8 formas probadas de impulsar la adopción de software

¿Qué es la adopción de software?

La adopción de software, a menudo denominada también adopción digital o adopción de usuarios, es una etapa empresarial en la que una empresa decide adoptar un nuevo software o un nuevo servicio y necesita onboarding a los empleados o a las personas que van a utilizar dicho software de la forma más óptima posible. El proceso de onboarding para la adopción de software puede ser difícil de gestionar, ya que un problema potencial sólo puede detectarse a largo plazo. Aún así, existen varias soluciones de adopción digital para una experiencia de onboarding de empleados de primera categoría.

Así que, para simplificarlo, la adopción de software es la fase de adopción digital en la que los empleados aprenden a utilizar un nuevo software.

Ahora bien, puedes elegir onboarding para tus empleados -los usuarios- de formas muy diferentes y únicas, dependiendo de tu producto específico, tus flujos de trabajo y tu agenda empresarial.

Pero la cuestión es que necesitas la adopción de software.

Hablemos un poco del por qué.

¿Por qué es importante la adopción de software?

Al igual que el onboarding de clientes y el onboarding de usuarios, el onboarding de empleados es un concepto crucial, especialmente para las empresas B2B 🧑‍💻

Y una gran parte del onboarding de los empleados consiste en la adopción de software que los empleados necesitan utilizar.

Pero, ¿por qué es tan importante el proceso de adopción del usuario?

Hay 3 razones principales que hacen prioritario el éxito del proceso de adopción de software:

1- La alineación del equipo es imprescindible

No puedes conseguir un nuevo producto para tu equipo y decir: "vale, vamos a ello"

En primer lugar, necesitas que todos estén de acuerdo; el mejor software no hará milagros a menos que todos los que tienen que saber cómo utilizarlo sepan cómo utilizarlo.

En segundo lugar, ningún objetivo empresarial se alcanza con el esfuerzo de unos pocos campeones.

Si todo el equipo no puede apoyar las operaciones de la empresa, y si el motivo es la falta de competencia, primero tienes que comprobar qué has estado haciendo mal.

2- El uso del software es inevitable

Las empresas SaaS saben mejor que nadie que cualquier empresa necesita un montón de herramientas SaaS.

Y no es muy sorprendente, según Businesswire, que una empresa media utilice ahora la friolera de 254 aplicaciones, cada departamento alrededor de 40-60.

Lo sé 🤯

Esto no sólo significa que los procesos empresariales evolucionan a un ritmo vertiginoso, sino también que prácticamente no hay forma de que una empresa pueda sobrevivir sin, al menos, un buen conjunto de software SaaS.

El juego se reduce finalmente a la supervivencia del más fuerte:

O aumentas esos índices de adopción de software o verás cómo los demás se te adelantan.

3- Educación = crecimiento

El 40% de los directivos afirman que la ventaja más notable de la transformación digital fue la eficiencia operativa.

Esto significa que, a medida que aumente la adopción de productos entre los empleados, también lo hará la eficiencia de los procesos empresariales. Es bastante fácil coincidir en que una empresa eficiente puede conducir fácilmente al crecimiento.

Por tanto, cuanto más eduques a tus empleados y aumentes las tasas de adopción de los usuarios, más posibilidades tendrás de lograr un crecimiento efectivo. 

Al fin y al cabo, el crecimiento se produce cuando todos dan lo mejor de sí mismos.

Ahora que sabes qué es la adopción de software y por qué es importante, es hora de hablar de estrategias de adopción de software que puedes empezar a aplicar de inmediato.

Echemos un vistazo:

8 estrategias esenciales de adopción de software

Conseguir la aceptación de los empleados, programar la formación continua y gestionar todo el proceso de implantación puede ser un camino difícil.

Desde el punto de vista de la gestión del cambio, la implantación del software y la adopción de la tecnología no son más que un paso de la experiencia de onboarding de los empleados. 

Aun así, hay ciertos métodos que pueden garantizar el éxito del proceso de adopción del software y de onboarding de los empleados.

He aquí mis 8 mejores prácticas y consejos personales sobre la adopción de software que debes tener en cuenta:

1- Ser consciente de la curva de adopción de la tecnología

La curva de adopción de tecnología puede ser algo con lo que estés familiarizado.

Si no, es básicamente una curva en forma de campana que representa la distribución de los empleados según su reacción al cambio, o en nuestro caso, al proceso de onboarding de los empleados.

También podríamos llamarla curva de adopción del producto, con categorías como:

Innovadores

Los innovadores son probablemente las personas que te han propuesto adoptar un nuevo software, o simplemente están entusiasmados con su uso.

Aunque sean pocos, son defensores cualificados de la implicación de los empleados.

Adoptantes tempranos

Los adoptadores tempranos, aunque no tan ansiosos como los innovadores, son básicamente las personas a las que les gustaría dar una oportunidad al nuevo software.

Puede que no sean tus campeones más fuertes, pero son de los que consiguen sacar de quicio a la mayoría inicial.

