Guias Passo a Passo: Criando instruções claras e eficazes
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Guias Passo a Passo: Criando instruções claras e eficazes

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Todos nós já passamos por isso – ficamos olhando para um guia passo a passo que supostamente "simplificaria" as coisas, mas que, em vez disso, nos deixa perdidos e frustrados. 

Como alguém que já esteve em ambos os lados dessa experiência – escrevendo sobre guias e pesquisando desesperadamente no Google –, sei como é importante fazer as coisas direito.

Um bom guia não fornece apenas etapas, ele gera confiança. 

Isso faz com que as pessoas sintam que podem lidar com facilidade até mesmo com as tarefas mais complexas.

O desafio? 

Equilibrar a clareza e a minúcia sem sobrecarregar o leitor. 

Você pode estar criando instruções para profissionais da área de tecnologia ou para iniciantes; em ambos os casos, um guia bem elaborado pode fazer toda a diferença.

Neste artigo, exploraremos o que é necessário para criar instruções que sejam claras, eficazes e cativantes.

Porque, convenhamos, ninguém terá interesse em ler seu guia se ele parecer robótico – ou, pior ainda, condescendente.

Resumo

  • Os guias passo a passo são instruções sequenciais criadas para simplificar tarefas complexas, capacitar os usuários e alinhar-se à tendência crescente de soluções de autoatendimento.
  • Guias detalhados reduzem erros, aprimoram a colaboração e ajudam a criar um sucesso consistente e repetível entre suas equipes e clientes.
  • Para criar um guia eficaz, pesquise seu público, divida as etapas em sequências claras e use uma linguagem simples e sem jargões.
  • Recursos visuais como capturas de tela, vídeos e infográficos melhoram a compreensão e o engajamento.
  • Teste regularmente os guias com os usuários e atualize-os com base no feedback para garantir clareza e precisão.
  • Ferramentas como UserGuiding, Whatfix, Scribe, SnagIt, Loom e Zight simplificam o processo de criação com recursos adaptados para guias passo a passo.

O que é um guia passo a passo?

UserGuiding's guides, checklist, and welcome modal

Um guia passo a passo é uma sequência estruturada de instruções que tem como objetivo dividir processos complexos em pequenas partes de etapas gerenciáveis e acionáveis. 

Seu objetivo é simplificar as tarefas e tornar tudo mais fácil para os usuários, o que o torna a pedra angular da abordagem de negócios de autoatendimento.

Veja por que isso é tão importante: 

🏆 79% dos clientes esperam que as organizações ofereçam ferramentas de suporte de autoatendimento, como FAQs ou bases de conhecimento, permitindo que os usuários encontrem respostas por conta própria.

Além disso, 83% dos clientes usariam uma comunidade on-line para suporte de autoatendimento. 

O autoatendimento não é apenas conveniente, mas também preferido; 65% dos clientes optam pelo autoatendimento para questões mais simples, demonstrando uma mudança nas expectativas dos clientes em relação a soluções mais rápidas e autônomas

Aqui está o que há de mais importante.

Por que os guias passo a passo são importantes?

Os guias passo a passo são como ter um amigo prestativo que o orienta sobre algo novo - eles tornam tudo menos estressante e muito mais gerenciável.

Veja por que eles são tão revolucionários.

Em primeiro lugar, eles são incríveis em deixar as coisas claras para todos.

Não importa se alguém está apenas começando ou se já conhece o básico, esses guias atendem ao seu nível.

Imagine explicar como configurar um novo aplicativo para um amigo que entende de tecnologia, em comparação com alguém que não sabe o que significa o termo "configurações". 🤔

Mas nós ouvimos e não julgamos.

Um bom guia preenche essas lacunas, para que ninguém se sinta excluído ou sobrecarregado.

Eles também são perfeitos para equipes e empresas de qualquer tamanho, pois funcionam como recursos para treinamento, onboarding ou até mesmo solução de problemas.

Pense na última vez em que se juntou a uma nova equipe ou experimentou um produto.

Ter algo a que se referir – não apenas uma vez, mas sempre que precisar – alivia a pressão, certo? 🤩

E para as empresas, isso economiza muito tempo. Em vez de responder à mesma pergunta centenas de vezes, elas podem indicar às pessoas um guia pronto. Todos saem ganhando.

E aqui está um pensamento divertido: os guias interativos estão roubando os holofotes no momento.

UserGuiding's onboarding elements: welcome modals, tooltips, and survey

Você sabia que 81% dos profissionais de marketing afirmam que o conteúdo interativo chama mais a atenção do que o conteúdo estático? 

Da mesma forma, 91% dos compradores B2B afirmam que preferem conteúdo interativo e visual em todos os momentos.

Portanto, imagine um guia em que você possa clicar nas etapas, assistir a pequenos vídeos ou até mesmo preencher formulários ali mesmo. 

É como a diferença entre ler sobre andar de bicicleta e subir em uma pela primeira vez. 🚴🏻‍♀️

É por isso que os guias passo a passo não são apenas práticos - eles são encorajadores.

Eles ajudam as pessoas a se sentirem capazes, quer estejam aprendendo algo pela primeira vez ou apenas refrescando a memória. 

A importância de instruções detalhadas

1- Instruções detalhadas reduzem os erros e a confusão

Quando as instruções são claras e específicas, é menos provável que os usuários se sintam perdidos ou cometam erros. Imagine tentar montar um móvel com instruções vagas - frustrante, não é? 

Agora aplique isso a qualquer coisa, desde a configuração do software até o onboarding do cliente. 

A falta de clareza pode levar a problemas sérios, e as estatísticas comprovam isso: 55% dos clientes deixarão de usar um produto ou serviço que não entendem. 

