Guía para el Onboarding de Software: Ejemplos y buenas prácticas

¿Qué es el onboarding del software?

El onboarding de software es un proceso de onboarding de usuarios dirigido específicamente a los empleados que necesitan adoptar herramientas digitales en sus flujos de trabajo diarios. Aunque el enfoque del onboarding para el onboarding de software depende del software que se vaya a incorporar, de si se va a incorporar a todo el equipo, de si hay equipos remotos o empleados remotos, y de muchos otros criterios, el objetivo del onboarding de usuarios para empleados es siempre el mismo: completar la formación de los empleados lo más rápida y eficazmente posible.

Una cosa que hay que tener en cuenta es la diferencia entre onboarding de software y adopción de software, que no es necesariamente muy complicada.

Mientras que la adopción de software es todo un proceso de adopción del software dentro y fuera del software con estrategias específicas y, en casos especiales, con la ayuda de especialistas en onboarding, el onboarding del software se refiere a un proceso dentro del proceso de adopción del software, concretamente a la parte que tiene lugar en el propio software.

El onboarding del software tampoco es lo mismo que el onboarding de los empleados. Mientras que el onboarding de empleados, tal y como lo conocemos, suele centrarse en la experiencia inicial de los empleados, el onboarding de software es más un proceso de onboarding de empleados que tiene lugar en épocas de cambio y, al igual que la adopción de software, está muy interrelacionado con la gestión del cambio.

Y por último, aunque el onboarding del software es un concepto asociado a la experiencia del usuario, tiene mucho menos que ver con la experiencia del cliente y el servicio al cliente.

Así que, en resumen:

👉 El onboarding del software es la parte dentro de la aplicación de la adopción del software.

👉 El onboarding de los empleados es el proceso de onboarding inicial, el onboarding del software se produce en momentos de transformación digital.

👉 El onboarding del software está cerca del onboarding del usuario, pero puede estar muy lejos del onboarding del cliente.

¿Y qué es lo que hace que el onboarding del software sea tan especial?

¿Por qué es importante el onboarding del software?

Aquí tienes una idea para ti:

Sean cuales sean las tareas de onboarding, los métodos de compromiso de los empleados o las plataformas de onboarding que estés utilizando para el onboarding del software, probablemente no estén funcionando.

Suena bastante drástico, ¿no?

Sólo que no es nada del otro mundo. Al menos para tus empleados.

Porque, según Gallup, sólo el 12% de los empleados piensa que las empresas hacen un buen trabajo de onboarding.

Ahora bien, esta estadística se aplica a todos los tipos de onboarding de empleados y no sólo al onboarding de software, pero ¿puedes decirme realmente que las empresas utilizan programas de onboarding mal diseñados para su experiencia inicial de empleado y un proceso de onboarding muy diferente y supereficaz para el onboarding de software?

No lo creía.

Entonces, lo mejor es que conozcas las tres razones principales por las que un onboarding de software adecuado es crucial para una experiencia positiva del empleado durante la adopción del software:

1- Mejora el tiempo y el esfuerzo dedicados a la formación de los empleados

Puede que sea decir una obviedad, pero un buen flujo de onboarding para los empleados durante la transformación digital y también durante el onboarding inicial puede mejorar y disminuir la cantidad de esfuerzo y tiempo que los empleados tienen que dedicar.

Llegados a este punto, tendríamos que definir un flujo de onboarding satisfactorio, que es cualquier flujo de onboarding de usuarios que se dirija a tus empleados, esté en consonancia con tu manual del empleado para el onboarding y utilice las oportunidades que ofrecen las tecnologías digitales de onboarding.

Más concretamente, una experiencia de onboarding positiva para tus empleados podría incluir:

👉 Procesos personalizados para cada segmento (si estás onboarding a toda la empresa, segmentos específicos y flujos de onboarding para cada departamento),

👉 Tours del producto interactivos que se centran en las funciones clave, así como en funciones adicionales, checklist de onboarding del usuario, diferentes patrones de UX de onboarding y otros elementos de onboarding,

👉 Acceso directo a la base de conocimientos del software, al servicio de atención al cliente o a otras formas de autoservicio,

Y muchos más detalles que pueden depender del software con el que estés onboarding a tus empleados.

