Onboarding de Proveedores: Cómo hacerlo en 6 pasos

Definamos el término:

¿Qué es el onboarding de proveedores?

El onboarding de proveedores, a menudo mezclado con la gestión de proveedores, es un proceso de inicio de la relación con un proveedor como empresa.

Este proceso puede incluir comprobaciones sobre si se cumplen las normas y requisitos de la política, si se pueden alcanzar los objetivos empresariales por ambas partes y si la información facilitada por los proveedores es correcta y completa, a menudo comprobada por un equipo de verificación. Sin embargo, el onboarding de proveedores también puede significar introducir a los proveedores en una base de datos o plataforma que tendrán que utilizar a lo largo de su relación comercial con una empresa.

En este artículo, hablaremos más sobre el segundo tipo de onboarding de proveedores en el contexto de las plataformas de comercio electrónico y las empresas de comercio electrónico B2B.

Pero antes, respondamos a una pregunta importante:

¿Por qué es crucial el onboarding de los proveedores?

En el comercio electrónico y en otros ámbitos empresariales, a menudo es necesario mantener relaciones con los proveedores. Y si tuviéramos en cuenta la definición primaria de onboarding de proveedores, es necesario para:

• Negocio seguro en ambos extremos,
• Comprensión mutua de los procesos empresariales,
• Proporcionar un portal de autoservicio para proveedores con la documentación adecuada

Pero si tenemos en cuenta que el onboarding de los usuarios también es una parte importante del onboarding de los proveedores, ya que tendrán que aprender a utilizar ciertos sistemas ajenos a ellos, especialmente en plataformas digitales y SaaS, hay otras razones que hacen que el onboarding de los proveedores sea importante, como:

• El compromiso del cliente también es necesario para los proveedores,
• Una guía interactiva completa de los sistemas en uso puede ayudar a facilitar los procesos empresariales,
• La satisfacción y retención de proveedores y clientes para el comercio electrónico se vuelven más probables
• La necesidad de un equipo de onboarding puede disminuir, especialmente si el onboarding puede automatizarse.

Pero, ¿cómo es posible el onboarding automatizado de los proveedores de comercio electrónico?

Hablemos del software de onboarding de proveedores.

¿Qué es el software de onboarding de proveedores?

El software de onboarding de proveedores, en el contexto del onboarding regular de proveedores con comprobaciones de documentación y confirmaciones de requisitos, es una herramienta o un grupo de herramientas para realizar todas las tareas relativas al onboarding de proveedores. Este software puede incluir soluciones de ventas de comercio electrónico, procesadores de pagos digitales, verificadores de identidad, herramientas de registro online, autenticadores de seguridad y contraseñas, y software de onboarding de usuarios.

Todos y cada uno de estos programas se utilizan después para crear una fructífera relación comercial entre tú y tus proveedores.

Pero, en mi opinión, el software de onboarding de usuarios es una de las herramientas más importantes que puedes emplear para crear un proceso de onboarding de proveedores de comercio electrónico que tenga éxito.

¿Por qué?

¿Por qué deberías utilizar un software de onboarding de proveedores externos?

Crear internamente el proceso de onboarding de proveedores siempre es una opción.

Mediante un largo periodo de investigación de usuarios, creación y optimización del proceso de onboarding, y mantenimiento del mismo, puedes tener una solución que se ocupe de todos tus problemas de onboarding.

La cuestión es, sin embargo, si puedes permitirte gastar tiempo y dinero en crear un flujo de onboarding desde cero junto con muchas otras funciones que una herramienta de terceros ofrece sin complicaciones. 

Tu respuesta a esta pregunta determina si necesitas externalizar tu onboarding.

Realizado internamente, tu onboarding de proveedores puede ser:

✅ Personalizado y diseñado específicamente para tus necesidades especiales.

✅ Único en un mar de procesos estandarizados.

Pero también tendrás que enfrentarte a retos como:

❌ Reservar la tarea a un desarrollador o a un equipo de desarrolladores.

❌ Gastar más tiempo y dinero.

❌ Hacer un mantenimiento frecuente, lo que implica un gasto regular.

❌ Herramientas de externalización para comprobar la analítica y la segmentación.

Mientras tanto, con una herramienta de terceros:

❌ Puedes crear procesos estandarizados de onboarding de proveedores.

❌ Es posible que no puedas personalizar todo lo que quieras.

Pero también puedes:

✅ Crear guías interactivas y procesos de onboarding completos en cuestión de minutos.

✅ Dar una cantidad fija de dinero y pasa mucho menos tiempo.

✅ Hacer el mantenimiento fácilmente y sin codificar.

✅ Consultar las analíticas y utilizar otras funciones a través de una app.

La mayoría de estas herramientas de onboarding de terceros tampoco tienen código.

Por lo general, no necesitas experiencia en codificación ni conocimientos técnicos para crear y poner en práctica los tours del producto.

¿Sigues pensando que la externalización no será beneficiosa para tu empresa? Puede que este artículo te haga cambiar de opinión.

¿Qué necesitan tus proveedores potenciales?

Para muchas personas, las plataformas digitales son complicadas y poco fiables.

Por eso, tus proveedores necesitan saber que estás disponible para ayudarles a crecer con tu apoyo. La gente exige atención desde el principio de su experiencia con tu sitio.