Isso significa que mais da metade do seu público vai embora só porque as coisas não ficaram claras.

2- Melhoram o compartilhamento de conhecimento e a colaboração 

As instruções detalhadas também funcionam como uma linguagem compartilhada entre as equipes. 

Pense em um cenário em que todos saibam as etapas exatas a serem seguidas - menos mal-entendidos e uma colaboração mais tranquila para todos. 

Em um local de trabalho ou em um contexto voltado para o cliente, essa pode ser a diferença entre um trabalho em equipe perfeito e perguntas repetidas como "Espere, como faço isso de novo?".

3- Eles ajudam a obter sucesso e consistência repetíveis

A consistência é fundamental, seja para usuários que tentam aprender um processo ou para empresas que buscam confiabilidade. 

Instruções detalhadas tornam o sucesso replicável. 

Para você, isso significa melhores resultados, menos reclamações de clientes e maior fidelidade. 

Você sabia que os clientes têm 50% mais chances de permanecerem fiéis a uma empresa com um processo de onboarding eficaz? 

E 73% dos usuários se mantêm fiéis a uma marca por causa de uma boa experiência do usuário. Portanto, não é brincadeira, amigos. 

Quando e onde usar os guias passo a passo

Os guias passo a passo não se referem apenas a seguir uma lista de instruções – eles fazem com que as tarefas pareçam menos assustadoras e mais factíveis. ✨

Eles proporcionam clareza, economizam tempo e reduzem a frustração de qualquer pessoa que esteja tentando realizar algo novo ou complexo.

Vamos dar uma olhada mais de perto em como esses guias podem ser usados em diferentes cenários, com exemplos e recursos para ajudá-lo a fazer com que eles funcionem para você.

Onboarding e treinamento de funcionários

Torne o primeiro dia menos cansativo, oferecendo instruções claras e práticas. Desde a configuração de contas de e-mail até a compreensão dos fluxos de trabalho, os guias passo a passo reduzem a curva de aprendizado.

The Modern Manager by Mamie Kanfer Stewart

Ultimamente, tenho ouvido o podcast The Modern Manager, de Mamie Kanfer Stewart, e tem sido uma ótima descoberta, especialmente enquanto trabalhava neste artigo. 

Um episódio realmente me marcou - ele falava sobre como dividir as coisas em etapas claras e acionáveis pode facilitar muito o onboarding e os fluxos de trabalho da equipe. 

Isso me fez lembrar de como os guias passo a passo podem eliminar a sobrecarga de novas tarefas e ajudar as pessoas a se sentirem confiantes mais rapidamente. 

Se você gosta de conselhos práticos e adora explorar maneiras de simplificar os processos, deve dar uma chance a este livro.

Onboarding e suporte ao cliente

Você precisa ajudar os clientes a se apaixonarem pelo seu produto, oferecendo instruções personalizadas.

Pode ser a configuração de um novo aplicativo ou a solução de problemas de um dispositivo, não importa, de qualquer forma os guias personalizados podem melhorar significativamente a experiência do usuário que você está oferecendo.

O canal da HubSpot no YouTube tem alguns vídeos inspiradores sobre como melhorar o suporte ao cliente com dicas práticas e acionáveis. 

Eu absolutamente amo cada um deles.

Procedimentos operacionais padrão (SOPs)

A consistência é a espinha dorsal de qualquer processo bem administrado. É ela que mantém todos alinhados e evita momentos frustrantes, como "Espera aí, qual é o próximo passo mesmo?".

Ter SOPs claros significa que não há jogos de adivinhação – apenas instruções diretas e confiáveis que todos podem seguir. 

Combine-os com ferramentas como o Trello ou o Notion e você terá um sistema que não é apenas eficiente, mas também fácil de gerenciar. É como dar à sua equipe um manual compartilhado em que todos conhecem suas funções.

The Productivity Show on Spotify

Aqui está outra coisa que se encaixa perfeitamente nos SOPs: The Productivity Show.

Um de seus episódios fala sobre como dividir as tarefas em etapas claras e acionáveis é essencial para a eficiência - algo que está no centro de todo SOP excelente. 

Isso está relacionado ao fato de que os guias passo a passo geralmente são essenciais em áreas como onboarding, fluxos de trabalho recorrentes ou até mesmo no gerenciamento de projetos complexos.

Gerenciamento de processos para fluxos de trabalho complexos

É fácil se perder em fluxos de trabalho complexos, especialmente quando várias equipes ou ferramentas estão envolvidas. 

É nesse momento que os guias passo a passo agem como um GPS para seus projetos, dividindo tudo em ações menores e factíveis.

Se você é um gerente de projeto, provavelmente já enfrentou o desafio de manter todos na mesma página. 

Um guia pode tornar isso muito mais fácil. 

Imagine que você está se preparando para o lançamento de um grande produto. Em vez de pedir à sua equipe para "preparar tudo", você cria um guia que descreve cada fase: desde a configuração de e-mails de marketing até a execução de testes de qualidade e a coordenação com designers. 

Com esse nível de detalhe, ninguém precisa adivinhar o próximo passo, e seu fluxo de trabalho é executado sem problemas desnecessários.

Se você quiser dar um passo à frente, ouça o The WorkLife Podcast com Adam Grant.

Adam Grant's podcast on Apple

Seus insights sobre a eficiência da equipe e o equilíbrio entre criatividade e estrutura são incrivelmente compreensíveis. 

Um dos episódios aborda como sistemas claros podem estimular a inovação sem sufocar a individualidade – algo de que toda equipe pode se beneficiar.

Base de conhecimento e documentação de solução de problemas

Uma base de conhecimento bem elaborada é como ter um guia amigável disponível sempre que seus usuários precisarem de ajuda. 