2- Facilita los procesos fuera de la app

La adopción digital es una tarea difícil dentro y fuera del software que se adopta, lo que significa que la experiencia de onboarding dentro de la aplicación afecta naturalmente a los flujos de trabajo de onboarding fuera del software.

Para asegurarte de que este efecto es positivo, el proceso de onboarding del software que estás diseñando para tus empleados es de primera categoría.

De este modo, los flujos de trabajo de onboarding fuera de la aplicación, como las reuniones de compromiso de los empleados, el software complementario y los procesos de comprobación del progreso, pueden ser más significativos y merecer el tiempo de todos.

3- Impulsa la cultura de empresa

No es difícil imaginar que una experiencia de formación acumulativa pueda unir a grupos de personas.

Cuando se hace correctamente y se utiliza el software de onboarding para empleados adecuado, el proceso de onboarding por software puede tener el mismo efecto. Y éste sigue siendo el caso del onboarding a distancia, dado que se mantendrán abiertos los canales adecuados para la comunicación con los empleados.

Ahora ya sabes por qué merece la pena dedicar tiempo al onboarding del software.

Pero, ¿qué es lo que realmente hace que merezca la pena intentarlo y que, al final, sea un proceso exitoso?

He aquí algunas buenas prácticas de onboarding de software:

Las 5 mejores prácticas de onboarding de software

En teoría, diseñar una experiencia de onboarding de usuario es sencillo, y lo es aún más si el proceso es digital y se utiliza el software de onboarding adecuado.

Pero en la práctica, podría ser mucho más difícil de lo que parece, con todos los mecanismos internos y complejidades del comportamiento del usuario y la carga cognitiva.

Si quieres que el proceso de onboarding del software funcione, tienes que esforzarte en ello.

Así pues, echemos un vistazo a cinco de las mejores prácticas que aconsejo a cualquiera que construya cualquier tipo de experiencia de usuario para empleados:

1- Conoce a tu público objetivo (es decir, a tus empleados)

Para todos los tipos de procesos de onboarding racionalizados, así como para las experiencias de producto que esperan alcanzar el máximo compromiso de los usuarios, sólo hay un requisito previo antes de llevar a cabo realmente el diseño y el proceso:

Conocer a fondo a tu público objetivo.

Digamos que tienes una empresa SaaS y necesitas enseñar a tus empleados a utilizar una herramienta SaaS. Por ejemplo, Asana - sin sentimientos personales, sólo una herramienta al azar 👀.

Como eres una empresa de SaaS, sabes que casi todos tus empleados son expertos en tecnología, y también sabes exactamente cuánto tiempo pueden dedicar al onboarding, junto con más información crucial.

En este sentido, es distinto del onboarding de clientes, por lo que conoces muchos más detalles sobre los usuarios en cuestión, a diferencia de tu base de clientes.

Así que, cuando tienes tanto con lo que trabajar, lo menos que puedes hacer es interpretar todo esto en el onboarding que vas a construir. Integrando todos los datos de los empleados en el onboarding, tendrás más posibilidades de finalizar el proceso con éxito.

2- Consigue las herramientas de onboarding adecuadas

El material sobre tus usuarios es una cosa, pero nadie orquesta un flujo de onboarding sobre el papel.

Si no quieres que tu valioso tiempo y dinero se inviertan en horas de codificación de software de onboarding para tus empleados, lo que necesitas es una buena solución de onboarding de terceros.

Y resulta que conozco la solución más fácil y asequible para ello 😎

Cambia tu proceso de onboarding de software con UserGuiding

Nunca me han gustado mucho los cambios, pero he tenido que pasar por ellos e incorporar a otros muchas veces como parte de mi trabajo.

