Cómo impulsar la adopción de funciones en las plataformas de RRHH

¿Por qué necesitas centrarte en la adopción de funciones?

Quieres mejorar la retención de clientes, la fidelidad y la adopción de productos, ¿verdad?

Sin embargo, estos objetivos no se alcanzan de repente, sin pasos previos ni objetivos secundarios.

En realidad, muchas plataformas de gestión de RRHH tienen problemas de adopción debido a la fuerte resistencia que oponen los equipos y especialistas de RRHH. Esto persiste incluso cuando los líderes de RRHH muestran un interés creciente en implantar tecnologías avanzadas de RRHH.

💡 Según el informe de Gartner, el 46% de los responsables de RRHH tienen previsto aumentar las inversiones en tecnología de RRHH.

Por tanto, tienes que aprovechar esta oportunidad apoyando a los líderes y especialistas en RRHH expertos en tecnología que reconocen las ventajas de las herramientas de RRHH. 

Para ayudarles a convencer a sus compañeros más reticentes, debes introducir tu producto gradualmente, centrándote en las funciones clave al principio para evitar abrumar a los usuarios.

Porque cuando tus funciones clave son aceptadas y apreciadas, tu producto también ganará aceptación y lealtad de forma natural.

✅ Así que, en resumen, la adopción de funciones garantiza:

• Mayor compromiso y satisfacción del usuario,
• Proceso de onboarding e integración del producto más fluido,
• Mayor aceptación general de la plataforma.

Guía para mejorar la adopción de funciones en las plataformas de RRHH

Veamos cómo puedes garantizar una alta adopción de funciones para tu plataforma en 3 pasos 👇🏻

Paso 1: Identifica a tu público dentro de los departamentos de RRHH

El departamento de RR.HH. no es de talla única; se compone de diferentes funciones con distintos niveles de competencia tecnológica y distintas necesidades. Es probable que trabajes con directores de RRHH, reclutadores, especialistas en nóminas y profesionales de I+D, todos los cuales abordan la tecnología de forma diferente.

Por ejemplo, un director de RRHH puede estar entusiasmado con los informes automatizados, mientras que un especialista en nóminas puede preocuparse más por la precisión y la integración de datos. 

Así que debes averiguar qué funciones del equipo de RRHH se beneficiarán más de las funciones de tu herramienta.

Una vez que hayas identificado a estas partes interesadas, el segundo paso es considerar su nivel de adopción de la tecnología.

➡️ ¿Suelen adoptar rápidamente las nuevas herramientas o prefieren los métodos tradicionales?

Esta comprensión es crucial porque los primeros en adoptarla dentro del departamento de RRHH te ayudarán a ganar impulso y a extender el entusiasmo por todo el equipo.

Paso 2: Analiza sus necesidades, puntos de dolor y preferencias

Incluso con una herramienta adaptada a las necesidades específicas de un equipo concreto dentro de RRHH, las personas seguirán teniendo prioridades y preferencias distintas.

Ya sea en relación con las funciones del producto o con los retos que quieren que se aborden.

Y si ofreces una solución de gestión de RRHH todo en uno...

Esas diferencias de necesidades y expectativas serán sin duda aún más pronunciadas.

Por tanto, tienes que analizar con qué luchan habitualmente los profesionales de RRHH a los que te diriges.

• ¿Están abrumados por tareas manuales que podrían automatizarse? 
• ¿Se encuentran dedicando demasiado tiempo a la introducción de datos en lugar de a la planificación estratégica? 
• ¿Tienen dificultades para controlar el rendimiento y el compromiso de los empleados en tiempo real?
• ¿Se enfrentan a retos para garantizar el cumplimiento de la normativa laboral en constante cambio?

💡 Según el informe de Gartner, el 63% de los empleados dejan de utilizar la tecnología si no ven su relevancia para sus tareas diarias.

Aparte de la resistencia inicial a adoptar nuevas tecnologías, también existe el reto de la "relevancia" que debes abordar para garantizar que tus usuarios sigan comprometidos con tu herramienta de RRHH.