É onde eles vão para resolver problemas, entender recursos ou encontrar respostas rápidas para aquelas perguntas do tipo "Como faço para...?".

Ao oferecer instruções claras e passo a passo, você garante que até mesmo os problemas mais complicados pareçam gerenciáveis, sem a necessidade de um e-mail de suporte técnico. 🚀

UserGuiding's knowledge base feature

Digamos que alguém esteja tentando redefinir uma senha ou solucionar um problema no dispositivo. 

Se eles conseguirem abrir seu guia, seguir algumas etapas simples e resolver o problema sozinhos, você acabou de salvar o dia deles (e provavelmente ganhou alguns pontos de fidelidade também). 

O objetivo é remover barreiras e facilitar a vida.

Para dar um passo adiante, considere como você estrutura sua base de conhecimento.

UserGuiding's knowledge base insights section

Organizá-la por tópicos, usar uma linguagem fácil de entender e adicionar recursos visuais, como capturas de tela ou vídeos, pode torná-lo ainda mais fácil de usar. 

O Webmasters Central Blog do Google tem alguns tutoriais fantásticos sobre como organizar o conteúdo de forma eficaz – vale a pena dar uma olhada se estiver criando ou renovando sua base de conhecimento.

Tutoriais para softwares, ferramentas e dispositivos

Ajudar os usuários a navegar em softwares ou dispositivos geralmente começa com um ótimo tutorial, e é exatamente aí que entramos. 

Com a UserGuiding, facilitamos a criação de guias interativos e passo a passo que ficam dentro da sua plataforma. 

Pense nisso como um guia integrado que pode orientar os usuários em tudo, desde a configuração de suas contas até o domínio de recursos avançados - tudo sem sair do seu aplicativo.

O que diferencia a UserGuiding é o fato de ser uma plataforma intuitiva e adaptável. 

Não é necessário ser um desenvolvedor para projetar tutoriais ou fluxos de onboarding elegantes e interativos. 

Por exemplo, se tiver acabado de lançar um novo recurso, poderá criar um guia interativo que aparecerá automaticamente para apresentar o recurso aos usuários. 

Cada etapa destaca exatamente onde clicar ou o que fazer, para que não haja espaço para confusão.

Mas por que parar por aí? Combinar esses guias no aplicativo com outros recursos de aprendizagem, como tutoriais em vídeo ou documentação, pode criar uma experiência de aprendizagem holística

Para se inspirar na narrativa visual, dê uma olhada em canais do YouTube como Techquickie ou Marques Brownlee.

Eles falam principalmente sobre a decomposição de conceitos tecnológicos complexos em formatos simples e digeríveis que repercutem entre os espectadores.

Como criar um guia passo a passo eficaz

A criação de um excelente guia passo a passo começa com a compreensão de para quem você o está criando e o que eles precisam alcançar. Primeiro, o mais importante.

Se estiver procurando um guia interativo detalhado, assista ao nosso vídeo no YouTube, onde explicamos como criar um guia usando a UserGuiding. Ele está repleto de insights e exemplos práticos. 🤌🏼

Etapa 1: Pesquisa e preparação

Criar um guia passo a passo sem preparação é como sair em uma viagem de carro sem um mapa. Ou sem o Google Maps, rs.

Reservar um tempo para entender o público-alvo e planejar o conteúdo não apenas facilita o processo, mas também garante que o guia seja realmente útil. 

Vamos detalhar isso.

Conheça seu público

Comece perguntando: "Para quem estou escrevendo?"

  • Eles entendem de tecnologia ou são totalmente iniciantes? 

Conhecer o nível de habilidade dos clientes ajuda a adaptar o tom, a linguagem e os exemplos. Por exemplo, 63% dos clientes se sentem frustrados quando o conteúdo não atende ao seu nível de habilidade, de acordo com um estudo sobre as expectativas dos clientes realizado pela Tidio.

  • Se você não tiver certeza sobre o seu público, ferramentas como o Google Analytics ou formulários de feedback podem fornecer informações.

Defina objetivos claros

Qual é a lição final para seu leitor? 

Pode ser a configuração de um software, a solução de problemas de um dispositivo ou o domínio de uma nova ferramenta; em todos os casos, seu guia precisa ter um objetivo claro. 

Definir um objetivo claro não apenas direciona o usuário para um resultado alcançável, mas também aumenta o engajamento dos usuários em toda a jornada. 

🎯 Um objetivo claro funciona como uma promessa aos seus leitores - respondendo o porquê e garantindo que eles sintam o valor do guia instantaneamente. 

Por exemplo: "Ao final deste guia, você será capaz de configurar seu sistema de CRM em 10 minutos."

Essa especificidade repercute imediatamente entre os usuários e os mantém motivados para concluir as etapas.

Reúna seus recursos

Esta etapa trata da preparação. 

Reúna tudo o que você precisa antes de começar:

  • Ferramentas e capturas de tela: Um relatório da Venngage destaca que elementos visuais, como infográficos e gráficos, podem fazer com que as informações tenham três vezes mais chances de serem retidas do que apenas o texto. Faça capturas de tela ou grave vídeos de guia interativo para as principais etapas.
  • Links e exemplos: Deseja destacar recursos específicos? Inclua links ou casos de uso reais.
  • Feedback de colegas ou clientes: Verifique se alguém já passou pelo processo. O feedback deles pode ajudar a refinar suas instruções.

Ao reunir recursos, considere explorar plataformas como o Canva para criar guias visualmente engajadores ou a UserGuiding para incorporar guias interativos passo a passo diretamente em seu software.

A preparação não se trata apenas de organização; trata-se de preparar seu público (e você mesmo) para o sucesso. 