Un ejemplo: cuando decidimos que Asana no era para nosotros y empezamos a integrar ClickUp en nuestro flujo de trabajo diario. Sabiendo lo difícil que era aprender a utilizar Asana para algunos de nosotros, esta vez teníamos planes diferentes.

Nosotros mismos haríamos el onboarding utilizando la extensión UserGuiding Now.

Esto nos ayudaría en dos cosas:

👉 Onboarding del equipo a las funciones que realmente necesitaban utilizar (a diferencia de cómo fue con Asana).

👉 Controlar el ritmo del onboarding según la velocidad y la carga de trabajo del equipo (No demasiado rápido y olvidable esta vez)

Y la primera parte del flujo final de onboarding tenía este aspecto:

¿Quieres saber cómo lo hice?

Consulta las funciones de UserGuiding:

✅ Tours del producto, guías interactivas

✅ Checklists de onboarding

✅ Tooltips, hotspots, mensajes dentro de la aplicación

✅ Centros de recursos

✅ Encuestas NPS

Y mucho más, desde potentes análisis y alta personalización hasta segmentación y segmentación de usuarios.

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3- Personaliza y adapta el proceso

Un proceso racionalizado no equivale a un proceso estandarizado.

Si un programa lo adopta toda la empresa o varios equipos, sólo es necesario adaptarlo a las necesidades de cada perfil de usuario.

Por ejemplo, el equipo de marketing puede necesitar saber más sobre las funciones de envío de correos electrónicos y creatividad de una herramienta determinada, mientras que la misma herramienta puede resultar útil como solución de gestión de proyectos para el equipo de producto.

La personalización es igualmente importante, ya que no poder hablar el idioma de tus usuarios puede suponer una verdadera carga cognitiva para ellos.

El onboarding del software RAM es un buen ejemplo de ello:

Con una mascota creada específicamente para atraer a sus propios empleados y un texto amigable, RAM hace un excelente trabajo de onboarding de sus empleados a su nuevo software.

Lee el resto de la historia de éxito de RAM con UserGuiding aquí 👈 

4- Capacita a los jefes de equipo

Cuando todo esté listo, y tu onboarding de software in-app esté listo para ponerse en marcha, es hora de comprobar con los jefes de equipo si tu flujo de onboarding responde realmente a las necesidades de sus compañeros.

Conceder acceso a los jefes de equipo y a las partes interesadas para que editen y personalicen el onboarding es también una buena práctica y se puede hacer fácilmente con herramientas de onboarding de terceros (como ésta de aquí 👀).

Por último, hacer que las partes interesadas comprueben a sus compañeros de equipo después de que todos los miembros hayan completado el flujo de onboarding puede desvelar nuevas optimizaciones para el flujo de onboarding e incluso ayudarte a descubrir dificultades y resolverlas antes de que se complete todo el proceso de adopción del software.

5- Actualiza y optimiza

La última buena práctica que aconsejaría a cualquiera que cree cualquier tipo de onboarding es que actualice siempre el material que ha creado y optimice sus flujos de onboarding en función de los comentarios.

No todo el software es para uso estacional, y siempre es probable que tengas que intregrar a un nuevo usuario a un software específico.

Actualizar con frecuencia los flujos de onboarding de acuerdo con las actualizaciones del software que utilizas y trabajar con los comentarios de tus empleados para que el onboarding siga siendo eficaz es esencial para cualquier proyecto de onboarding y adopción de software. 

Ahora, déjame mostrarte cómo puedes hacer realidad todo esto con una herramienta de onboarding de software de confianza: 

Cómo crear un flujo de onboarding con UserGuiding en 3 pasos

Puede que no me creas, pero UserGuiding Now es una extensión de UserGuiding para ayudarte a incorporar a tus usuarios a CUALQUIER software sin tener acceso de desarrollador al software.

He aquí cómo hacerlo en 3 pasos:

1- Crea una guía

Lo primero es lo primero, vamos al Panel de UserGuiding.