Para asegurarte de que tu herramienta es relevante y útil para ellos, primero tienes que comprender:

• Lo que hacen diaria, semanal, mensual, trimestral y anualmente, 
• Los problemas a los que se enfrentan durante estas tareas.

Sólo entonces podrás hacer coincidir las funciones y herramientas de tu producto con los puntos de dolor de tus usuarios y construir un caso convincente que demuestre el valor y la relevancia de tu producto.

Paso 3: Adapta tu enfoque para abordar sus preocupaciones específicas

Tras analizar las necesidades y preferencias de tu público objetivo -y alinearlas con tus soluciones- es hora de abordar otras preocupaciones, como el apoyo educativo.

💡 Según la encuesta de PwC, hay varios factores que dificultan que los equipos de RRHH adopten tecnologías de RRHH disruptivas, como los sistemas en la nube, las herramientas de IA, la analítica de datos y las plataformas de compromiso de los empleados:

• Falta de conocimientos tecnológicos (17%)
• Falta de acceso a los recursos educativos (17%)

He aquí cómo puedes resolver algunos de ellos 👇🏻

Ofrecer formación y onboarding

Quizá la solución más obvia (aunque a menudo pasada por alto) a estas barreras de adopción sea un proceso de onboarding sólido y educativo.

Quieres que tus usuarios lo sepan:

• Lo que ofrece tu producto: las funciones y herramientas,
• Cómo navegar por la UI, y lo más importante,
• Cómo utilizar las funciones y completar las acciones clave.

Por tanto, necesitas una experiencia de onboarding que incluya tours del producto, guías interactivas y checklists.

E incluso un centro de recursos en la aplicación lleno de materiales educativos adicionales.

Utilizar herramientas de adopción para guiar a los usuarios

Puedes ir a la antigua usanza e incrustar todo el material de onboarding en tu producto y sitio web, es decir, pedir a tu equipo de DevOps que lo haga por ti.

O puedes optar por herramientas de adopción de productos sin código, que te permitirán crear y actualizar tú mismo tus experiencias de producto en cuestión de minutos.

Como UserGuiding.

UserGuiding es una plataforma de adopción de productos y onboarding de usuarios que te ayuda a crear:

• Tours de productos y guías interactivas
• Checklists de onboarding
• Hotspots y tooltips
• Encuestas in-app
• Modales de anuncio
• Centros de recursos
• Bases de conocimiento
• Actualizaciones de productos, ¡y mucho más!

He aquí cómo puedes utilizar algunas de estas herramientas para aumentar la adopción de funciones 👇🏻

Tours del producto y guías interactivas 

Una guía interactiva es probablemente lo que te viene a la mente cuando alguien habla de onboarding.

Una breve introducción a la UI del producto, funciones principales y configuración de la cuenta.

Y hay una razón para ello. 

Cuando ofrezcas una guía interactiva detallada, tus usuarios explorarán el producto paso a paso y asimilarán la información lentamente, en lugar de sentirse abandonados y desamparados en un campo desconocido.

Así, tu orientación aumentará su confianza y fomentará una exploración más profunda de la plataforma.

Y una guía interactiva de funciones como ésta:

✅ Ofrece educación contextual

✅ Proporciona consejos y trucos profesionales 

✅ Muestra el potencial y las capacidades de la función

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Checklists de onboarding

Los checklists de onboarding son herramientas sencillas pero eficaces para mantener a los nuevos usuarios organizados y en el buen camino.

Puedes considerarlo como una hoja de ruta que describe las tareas esenciales para que los usuarios vean el valor real de tu producto.

Por ejemplo, centrémonos en la función de gestión del rendimiento de una plataforma de gestión de RRHH. 

Para crear un checklist como este:

• Accede al panel de gestión del rendimiento,
• Crea plantillas de revisión del rendimiento,
• Programa los ciclos de revisión del rendimiento,
• Invita a los empleados a fijarse objetivos personales.

