gage de réussite :

• Augmentation de l'engagement et de la satisfaction des utilisateurs,
• Processus d'onboarding et d'intégration des produits plus fluides,
• Meilleure acceptation globale de la plateforme.

Guide pour améliorer l'adoption des fonctionnalités dans les plateformes RH

Voyons comment vous pouvez assurer une forte adoption des fonctionnalités pour votre plateforme en 3 étapes 👇🏻

Étape 1 : Identifiez votre public au sein des départements RH

Le service des ressources humaines n'est pas un service à taille unique ; il comprend différents rôles avec des niveaux de compétence technologique variables et des besoins distincts. Vous travaillerez probablement avec des responsables des ressources humaines, des recruteurs, des spécialistes de la paie et des professionnels de la formation et du développement, qui ont tous une approche différente de la technologie.

Par exemple, un responsable des ressources humaines peut être enthousiasmé par les rapports automatisés, tandis qu'un spécialiste de la paie peut être plus attentif à la précision et à l'intégration des données. 

Vous devez donc déterminer quels rôles au sein de l'équipe RH bénéficieront le plus des fonctionnalités de votre outil.

Une fois que vous avez identifié ces parties prenantes, la deuxième étape consiste à prendre en compte leur niveau d'adoption des technologies.

➡️ Sont-ils généralement prompts à adopter de nouveaux outils ou préfèrent-ils les méthodes traditionnelles ?

Cette compréhension est cruciale, car les premiers adeptes au sein du département RH vous aideront à prendre de l'élan et à répandre l'enthousiasme au sein de l'équipe.

Étape 2 : Analysez leurs besoins, leurs points de douleur et leurs préférences

Même avec un outil adapté aux besoins spécifiques d'une équipe particulière au sein des RH, les individus auront toujours des priorités et des préférences différentes.

Soit en ce qui concerne les fonctionnalités des produits, soit les défis qu'ils souhaitent voir relever.

Et si vous proposez une solution de gestion des ressources humaines tout-en-un...

Ces différences de besoins et d'attentes seront sans aucun doute encore plus prononcées.

Vous devez donc analyser les problèmes que rencontrent régulièrement les professionnels des ressources humaines que vous ciblez.

• Sont-ils submergés par des tâches manuelles qui pourraient être automatisées ? 
• Passent-ils trop de temps à saisir des données au détriment de la planification stratégique ? 
• Ont-elles du mal à suivre les performances et l'engagement des employés en temps réel ?
• Sont-elles confrontées à des difficultés pour se conformer à des réglementations du travail en constante évolution ?

💡 Selon le rapport de Gartner, 63 % des employés cessent d'utiliser la technologie s'ils n'en voient pas l'utilité pour leurs tâches quotidiennes.

Outre la résistance initiale à l'adoption de nouvelles technologies, il y a aussi le défi de la « pertinence » que vous devez relever pour vous assurer que vos utilisateurs restent engagés dans votre outil RH.

Pour que votre outil soit pertinent et utile pour eux, vous devez d'abord les comprendre :

• Ce qu'ils font quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, trimestriellement et annuellement, 
• Les problèmes qu'ils rencontrent au cours de ces tâches.

Ce n'est qu'alors que vous pourrez faire correspondre les fonctionnalités et les outils de votre produit avec les points de douleur de vos utilisateurs et construire un dossier convaincant qui démontre la valeur et la pertinence de votre produit.

Étape 3 : Adaptez votre approche pour répondre à leurs préoccupations spécifiques

Après avoir analysé les besoins et les préférences de votre public cible - et les avoir alignés sur vos solutions - il est temps de répondre à d'autres préoccupations, telles que le soutien éducatif.

💡 Selon l'enquête de PwC, plusieurs facteurs empêchent les équipes RH d'adopter des technologies RH disruptives, telles que les systèmes cloud, les outils d'IA, l'analyse de données et les plateformes d'engagement des employés :

• Un manque de connaissances technologiques (17 %)
• Manque d'accès aux ressources éducatives (17 %)

Voici comment vous pouvez résoudre certains d'entre eux 👇🏻

Offrir une formation et un onboarding

La solution la plus évidente (et pourtant souvent négligée) à ces obstacles à l'adoption est peut-être un processus d'onboarding solide et éducatif.