Cuando lleguemos allí, lo que debemos hacer en función del patrón UX de onboarding que queramos utilizar es ir a la sección correspondiente.

Quiero crear una guía para el onboarding del software, así que aquí estoy, en la sección de guías:

Y sí, lo has adivinado. Estoy creando una guía de onboarding de software para Asana.

El modal me llevará directamente a la URL que he insertado, y ya estoy listo para pasar a la parte divertida:

2- Edita y personaliza

Una vez que estoy en el panel de Asana, puedo utilizar la extensión UserGuiding para empezar a crear en la UI del software.

Empezaré con un pequeño y divertido modal de bienvenida:

Puedo añadir tooltips, hotspots, un checklist de onboarding del usuario y muchas cosas más, pero por esta vez lo he dejado sencillo.

Esto es lo que se me ocurrió en 5 minutos:

Una vez que haya terminado de personalizar también mi diseño, estoy lista:

3- Configura los cambios y publica con UserGuiding Now

Vuelvo al Panel de UserGuiding para guardar y configurar los cambios: Puedo cambiar fácilmente la orientación de las páginas, la activación automática, la programación, la segmentación de usuarios y ¡mucho más!

Después de activar la guía y hacer clic en "Save", estoy listo para publicar:

Pero para que funcione, tengo que utilizar UserGuiding Now, que es un proceso realmente sencillo.

Lo único que haré será ir a configuración y a contenedores. Allí, encontraré mi código de contenedor, y cogeré el último mechón para ponerlo en la extensión UserGuiding Now:

Por último, insertaré el enlace de la página en la que quiero que se realice el onboarding, ¡y listo!

¡Mi flujo de onboarding del software está listo para usar!

¿Te gusta lo que ves?

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Pero bueno, aún no hemos terminado. 

Las 3 mejores métricas para medir el onboarding y la adopción de software

Tener éxito es saber que has tenido éxito.

Y sin las métricas de éxito adecuadas para el software onboarding, puede que nunca sepas qué está pasando con tu software onboarding:

1- Tasa de finalización del onboarding

La tasa de finalización del onboarding es una métrica sencilla pero sólida que debes controlar para asegurarte de que todos tus empleados llegan con éxito al final de su onboarding.

Puedes hacer un seguimiento de la tasa de finalización con integraciones analíticas de softwares de onboarding de terceros o hacerlo fuera de la aplicación con una encuesta.

En cualquier caso, asegurarse de que se completa el proceso de onboarding del software que has adaptado específicamente para el uso de tu empleado es una prioridad absoluta. 

2- Tasa de adopción de funciones

La tasa de adopción de funciones es una métrica algo más compleja y se controla mejor con una herramienta de análisis o con la función de análisis integrada en una herramienta de onboarding.

Para medirlo, la fórmula es sencilla: Divide el número de nuevos usuarios de una función por el número de usuarios totales y tendrás tu tasa de adopción de la función.

Tasa de adopción de una función = Número de nuevos usuarios de una función / Número total de usuarios

Cuanto más alto sea, mejor.

3- Opinión de los empleados

Por último, un KPI importante que también hemos mencionado anteriormente es la opinión de los empleados, que se recibe mejor de forma oficial, ¡pero también se puede tener en cuenta la opinión informal!

Para recoger las opiniones de tus empleados, puedes volver a utilizar un software de terceros para pedir a los empleados, mediante encuestas NPS o formularios abiertos, que te den sus sugerencias y aquello con lo que hayan tenido algún problema.

Conclusión

Sea cual sea el tipo de software al que quieras incorporar a tus usuarios y sea quien sea el que necesite ser incorporado, los principios básicos del onboarding de usuarios son siempre los mismos:

Si no consigues que el proceso sea sencillo y atractivo para el usuario, no alcanzarás el éxito.

Teniendo eso en cuenta y el hecho de que utilizar una herramienta de onboarding de terceros (como UserGuiding) puede ahorrarte mucho tiempo y dinero, apuesto a que eres bueno para crear tu onboarding de software.

¡Suerte para ti!