De este modo, enumerarás todas las acciones clave que muestren las capacidades de la función y, al mismo tiempo, guiarás al usuario sobre cómo utilizarla eficazmente para sacarle el máximo partido. 

Alternativamente, puedes esbozar la propuesta de valor de tu función en un checklist y activar guías interactivas que demuestren cómo alcanzar estos objetivos.

Así:

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Hotspots y tooltips

Los hotspots y tooltips sirven como útiles cuadros de información dentro de la plataforma. A diferencia de las guías detalladas o los tours del producto, proporcionan información concisa y directa. 

Se utilizan sobre todo para recordatorios o anuncios breves que mejoran la experiencia del usuario.

Los hotspots destacan áreas clave que los usuarios deberían consultar, proporcionan explicaciones adicionales o informan al usuario sobre una actualización.

Y tienen este aspecto:

Mientras que los tooltips proporcionan más información sobre funciones específicas, consejos y trucos, y buenas prácticas.

Pueden activarse cuando el usuario hace clic en él o pasa el ratón por encima, como en este caso:

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Centros de recursos en la aplicación

Los centros de recursos dentro de la aplicación son bibliotecas emergentes de tu producto.

Proporcionan un acceso fácil a tutoriales, guías y documentos útiles directamente dentro de tu producto.

No pueden sustituir a los centros de ayuda completos, a las bases de conocimientos ni a los changelogs de los productos, ni mucho menos a tu academia de YouTube, si tienes una.

Pero siguen ofreciendo una valiosa orientación y apoyo a los usuarios de forma rápida y contextual.

Porque permiten a tus usuarios leer sobre una función y aplicar inmediatamente lo que han aprendido mientras interactúan con tu producto.

También son un buen lugar para guardar el material de onboarding. 

Así:

Esto puede ser especialmente valioso si tienes funciones complejas que requieren guías y explicaciones relativamente largas.

Como la mayoría de la gente olvida el 80% de lo que aprende durante una formación, digamos que en una semana, según la teoría llamada "Curva del olvido".

Un centro de recursos que permita a los usuarios acceder rápidamente a información para refrescar sus conocimientos sobre una función o volver a ver el material de onboarding que disfrutaron inicialmente pero que pueden haber olvidado sería increíblemente útil, ¿no?

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Bases de conocimiento

Si el centro de recursos de una aplicación es una biblioteca emergente, una base de conocimientos es la Biblioteca de Alejandría. No en el sentido de vieja y perdida, sino en el de vasta, completa y rebosante de información.

En resumen, actúa como un centro de información al que acudir.

 Está lleno de artículos, preguntas frecuentes, buenas prácticas e incluso guías en vídeo, a veces. 

S, para los detalles de las funciones que no puedes incluir en una guía o exprimir en un tooltip, puedes escribir artículos en la base de conocimientos.

A continuación, puedes crear categorías para organizar la información en tu base de conocimientos y facilitar a tus usuarios el acceso a ella. 

Así:

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Implementar elementos de gamificación para comprometerse con los usuarios

La gamificación es una forma poderosa de fomentar el compromiso de los usuarios con tu plataforma de RRHH. Aprovecha el deseo natural de las personas de obtener recompensas, reconocimiento y competición.

Y hace que el proceso de adopción sea más agradable 🎮

💡 Según la encuesta de PwC, el 82% de las empresas que utilizan herramientas de RRHH consideran que la gamificación es una estrategia eficaz para aumentar su adopción. Sin embargo, sorprendentemente, sólo el 25% la utiliza.

Esto crea una gran oportunidad para que distingas tu plataforma integrando elementos de gamificación.

He aquí una lista de posibles opciones de gamificación para impulsar el compromiso de los usuarios y la adopción de funciones con tu plataforma de RRHH:

• Insignias y logros,
• Tablas de clasificación,
• Barras de progreso de finalización,
• Objetivos diarios o semanales.