Você está criando algo que resolverá um problema, poupará tempo e talvez até facilite um pouco o dia de alguém. Não é esse o objetivo? 🧡

Etapa 2: Estruturar o guia

Simplifique as tarefas com etapas de tamanho reduzido

Pesquisas demonstram que os usuários têm 60% mais probabilidade de concluir tarefas quando elas são apresentadas em segmentos menores e acionáveis, em vez de serem apresentadas em grandes quantidades de informações. 

Entendemos isso agora.

Steve Krug, autor de Don't Make Me Think, enfatiza ainda mais:

"A clareza é mais importante do que qualquer outra coisa. Se você não puder tornar algo evidente, torne-o autoexplicativo." 

Ao dividir as tarefas em etapas gerenciáveis, você não apenas orienta seu público de forma mais eficaz, mas também aumenta a confiança dele para enfrentar desafios. 

Você os faz acreditar que podem realmente lidar com os problemas. 

Não é incrível?

Organize em um fluxo lógico

Os seres humanos processam naturalmente as informações em sequências, e é por isso que um fluxo lógico é essencial. 

📈 Estudos mostram que 65% dos alunos têm melhor desempenho quando as informações são apresentadas em um formato estruturado

Portanto, as pessoas processam melhor as informações quando elas são apresentadas em uma ordem lógica. 

O que há de novo?

Bem, você precisa começar com o básico e, gradualmente, passar para tarefas mais complexas em função disso. 

A progressão linear garante clareza e minimiza a confusão. 

Essa abordagem é especialmente bem ilustrada em aplicativos como o Duolingo, uma plataforma que todos nós conhecemos e adoramos por sua gamificação, prêmios e a diversão que traz para a mesa de aprendizado de idiomas.

Duolingo's main learning screen

Com o Duolingo, cada lição se baseia em conceitos dominados anteriormente, desde o aprendizado de vocabulário básico até a construção de frases completas. 

Ao recompensar os usuários com faixas de progresso e níveis, o Duolingo sempre garante que os usuários permaneçam engajados e confiantes à medida que avançam. 

Incorporar marcadores de progresso

Estruturar seu guia em etapas gerenciáveis não é apenas uma questão de estética, mas também de usabilidade. 

James Clear, autor de Atomic Habits, enfatiza que "pequenas vitórias criam um impulso próprio", um princípio que podemos aplicar à criação de nosso guia. 

Atomic Habits book by James Clear

Como outro exemplo, o Duolingo usa pontos de verificação como pequenos portões pelos quais você passa ao concluir as seções do seu curso de idiomas.

Duolingo's learning roadmap

Elas foram criadas para ajudá-lo a revisar o que aprendeu até o momento antes de desbloquear novos materiais. 

📈 Pense nisso como um momento de "subir de nível" – é gratificante e faz com que você se sinta realizado.

O Duolingo também usa sequências e distintivos para comemorar suas vitórias, seja terminando uma lição ou praticando diariamente por uma semana.

Duolingo's streaks

Cada sequência que você mantém ou distintivo que ganha parece uma pequena vitória, incentivando-o a continuar. 

Etapa 3: Escrever instruções claras

Quando chega a hora de escrever, a clareza é sua melhor amiga. 

Comece usando uma linguagem simples e sem jargões. 

O objetivo é tornar seu guia acessível a todos, sejam eles profissionais experientes ou iniciantes. 

Termos complexos podem confundir seu público, portanto, mantenha as coisas simples. 

Por exemplo, em vez de dizer "Inicialize o processo de configuração", tente "Inicie a configuração".

Certifique-se de que cada etapa comece com um verbo claro e orientado para a ação. 

Palavras como clicar, selecionar, digitar ou baixar informam imediatamente aos usuários o que eles precisam fazer. 

Seja específico também. 

Naturalmente, a ambiguidade pode levar à frustração. 

Em vez de "Selecione o arquivo", diga "Selecione a pasta verde chamada 'Projetos'". Pequenos detalhes podem fazer uma enorme diferença para ajudar os usuários a se sentirem confiantes de que estão no caminho certo.

Lembre-se de que quanto mais claras e práticas forem as instruções, melhor será a experiência que você está criando para o seu público. 

Etapa 4: Incorporar recursos visuais

Os recursos visuais são um divisor de águas quando se trata de tornar seus guias mais envolventes e fáceis de seguir. 

Capturas de tela, diagramas, infográficos ou vídeos ajudam a esclarecer as etapas que podem parecer complicadas quando descritas apenas em texto.

UserGuiding's features page with great visuals

Por exemplo, imagine tentar explicar como navegar em um novo aplicativo - é muito mais simples quando você inclui capturas de tela rotuladas mostrando exatamente o que clicar ou onde procurar.

Anotações como setas, destaques ou caixas de texto podem tornar os recursos visuais ainda mais eficazes. 

Esses pequenos toques direcionam o foco do leitor para as partes mais importantes da imagem, reduzindo as chances de ele se perder nos detalhes.

Mas aqui está o truque: certifique-se de que seus recursos visuais complementem seu texto em vez de duplicá-lo. 

Se o texto já disser "Clique no botão vermelho no canto superior direito", uma simples captura de tela com uma seta apontando para o botão é tudo o que você precisa. 

Não há necessidade de repetir as instruções na própria imagem.

Os dados também confirmam isso. De acordo com a pesquisa, 97% dos novos clientes preferem ser recebidos e instruídos por meio de vídeos. Eles acham que os vídeos podem simplificar ideias complexas e criar uma conexão mais pessoal.

Etapa 5: Testar e revisar

A criação de um guia não termina quando ele é escrito. 

Para ser realmente eficaz, ele precisa ser testado no mundo real. 