Vous voulez que vos utilisateurs le sachent :

• Ce que votre produit a à offrir - les fonctionnalités et les outils,
• Comment naviguer dans l'interface utilisateur, et surtout,
• Comment utiliser les fonctionnalités et effectuer des actions clés.

Vous avez donc besoin d'une expérience d'onboarding comprenant des visites guidées des produits, des guides interactifs et des check-lists.

Et même un centre de ressources in-app rempli de matériel éducatif supplémentaire.

Utiliser des outils d'adoption pour guider les utilisateurs

Vous pouvez opter pour la vieille école et coder et intégrer tous vos documents d'onboarding sur votre produit et votre site web - alias demander à votre équipe DevOps de le faire pour vous.

Vous pouvez également opter pour des outils d'adoption produit sans code qui vous permettront de créer et de mettre à jour vous-même vos expériences de produits en quelques minutes.

Comme UserGuiding.

UserGuiding est une plateforme d'adoption produit et d'onboarding utilisateur qui vous aide à créer :

• Visites guidées des produits et guides interactifs
• Check-lists d'onboarding
• Hotspots et infobulles
• Enquêtes in-app
• Modales d'annonce
• Centres de ressources
• Bases de connaissances
• Mises à jour des produits, et plus encore !

Voici comment vous pouvez utiliser certains de ces outils pour augmenter l'adoption de vos fonctionnalités 👇🏻

Visites guidées des produits et guides interactifs 

Un guide interactif est probablement ce qui vous vient à l'esprit lorsque quelqu'un parle d'onboarding.

Une brève introduction à l'interface utilisateur du produit, aux principales fonctionnalités et aux paramètres du compte.

Et il y a une raison à cela. 

Lorsque vous proposez un guide interactif détaillé, vos utilisateurs explorent le produit étape par étape et assimilent lentement les informations au lieu de se sentir largués et bloqués dans un domaine étranger.

Ainsi, vos conseils renforceront leur confiance et encourageront une exploration plus approfondie de la plateforme.

Et un guide interactif des fonctionnalités comme celui-ci :

✅ Offre une éducation contextuelle

✅ Fournit des conseils et des astuces de pro 

✅ Mettre en valeur le potentiel et les capacités de la fonctionnalité

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Check-lists d'onboarding

Les check-lists d'onboarding sont des outils simples mais efficaces pour garder les nouveaux utilisateurs organisés et sur la bonne voie.

Vous pouvez le considérer comme une feuille de route qui décrit les tâches essentielles à accomplir pour que les utilisateurs perçoivent la valeur réelle de votre produit.

Par exemple, concentrons-nous sur la fonctionnalité de gestion des performances d'une plateforme de gestion des ressources humaines. 

Pour créer une check-list comme celle-ci :

• Accédez au tableau de bord de la gestion des performances,
• Mettez en place des modèles de commentaires sur les performances,
• Programmez des cycles de commentaires sur les performances,
• Invitez les employés à se fixer des objectifs personnels.

De cette façon, vous énumérerez toutes les actions clés qui mettent en évidence les capacités de la fonctionnalité tout en guidant l'utilisateur sur la manière de l'utiliser efficacement pour en tirer le meilleur parti. 

Vous pouvez également exposer la proposition de valeur de votre fonctionnalité sur une check-list et déclencher des guides interactifs qui démontrent comment atteindre ces objectifs.

Comme ceci :

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Hotspots et infobulles

Les hotspots et les infobulles sont des boîtes d'information utiles au sein de la plateforme. Contrairement aux guides détaillés ou aux visites guidées des produits, ils fournissent des informations concises et directes. 

Ils sont principalement utilisés pour des rappels ou de brèves annonces qui améliorent l'expérience de l'utilisateur.