Ofrecer incentivos para motivar

Los incentivos llevan la gamificación un paso más allá, proporcionando recompensas del mundo real que motivan a los usuarios a comprometerse a fondo con tu plataforma de RRHH.

Por ejemplo, podrías recompensar a los usuarios con puntos por completar acciones clave, como finalizar las tareas de onboarding o utilizar funciones avanzadas como la automatización de nóminas.

Estos puntos pueden canjearse por ventajas que les interesen, como:

• Tarifas con descuento por funciones adicionales,
• Horas extra de apoyo,
• Tarjetas regalo.

También puedes crear retos en equipo para aumentar la colaboración.

Por ejemplo, podrías recompensar al primer equipo por onboarding a sus empleados o por integrar plenamente los datos clave de RRHH. Esto fomentará el trabajo en equipo y creará una sensación de logro compartido, que puede acelerar el proceso de adopción.

Paso 4: Mejora tus esfuerzos con los comentarios

Para maximizar realmente la adopción de tus funciones, tienes que recoger sistemáticamente las opiniones de los usuarios y actuar en consecuencia, ya que las opiniones de los usuarios te ayudan a comprender:

• Lo que funciona,
• Lo que NO funciona,
• Lo que es confuso,
• Dónde están los puntos de fricción.

Y para ello ni siquiera necesitas concertar entrevistas 1:1 con tus usuarios.

¡Puedes utilizar encuestas in-app!

Puedes hacer preguntas como

• ¿El tour del producto te ha permitido comprender claramente cómo utilizar la función X?
• ¿Cómo calificarías la calidad de los recursos de onboarding proporcionados para X?
• ¿Te resultó fácil empezar a utilizar la X?
• ¿Qué dificultades encontraste al utilizar X por primera vez?
• ¿Con qué frecuencia utilizas nuestro producto?
• ¿Con qué probabilidad recomendarías la X a un colega?

Aquí tienes un ejemplo de encuesta de adopción de funciones: 👇🏻

Paso extra: Crea una comunidad de "campeones"

Los campeones son un grupo de usuarios avanzados expertos en tu plataforma y entusiastas de sus ventajas. Pueden desempeñar un papel fundamental a la hora de motivar a otros para que adopten nuevas funciones y se comprometan con ellas.

Los campeones pueden organizar sesiones de formación, compartir las mejores prácticas o incluso crear contenido interno como tutoriales o preguntas frecuentes basadas en sus propias experiencias.

Los campeones son especialmente útiles para impulsar la adopción de funciones nuevas o complejas.

Por ejemplo, si estás desplegando una herramienta de análisis avanzado, tus campeones pueden probarla primero y ayudar a sus equipos a sentirse cómodos con la funcionalidad. Su aprobación tiene peso porque procede de un colega, no sólo del proveedor de la herramienta.

Para apoyar a estos campeones, puedes ofrecerles formación exclusiva, acceso anticipado a nuevas funciones o incluso pequeñas recompensas como reconocimiento por su papel. Esto ayuda a los campeones a sentirse valorados y los mantiene comprometidos como defensores de tu plataforma. 

Con el tiempo, esta red interna puede reducir la carga de tus equipos de apoyo y formación, a medida que los campeones asumen un papel más activo ayudando a los demás.

Además de crear un grupo básico de campeones dentro de las empresas, también puedes crear foros comunitarios en los que puedan interactuar usuarios de distintas organizaciones.

Estos foros permiten a los usuarios fieles y activos ayudar a los nuevos usuarios respondiendo a preguntas, compartiendo consejos y ofreciendo sus propias historias de éxito, aunque no sean de la misma empresa. 

Conclusión

La adopción de funciones no es fácil.

Así que no te castigues si tus usuarios no se quedan lo suficiente con tu producto como para ver su valor; no eres el único.

Sin embargo, puedes mejorar fácilmente esta situación con varias prácticas y estrategias.

Así que adelante, elige las más adecuadas, y mejora tu juego de adopción de funciones ya 💪🏻