Comece compartilhando o guia com um público representativo – pessoas que se assemelham aos usuários pretendidos. 

O feedback deles é de ouro! 

Eles acharam o guia fácil de seguir? Houve alguma etapa confusa? Ouvir a opinião deles ajuda a identificar dores ou lacunas que podem não ser óbvias para você como criador.

Depois de reunir esse feedback, é hora de revisar e refinar.

Verifique a exatidão (todos os detalhes estão corretos?), a clareza (a linguagem é fácil de entender?) e a consistência (o tom e o formato são os mesmos?).

Boas práticas para guias passo a passo

1. Mantenha a consistência no tom e no estilo

A consistência é fundamental para manter o engajamento de seus leitores. 

Se estiver orientando-os por meio de um tutorial ou compartilhando dicas importantes, certifique-se de que sua voz permaneça uniforme. 

Opte por um tom amigável e de conversa – imagine que está explicando as coisas para um amigo. 

Use os mesmos termos em todo o guia para evitar confusão e mantenha sua linguagem simples e acessível. 

Um tom consistente ajudará os leitores a se sentirem como se estivessem em uma jornada com você, em vez de lerem um manual técnico e seco.

Vamos dar uma olhada nos manuais do usuário da Apple.

Apple Watch's user guide

Eles dominam um tom amigável, porém profissional. 

Seja na configuração de um novo Apple Watch ou na solução de um problema, a linguagem é sempre calorosa, simples e fácil de seguir.

2. Organize o conteúdo em categorias lógicas

Tópicos grandes e complexos podem sobrecarregar seus leitores. 

É por isso que é fundamental organizar seu guia em partes digeríveis. 

Comece com uma visão geral e divida o processo em seções lógicas. 

Cada etapa deve levar naturalmente à próxima, e cada seção deve se concentrar em um aspecto específico do guia. 

Esse método oferece aos leitores um roadmap claro e garante que eles nunca se sintam perdidos.

Veja o guia do anfitrião do Airbnb como exemplo:

Airbnb's host guide map

Eles dividem tudo em etapas: "Configurando seu perfil", "Criando uma listagem", "Gerenciando reservas" e "Gerenciando a comunicação com o hóspede".

Cada seção se concentra em um aspecto específico do processo de hospedagem, o que facilita o acompanhamento e a consulta conforme necessário. 

Esse é um ótimo modelo para um guia complexo que, de outra forma, poderia sobrecarregar o leitor.

3. Forneça uma navegação fácil

Sejamos realistas: navegar em um guia extenso pode ser um incômodo sem as ferramentas certas. 

Se o seu guia for mais longo, inclua um índice clicável para que os leitores possam ir para a seção exata de que precisam. 

Você também pode incluir links que permitam que os usuários naveguem para frente e para trás entre as seções relacionadas. 

Não se esqueça de permitir que eles tenham a opção de voltar ao guia mais tarde, caso se distraiam! Isso torna a experiência muito mais suave e fácil de usar.

A base de conhecimento do HubSpot é um exemplo perfeito de navegação fácil de usar.

HubSpot's knowledge base

Cada artigo tem um índice clicável, links para artigos relacionados e um botão "Voltar ao topo".

A section in HubSpot's knowledge base

Isso é especialmente útil quando um leitor está procurando informações específicas sem querer ler o artigo inteiro. 

O segredo é tornar a navegação fácil e intuitiva em todos os momentos. ✨

4. Inclua perguntas frequentes ou dicas de solução de problemas

Nenhum guia é perfeito, e problemas podem surgir a qualquer momento. 

A melhor coisa que você pode fazer é prever esses desafios e oferecer soluções úteis antecipadamente. É nesse ponto que as perguntas frequentes e as dicas de solução de problemas são úteis. 

Ao abordar possíveis dúvidas ou erros comuns, você torna o guia mais completo – e seus leitores apreciarão a ajuda extra.

O WordPress faz um excelente trabalho ao incluir dicas de solução de problemas em sua documentação de suporte. 

Por exemplo, se você estiver tendo problemas com um plug-in, o guia deles não apenas informa como instalá-lo, mas também o que fazer se ele não funcionar como esperado, como desativar outros plug-ins ou verificar se há problemas de compatibilidade.

WordPress' support guides

Ao oferecer essas soluções antecipadamente, eles tornam o processo muito mais suave para o leitor.

Dicas avançadas para guias excepcionais

Use elementos interativos

O engajamento dispara quando seus leitores podem participar ativamente.

Adicione recursos interativos, como questionários para testar a compreensão dos alunos, etapas clicáveis para facilitar a navegação ou vídeos incorporados para alunos visuais. 

Aqui está uma breve história sobre a interatividade na criação de guias e o que ela pode fazer por você.

A Ajar, uma plataforma de gerenciamento de propriedades, precisava aprimorar sua experiência de onboarding. 

Eles descobriram uma solução ao incorporar um recurso de guia interativo em seu processo. 

A UserGuiding os ajudou com isso. 🤌🏼 

Essa abordagem permitiu que eles simplificassem a jornada do usuário e fornecessem instruções passo a passo, garantindo que os novos usuários pudessem navegar na plataforma com facilidade e confiança.

Ajar using UserGuiding for a step-by-step guide

Ao orientar os usuários perfeitamente com técnicas como escurecimento do plano de fundo, posicionamento estratégico de tooltip e um checklist para acompanhar o progresso, o Ajar demonstra que a interatividade eficaz não precisa ser cara. 

Sua abordagem cuidadosa ao onboarding destaca como a simplicidade e a precisão podem elevar a experiência do usuário. 

E sim, há ainda mais na história de sucesso da Ajar, se você estiver curioso. 🚀

Outro exemplo é a Vieworks.