Les hotspots mettent en évidence les zones clés que les utilisateurs devraient vérifier, fournissent des explications supplémentaires ou informent l'utilisateur d'une mise à jour.

Et ils ressemblent à ceci :

Les infobulles, quant à elles, fournissent des informations plus spécifiques sur les fonctionnalités, des conseils et des astuces, ainsi que des bonnes pratiques.

Ils peuvent être déclenchés lorsque l'utilisateur clique sur un élément ou le survole, comme ceci :

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Centres de ressources intégrés à l'application

Les centres de ressources in-app sont des bibliothèques pop-up de votre produit.

Ils permettent d'accéder facilement à des tutoriels, des guides et des documents utiles au sein même de votre produit.

Ils ne peuvent pas remplacer des centres d'aide complets, des bases de connaissances ou des changelogs de produits - et certainement pas votre académie YouTube, si vous en avez une.

Ils offrent néanmoins des conseils et un soutien précieux aux utilisateurs, de manière rapide et contextuelle.

Parce qu'ils permettent à vos utilisateurs de prendre connaissance d'une fonctionnalité et d'appliquer immédiatement ce qu'ils ont appris en interagissant avec votre produit.

C'est également un bon endroit pour stocker votre matériel d'onboarding. 

Comme ceci :

Cela peut s'avérer particulièrement utile si vos fonctionnalités sont complexes et nécessitent des guides et des explications relativement longs.

La plupart des gens oublient 80 % de ce qu'ils ont appris au cours d'une formation, disons en l'espace d'une semaine, selon la théorie de la « courbe d'oubli ».

Un centre de ressources permettant aux utilisateurs d'accéder rapidement à des informations pour rafraîchir leurs connaissances sur une fonctionnalité ou revoir le matériel d'onboarding qu'ils ont apprécié au départ mais qu'ils ont peut-être oublié serait incroyablement utile, n'est-ce pas ?

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Bases de connaissances

Si le centre de ressources de l'application est une bibliothèque pop-up, une base de connaissances est la bibliothèque d'Alexandrie. Non pas dans le sens où elle est ancienne et perdue, mais dans le sens où elle est vaste, complète et déborde d'informations.

En bref, il s'agit d'un centre d'information.

 Il est rempli d'articles, de FAQ, de bonnes pratiques et parfois même de guides vidéo. 

S, pour les détails des fonctionnalités que vous ne pouvez pas inclure dans un guide ou presser dans une infobulle, vous pouvez rédiger des articles dans la base de connaissances.

Vous pouvez ensuite créer des catégories pour classer les informations dans votre base de connaissances et permettre à vos utilisateurs d'y accéder facilement. 

Comme ceci :

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Mettre en œuvre des éléments de gamification pour susciter l'intérêt des utilisateurs

La gamification est un moyen puissant d'encourager l'engagement des utilisateurs dans votre plateforme RH. Elle exploite le désir naturel des gens pour les récompenses, la reconnaissance et la compétition.

Et cela rend le processus d'adoption plus agréable 🎮

💡 Selon l'enquête de PwC, 82 % des entreprises disposant d'outils RH ont estimé que la gamification était une stratégie efficace pour augmenter l'adoption. Pourtant, de manière surprenante, seulement 25 % d'entre elles l'utilisent.

Vous avez donc une occasion unique de distinguer votre plateforme en y intégrant des éléments de gamification.

Voici une liste d'options de gamification possibles pour stimuler l'engagement des utilisateurs et l'adoption des fonctionnalités de votre plateforme RH :

• Badges et réalisations,
• Classements,
• Barres de progression,
• Objectifs quotidiens ou hebdomadaires.

Offrir des incitations à la motivation

Les incitations poussent la gamification un peu plus loin en offrant des récompenses réelles qui motivent les utilisateurs à s'engager profondément dans votre plateforme RH.

Par exemple, vous pourriez récompenser les utilisateurs en leur attribuant des points lorsqu'ils accomplissent des actions clés, telles que la fin des tâches d'onboarding ou l'utilisation de fonctionnalités avancées comme l'automatisation de la paie.