Al establecer un proceso de onboarding para proveedores, te recomendamos que empieces por preguntarte qué les supone un reto. Lo primero en lo que debes centrarte aquí es en encontrar los puntos de dolor de tus usuarios que les dificultan comprender el valor de tu producto.

Tu proceso de onboarding de proveedores debe estar diseñado para responder a las necesidades de los proveedores.

Tu software de onboarding de proveedores te ayudará a resolver los problemas de tus proveedores y a satisfacerlos. Cuando resuelves sus problemas, su motivación para permanecer contigo aumenta junto con su esfuerzo eficiente en esta asociación.

Onboarding de proveedores a un sitio web de comercio electrónico en 6 pasos

Tanto si externalizas como si internalizas tus necesidades de onboarding, lo que tienes que hacer para crear el mejor flujo de onboarding para tu producto sigue siendo lo mismo.

Los hemos resumido en 6 pasos, que te ayudarán a conseguir proveedores satisfechos que también sean usuarios avanzados de tu plataforma.

1- Formación interactiva

Lo primero es lo primero: asegúrate de que tus proveedores comprenden los pasos que deben dar para ser proveedores en tu sitio y utilizarlo eficazmente.

La formación interactiva para proveedores te permite explicar a tu proveedor todas y cada una de las funciones que ofreces. Con los recorridos interactivos por el sitio, puedes crear guías que muestren tu propuesta de valor paso a paso.

De este modo, no sólo aumentarás el compromiso de los proveedores con estos tours del producto interactivos, sino que también crearás una base de proveedores bien informados y leales.

Ten en cuenta que los proveedores que alcanzan rápidamente su momento "¡Ajá!" tienen más probabilidades de convertirse en fans de tu marca.

2- Documentación elaborada

He aquí una buena noticia:

Con el software de onboarding de proveedores, puedes crear fácilmente tu documentación de formación.

Es útil proporcionar información breve para mostrar el panorama general. Pero tus proveedores pueden necesitar una documentación elaborada que abarque todo el proceso, sobre todo si no son expertos en tecnología.

Pero recuerda: no esperes que comprendan todo lo que hay en tu sitio de comercio electrónico.

En su lugar, puedes empezar ayudándoles a completar el registro y a abrir su tienda online para aliviarles la carga.

3- Checklists de onboarding de proveedores

Estas son las malas noticias:

Tus proveedores potenciales podrían abandonar a mitad del proceso si les parece demasiado complicado.

Puedes crear un checklist de onboarding de proveedores para que les resulte más sencillo. Deja que vayan paso a paso en lugar de saltar a la mitad del proceso.

Tu checklist de onboarding de proveedores puede incluir el registro, la creación de un perfil, la introducción de los precios, las descripciones de los productos, las condiciones de pago, el proceso de entrega, etc.

Estos pasos organizarán el proceso de onboarding de los proveedores y les mostrarán qué deben hacer a continuación.

4- Centro de ayuda de autoservicio

La situación de cada proveedor es única, pero no hay duda de que habrá preguntas frecuentes.

Un buen paso hacia una experiencia de autoservicio satisfactoria es ofrecer un centro de ayuda interactivo para proporcionar asistencia de autoservicio.

De este modo, los proveedores pueden acceder a la información que necesitan (a menudo inmediatamente) sin necesidad de hablar con una persona real, y dentro de la aplicación.

Lo creas o no, una asistencia inadecuada pero rápida puede ayudar a mantener altos los índices de satisfacción.

5- Sigue sus progresos para ayudarles más

Una vez creadas las guías de onboarding de tus proveedores, tienes que hacer un seguimiento de su rendimiento, ya que no se puede mejorar lo que no se puede medir.

Crear una herramienta de análisis si trabajas in-source o elegir una herramienta de terceros con análisis integrados te ayudará a ver cómo van tus creaciones y qué necesitas mejorar.

Una vez que explores las guías en las que tus proveedores lo están pasando mal y veas en qué partes sobresalen, podrás hacerte una idea del proceso de onboarding más óptimo para tu sitio y empezar a realizarlo.

6- Infórmales de las nuevas funciones

Digamos que tus proveedores ya están en línea y sus negocios funcionan. Ahora es el momento de dedicar algún esfuerzo a la retención.

Como hemos dicho antes, muchos otros sitios de comercio electrónico B2C y B2B están trabajando duro para robártelos.

Lo que puedes hacer para conseguir altos índices de retención es mantener la conexión activa todo el tiempo. Si has lanzado una nueva función, házselo saber – ¡y aumenta la adopción de tu función!

De este modo, reforzarás el vínculo con tus proveedores y, al mismo tiempo, podrás presumir de tus nuevas funciones 😎.

De este modo, tus proveedores experimentarán una sensación constante de que se les cuida. No olvides nunca que tu asociación debe durar toda la vida.

Conclusión

El onboarding de proveedores puede cambiar completamente de forma en distintos sectores y contextos.

En el sector del comercio electrónico B2B, parece que hay que centrarse más que nada en un proceso de onboarding adecuado.

Los procesos internos de onboarding de usuarios para incorporar proveedores siempre son una opción, pero se puede argumentar que lo ideal es un software de terceros para la incorporación de proveedores. 

Sea cual sea tu enfoque del onboarding de proveedores en el comercio electrónico, esperamos que este artículo te haya sido útil.

¡Mucha suerte!