A Vieworks enfrentou um desafio significativo no onboarding e no suporte ao cliente, pois os usuários frequentemente se perdiam no processo.

Vieworks using UserGuiding to onboard users

Para resolver isso, eles recorreram à UserGuiding para incluir a interatividade em seu fluxo de onboarding – e parece que os resultados não decepcionaram. 

Então, quais são as principais conclusões?

A Ajar manteve as coisas simples, mas poderosas, usando fundos escurecidos, tooltips perfeitamente posicionados e um checklist prático para levar os usuários exatamente aonde eles precisavam ir. 

O resultado?

Um processo de onboarding polido que não custou uma fortuna, mas que parecia premium.

A Vieworks seguiu um caminho semelhante, mas seu foco era resolver um problema importante: os usuários simplesmente não estavam encontrando o caminho. 

O que é legal aqui é que esses pequenos ajustes - orientação interativa, um toque de personalização - mudaram completamente o jogo para seus usuários.

A verdadeira mágica?

Esses exemplos nos mostram que a interatividade não é apenas um complemento chamativo; é a forma de transformar guias "mais ou menos" em experiências marcantes.

Trata-se de encontrar os usuários onde eles estão, ajudá-los a se sentirem confiantes e, o mais importante, tornar o processo divertido e sem frustrações. 

Aplique técnicas de narração de histórias

Todo mundo gosta de uma boa história, então por que não incluir cenários que possam ser relacionados em seu guia? 

Enquadrar as etapas em contextos do mundo real as torna mais memoráveis e acessíveis. 

Em vez de apenas listar instruções, mostre como o guia resolve um problema ou melhora a situação do leitor.

Embora não seja um processo típico de "criação de guia", vale a pena mencionar aqui a narrativa do Airbnb. 

Seu site é um excelente exemplo de narrativa bem feita.

Airbnb's website storytelling

Ele realmente coloca o usuário no centro, seja ele um viajante em busca de sua próxima aventura ou um anfitrião que compartilha seu espaço com outras pessoas. 

O "conflito" que eles enfrentam? 

Ajudando os viajantes a encontrar o lugar perfeito para se hospedar. 

E eles fazem tudo isso em um ambiente aconchegante e convidativo que parece totalmente dentro da marca. 

Sei que não se trata exatamente de um guia, mas a maneira como o Airbnb cria uma experiência de engajamento é um bom lembrete de como a narrativa pode ser poderosa quando se trata de manter as pessoas engajadas.

Ofereça PDFs para download

Às vezes, precisamos salvar algo para depois ou mantê-lo à mão quando estivermos off-line. Eu sei que faço isso. Não diga que você não faz. 🫣

Oferecer guias em formato PDF para download é uma ótima maneira de dar essa flexibilidade aos seus usuários. 

Quer estejam viajando, se deslocando ou em um local com Wi-Fi irregular, os PDFs garantem que eles sempre possam acessar seu conteúdo. 

É exatamente isso que o Canva faz: seus tutoriais fáceis de navegar podem ser baixados e consultados mais tarde, o que os torna muito convenientes para os usuários que desejam revisitar um design ou recurso específico sem depender de uma conexão com a Internet.

Canva's tutorial for designing

Se pensarmos bem, isso é especialmente relevante no mundo de hoje, em que os dados móveis nem sempre são ilimitados ou confiáveis. 😔

Oferecer acesso off-line não apenas torna seus guias mais acessíveis, mas também mostra que você entende a variedade de maneiras pelas quais as pessoas consomem conteúdo. 

Além disso, muitas pessoas preferem ler uma cópia física!

Adicionar uma seção de ajuda

Às vezes, mesmo os melhores guias não respondem a todas as perguntas, e é aí que uma seção de ajuda se torna inestimável. 

Ao oferecer acesso fácil ao suporte ao cliente - seja por meio de bate-papo ao vivo, e-mail ou assistência por telefone - você mostra aos usuários que a ajuda está a apenas um clique ou uma ligação.

A Zappos, por exemplo, construiu uma reputação de excelente atendimento ao cliente, com o bate-papo ao vivo sendo uma maneira imediata e eficiente de os usuários obterem respostas.

Zappos' quick question banner

👉🏼 De acordo com a Zendesk, 79% dos consumidores preferem o bate-papo ao vivo porque ele é rápido e conveniente. 

Então, isso é algo para se pensar antes de ir. 😉

Evitando armadilhas comuns

Como em tudo o mais, é fácil cair em algumas armadilhas comuns aqui, mas estou aqui para te ajudar.

Sobrecarga de informações

Todos nós queremos garantir que os usuários tenham tudo o que precisam, mas o excesso de informações de uma só vez pode sobrecarregar as pessoas. 

Mantenha cada etapa concentrada em um ponto-chave. 

Pense nisso como se estivesse explicando algo a um amigo: se você der todos os detalhes de uma vez, é provável que ele perca a concentração. 

Em vez disso, divida-o em partes menores e mais gerenciáveis.

Formatação inconsistente

É tentador ser criativo com fontes e estilos diferentes, mas a consistência é fundamental. 

Imagine tentar ler um guia em que os títulos estão espalhados por toda parte e a fonte muda a cada poucas linhas – isso deixaria qualquer pessoa tonta. 

Certifique-se de que tudo, desde os títulos até as imagens, siga o mesmo estilo para que pareça polido e fácil de acompanhar.

Negligenciar os recursos visuais

Uma parede de texto? Não, obrigado. 

As pessoas absorvem as informações de forma diferente, portanto, equilibrar o texto com recursos visuais – como capturas de tela, ícones ou diagramas – ajuda muito. 

Veja como plataformas como o Trello usam recursos visuais em seus guias de onboarding para tornar o processo mais suave e mais envolvente.