Ces points peuvent ensuite être échangés contre des avantages qui leur tiennent à cœur, tels que

• Tarifs réduits pour les fonctionnalités supplémentaires,
• Bonus heures de soutien,
• Cartes-cadeaux.

Vous pouvez également créer des défis en équipe pour renforcer la collaboration.

Par exemple, vous pourriez récompenser la première équipe pour l'onboarding de ses employés ou l'intégration complète des données RH clés. Cela favorisera le travail d'équipe et créera un sentiment d'accomplissement partagé, ce qui peut accélérer le processus d'adoption.

Étape 4 : Améliorez vos efforts grâce au retour d'information

Pour vraiment maximiser l'adoption de vos fonctionnalités, vous devez constamment recueillir les commentaires des utilisateurs et y donner suite, car ces commentaires vous aident à comprendre :

• Ce qui fonctionne,
• Ce qui ne fonctionne pas,
• Ce qui est déroutant,
• Les points de friction.

Et pour cela, vous n'avez même pas besoin d'organiser des entretiens individuels avec vos utilisateurs.

Vous pouvez utiliser les enquêtes in-app !

Vous pouvez poser des questions telles que

• La visite guidée des produits vous a-t-elle permis de comprendre clairement comment utiliser la fonctionnalité X ?
• Comment évaluez-vous la qualité des ressources d'onboarding fournies pour X ?
• Dans quelle mesure a-t-il été facile pour vous de commencer à utiliser le X ?
• Quelles difficultés avez-vous rencontrées lorsque vous avez utilisé X pour la première fois ?
• A quelle fréquence utilisez-vous notre produit ?
• Quelle est la probabilité que vous recommandiez le X à un collègue ?

Voici un exemple d'enquête sur l'adoption de fonctionnalités : 👇🏻

Étape bonus : Créer une communauté de « champions »

Les champions sont un groupe d'utilisateurs qui sont des experts de votre plateforme et qui sont enthousiastes quant à ses avantages. Ils peuvent jouer un rôle essentiel en motivant les autres à adopter de nouvelles fonctionnalités et à s'y engager.

Les champions peuvent organiser des sessions de formation, partager les meilleures pratiques ou même créer du contenu interne comme des tutoriels ou des FAQ sur la base de leurs propres expériences.

Les champions sont particulièrement utiles pour favoriser l'adoption de fonctionnalités nouvelles ou complexes.

Par exemple, si vous déployez un outil d'analyse avancé, vos champions peuvent d'abord le tester et aider leurs équipes à se familiariser avec les fonctionnalités. Leur approbation a du poids parce qu'elle vient d'un pair, et pas seulement du fournisseur de l'outil.

Pour soutenir ces champions, vous pourriez leur proposer des formations exclusives, un accès anticipé à de nouvelles fonctionnalités, ou même de petites récompenses en guise de reconnaissance de leur rôle. Cela permet aux champions de se sentir valorisés et de rester engagés en tant que défenseurs de votre plateforme. 

Au fil du temps, ce réseau interne peut réduire la charge de travail de vos équipes d'assistance et de formation, car les champions jouent un rôle plus actif en aidant les autres.

Outre la création d'un noyau de champions au sein des entreprises, vous pouvez également mettre en place des forums communautaires où les utilisateurs de différentes organisations peuvent interagir.

Ces forums permettent aux utilisateurs fidèles et actifs d'aider les nouveaux utilisateurs en répondant à leurs questions, en partageant des conseils et en racontant leurs propres histoires de réussite, même s'ils n'appartiennent pas à la même entreprise. 

Conclusion

L'adoption des fonctionnalités n'est pas facile.

Ne vous culpabilisez donc pas si vos utilisateurs n'adhèrent pas suffisamment à votre produit pour en percevoir la valeur ; vous n'êtes pas le seul.

Cependant, vous pouvez facilement améliorer cette situation grâce à plusieurs pratiques et stratégies.

Alors allez-y, choisissez ceux qui vous conviennent le mieux et intensifiez votre jeu d'adoption de fonctionnalités dès à présent 💪🏻