Trello's main page view

Uma imagem realmente vale mais que mil palavras.

Ignorar o teste de usuário

Por fim, nunca subestime o valor do feedback do usuário.

Muitas vezes, achamos que conseguimos, mas os usuários reais lhe darão uma nova perspectiva. 

Seja apontando etapas confusas ou sugerindo melhorias, os testes com pessoas reais sempre garantem que seu guia seja o mais claro e útil possível.

Publicação e distribuição de guias passo a passo

Há alguns aspectos a serem considerados aqui que podem fazer com que seus guias sejam bons ou ruins. Vamos dar uma olhada.

Escolha a plataforma certa

A plataforma que você escolhe usar para compartilhar seus guias deve sempre, e eu quero dizer sempre, estar alinhada com seu público e suas necessidades. 

Para as equipes internas, as bases de conhecimento ou a intranet da empresa são ótimas opções. 

Para guias voltados para o público, você pode hospedá-los em seu site ou em páginas de suporte dedicadas. 

A UserGuiding é uma excelente ferramenta para distribuir guias aos usuários diretamente no seu produto. 

Com nossos recursos de guia interativo, é possível criar guias interativos incorporados ao seu aplicativo, ajudando os usuários a acompanhar o processo com facilidade, sem precisar sair da plataforma. 

Ele se integra perfeitamente aos web apps, o que torna seus guias acessíveis exatamente onde o usuário precisa deles. Perfeito!

Otimize os guias para acesso no desktop e em dispositivos móveis

Com os usuários acessando o conteúdo em vários dispositivos, é importante garantir que seus guias sejam compatíveis com dispositivos móveis. 

Isso significa que o layout, as imagens e os vídeos do seu guia devem se adaptar a telas menores sem perder a clareza. 

Um guia compatível com dispositivos móveis garante que os usuários possam acompanhar o guia independentemente de onde estejam, seja em um computador ou smartphone. 

Além disso, se pensarmos no uso da Internet móvel e no quanto ela está ultrapassando o uso do desktop, a otimização para dispositivos móveis não é apenas algo agradável - é essencial para o engajamento dos usuários atualmente.

Compartilhe guias por meio de canais relevantes 

Depois que o guia for criado, pense na melhor forma de colocá-lo nas mãos dos usuários. 

Vamos começar com o e-mail – o bom e velho e-mail. 

Pode parecer simples, mas é uma maneira muito confiável de se conectar. 

Imagine o seguinte: um novo usuário se cadastra em seu produto e, no dia seguinte, recebe um e-mail amigável que diz: "Olá, bem-vindo! Aqui está um guia rápido para você começar."

Esse pequeno empurrão não só facilita a vida do cliente, mas também mostra que você se preocupa com a experiência dele.

Elevate's welcome email

Como este aqui.

Empresas como a HubSpot fazem isso muito bem – é como se tivessem previsto todas as perguntas que você poderia ter e estivessem prontas com um guia passo a passo útil.

HubSpot's welcome email

🚀 E quanto às mensagens no aplicativo? Elas são os heróis da ajuda em tempo real. 

Ferramentas como a UserGuiding ajudam a encontrar seus usuários exatamente onde eles estão trabalhando.

Por exemplo, imagine abrir um aplicativo e ser recebido com:

"Está confuso? Vamos nessa juntos!"

É como ter um assistente amigável que aparece no momento em que você está prestes a ficar frustrado. 

É pessoal e incrivelmente eficaz para garantir que os usuários não apenas usem o seu produto, mas tenham prazer ao usá-lo.

🚀 Depois, é preciso pensar no longo prazo: incorporar seus guias em materiais de treinamento ou centrais de ajuda.

Plataformas como o Notion fazem com que isso pareça superintermediário.

Notion's training hub

Seus guias não são simplesmente montados; eles são cuidadosamente integrados à sua base de conhecimento para que você sempre saiba onde procurar. 

Medindo a eficácia dos seus guias

Descobrir se seus guias estão realmente ajudando pode parecer um jogo de adivinhação, mas não precisa ser assim. 

Pense nisso como uma conversa com seus usuários, obtendo suas opiniões, vendo como eles interagem e fazendo melhorias juntos.

Uma das maneiras mais simples de começar é pedir feedback.

Uma pesquisa rápida no final do guia ou um sistema básico de classificação pode fazer maravilhas. 

Mantenha a simplicidade: "Este guia foi útil?" ou "O que poderíamos melhorar?".

Esses pequenos estímulos fazem com que os usuários se sintam ouvidos e fornecem insights reais e acionáveis. 

🚀 Depois vem a análise, que pode contar a história que seus usuários talvez não digam em voz alta.

Ferramentas como o Google Analytics ou o Hotjar podem mostrar exatamente onde as pessoas passam mais tempo, onde elas desistem ou até mesmo onde elas continuam revisitando - talvez algo não esteja clicando ali. 

É como poder espiar por cima do ombro deles – de uma forma não assustadora, é claro. 😂

Você também deve ficar de olho nas taxas de conclusão. Se as pessoas pararem na metade do seu guia, isso pode significar que ele é muito longo, muito confuso ou simplesmente não é relevante o suficiente. 

Por fim, não se esqueça: os guias não foram feitos para ficar em uma prateleira acumulando poeira. Eles precisam de atenção para se manterem relevantes.

Ferramentas para criar guias passo a passo

Existem muitas ferramentas excelentes para a criação de guias passo a passo e, depois de pesquisar (e experimentar algumas), posso dizer com segurança que cada uma delas traz algo único para a mesa. 

Vamos analisar as melhores opções do mercado:

UserGuiding

UserGuiding's webpage

Se estiver procurando uma solução completa que facilite a criação de guias interativos, a UserGuiding é uma escolha sólida. 

Nossa ferramenta permite adicionar tooltips, guias interativos e checklists diretamente em sua plataforma sem precisar de um desenvolvedor. Dê uma olhada:

O que é tão bom na UserGuiding é como ela prioriza a experiência do usuário.

Você pode orientar as pessoas ao longo dos processos, passo a passo, de forma intuitiva e contínua. 

É especialmente excelente para empresas de SaaS ou treinamento interno de funcionários.

Você tem tudo para se tornar uma das dezenas de empresas SaaS que tiveram sucesso com a UserGuiding!

Whatfix

Whatfix's main page

O Whatfix leva a interatividade para outro nível. 

Essa ferramenta cria orientações no aplicativo, ajudando os usuários a concluir tarefas sem sair da interface.

Whatfix's features

É ideal para treinar funcionários ou onboarding de clientes, pois oferece ajuda exatamente onde eles precisam. 

Um recurso de destaque é sua capacidade de se adaptar ao comportamento do usuário; portanto, se alguém tiver dificuldades, o Whatfix pode se ajustar e oferecer suporte adicional. 

É como ter um guia pessoal morando dentro da plataforma.

Scribe

Scribe's main page

O Scribe parece mágico quando você está documentando fluxos de trabalho. 

Basta executar a tarefa e ele gera automaticamente um guia passo a passo, completo com capturas de tela e anotações.

Isso é uma ajuda e tanto se você tiver pouco tempo, mas precisar de instruções claras e bem elaboradas.

Scribe's main feature in action

Eu já vi o Scribe fazer maravilhas na criação de guias internos, como mostrar a uma equipe como usar uma nova ferramenta de software. 

É simples e economiza horas de documentação manual.

SnagIt

SnagIt's main page

O SnagIt é uma ferramenta clássica que existe há muito tempo, e por um bom motivo. 

É perfeito para fazer capturas de tela e anotá-las, o que é ideal para guias que precisam de recursos visuais.

O que é incrível é sua simplicidade – não leva muito tempo para entender, e você pode ser tão criativo quanto quiser com setas, texto e destaques. 

Se seu guia for mais visual, o SnagIt é indispensável.

Loom

Loom's main page

Às vezes, as palavras simplesmente não são suficientes, e é aí que entra o Loom

É uma ferramenta baseada em vídeo que permite gravar sua tela enquanto você fala sobre as etapas. 

Eu mesmo já usei o Loom para explicar algo complicado ao meu chefe – é mais rápido e mais pessoal do que digitar instruções. 

Ele é assim, e ainda hoje eu uso o Loom para explicar qualquer coisa a qualquer pessoa. 😂

Loom in action

Além disso, você pode adicionar pequenos toques, como a bolha da webcam, dando a impressão de que você está acompanhando o processo em tempo real.

Zight

Zight's main page

O Zight é outra potência multitarefa. 

Ele combina o melhor dos guias visuais e do texto, permitindo que você crie e compartilhe capturas de tela, GIFs e vídeos com anotações.

É particularmente útil para guias explicativos rápidos ou respostas de suporte. 

Gosto de como o conteúdo é refinado e fácil de compartilhar – é profissional, mas sem excessos.

Conclusão

Criar guias passo a passo é como ter uma conversa amigável com alguém que precisa de um pouco de ajuda. 

Você não está apenas escrevendo instruções – está facilitando as coisas, mostrando que se importa e criando confiança. 

Seja para o onboarding de um novo cliente, para ajudar um colega de equipe a lidar com uma tarefa complicada ou apenas para explicar como usar uma ferramenta, um bom guia é como ter alguém ao seu lado, torcendo por você.

Ferramentas como a UserGuiding simplificam ainda mais esse processo, transformando algo que poderia parecer complicado em um processo simples. 

Sinceramente, depois que você começa a usar uma ferramenta como essa, é difícil voltar atrás – fazemos com que a criação de guias se torne algo fácil e profissional. 

E a melhor parte? A sensação de ouvir as pessoas dizerem: "Uau, isso foi muito fácil!"

No fim das contas, os guias passo a passo não são apenas úteis – eles são pequenos atos de bondade que tornam as coisas melhores para todos. 

Mantenha a clareza, a diversão e não se esqueça de adicionar um pouco de personalidade. Seus usuários (e sua equipe) agradecem!

Perguntas Frequentes

Como faço para criar um guia rápido?

Primeiro, você precisa identificar seu público-alvo e as informações essenciais de que ele precisa para concluir uma determinada tarefa. Em seguida, você deve organizar seu conteúdo de forma lógica e criar uma lista de etapas. Você deve se certificar de que as etapas sejam claras e fáceis de seguir. Por fim, adicione recursos visuais, gráficos, capturas de tela ou ilustrações para melhorar a compreensão.

Como posso criar um vídeo passo a passo?

A maneira mais fácil e rápida de fazer um vídeo passo a passo é usar um software de gravação de tela ou uma ferramenta de edição de vídeo. Primeiro, faça um esboço para si mesmo que contenha as etapas que deseja demonstrar no guia e, opcionalmente, um roteiro de discurso que consista nas dicas/avisos que deseja compartilhar. Depois, grave sua tela ao passar por cada etapa. Posteriormente, você poderá fazer algumas edições no vídeo, como adicionar títulos e legendas.

Existe uma maneira de criar conteúdo interativo sem precisar programar?

Sim! Ferramentas sem código, como UserGuiding, Stonly e Pendo, permitem que os usuários criem guias interativos, tours guiados, tooltips, checklists de onboarding, etc. Essas plataformas oferecem uma variedade de modelos e opções de personalização para criar guias e tours guiados interativos e que conquistam o usuário.

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