Mayoría temprana

La mayoría temprana es, como su nombre indica, una gran parte de las personas que estás adoptando, y su principal punto de vista se centra en lo que puede haber para ellos.

Puede que estas personas no estén ansiosas por adoptar, pero se las puede convencer con un poco de empuje.

Mayoría tardía

La mayoría tardía, en cambio, es un público duro que no se planteará adoptar el nuevo software hasta que sea una necesidad.

Aunque no lo deseen, siguen representando una gran parte de tu audiencia de adopción.

Retrasados

Por último, los rezagados son las personas que se oponen abiertamente al cambio.

Puede que quieran mantener el statu quo, pero esto no les salvará de ser el objetivo directo de tus campeones del inbound.

¿Y por qué necesitas conocer la curva de adopción del producto?

Sencillo.

Tomar precauciones con antelación y asegurarse de que todos adoptan el programa informático a tiempo.

2- Capacitar a los innovadores y a los primeros en adoptar

Otra razón para conocer la curva de adopción de un producto es que ayuda a las empresas a identificar a los innovadores y a los primeros en adoptarlo, que son sus mejores aliados para ayudar a toda la base de empleados a adoptar el cambio.

Si tus innovadores y primeros adoptantes están a la altura de las expectativas, su mero afán puede ser un motor de adopción para los rezagados.

Y si no, aún tienes a la gente para correr y participar activamente en los entrenamientos.

Yo lo llamo ganar-ganar.

3- Probar las plataformas de adopción digital

Siempre puedes elegir combatir el fuego con fuego 🔥

¿Tienes problemas para conseguir que tus empleados adopten un nuevo software?

¡Consigue otro!

Bromas aparte, una plataforma digital de onboarding puede ser exactamente lo que necesitas para ayudar a tus empleados en su viaje hacia lo desconocido.

Y tengo justo lo que necesitas: 😎

Guía a tus empleados con UserGuiding Now 🚀

En un momento de mi vida, tuve que realizar tareas de onboarding de empleados, y déjame decirte que conozco la lucha.

Tenía dos juniors que necesitaban conocer ClickUp, nuestra herramienta de gestión de proyectos de entonces, y tuve la genial idea (?) de organizar una videollamada con los recién contratados para enseñarles la herramienta.

La llamada entera duró 40 minutos con las preguntas, y pensé que lo había hecho bastante bien.

Hasta que me desperté y abrí el ordenador al día siguiente. Y al otro día

Toda la semana.

Tuve en mis manos a 2 nuevos contratados a los que incorporé al software que utilizábamos que no sabían nada del software que utilizábamos.

Entonces se me ocurrió que podía utilizar la artillería pesada.

He instalado nuestra última extensión de Chrome, UserGuiding Now, para crear una guía para los recién contratados que puedan consultar rápidamente y a la que puedan volver cuando la necesiten.

Ahora bien, no puedo mostrarte exactamente la misma guía; descubrirías todos nuestros malvados planes 😈

Pero puedo mostrarte un flujo de onboarding que construí en 5 minutos (más que suficiente para un flujo de onboarding con UserGuiding que funcione y respire, en mi opinión).

Después de crear el flujo de onboarding que se parece un poco a esto:

Todo lo que tengo que hacer es ir a la extensión UserGuiding Now, introducir mi ID de contenedor y la URL del contenedor, y verificarlo...

Y mi guía está disponible en mi Panel de UserGuiding.

Después de manejar los ajustes, tu guía interactiva está lista para compartirla con tu grupo de adopción de software.

Interesante, ¿no?

Otras cosas que puedes hacer con UserGuiding son:

✅ Guías interactivas, visitas guiadas y recorridos

✅ Tooltips, hotspots, modales

✅ Checklists de onboarding

✅ Centros de recursos

✅ Encuestas NPS

Todo ello con el poder de la analítica, la segmentación de usuarios y la selección de objetivos.

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4- Incluir a los equipos adecuados

A largo y corto plazo, la adopción de un nuevo programa informático puede requerir la participación de:

👉 Equipos de producto

👉 Equipos de apoyo

👉 Equipos de ventas, y otros

A largo plazo, el software podría requerir la colaboración de dos o más equipos, como ocurre a menudo con HubSpot, que utilizan los equipos de ventas y marketing de forma sinónima y colaborativa.

O, a corto plazo, puede que se necesite apoyo informático, y que haya que llamar al equipo de asistencia para que preste apoyo o formación.

En cualquier caso, podría ser mejor adoptar las herramientas con grupos lo más grandes posible o mediante una adopción paralela, dado que los usuarios individuales podrían necesitar conocer la herramienta en algún momento.

5- No perturbar los flujos de trabajo internos

La adopción de software es sin duda importante para cualquier empresa, especialmente para las empresas B2B SaaS.

Pero, al mismo tiempo, los tiempos de cambio nunca deben paralizar los procesos empresariales reales ni el crecimiento.

No importa cómo, dónde o cuándo tenga lugar el viaje de adopción del producto, debe programarse en torno a las tareas más prioritarias de los equipos pertinentes.

Por otra parte, subestimar el proceso de adopción del producto en aras de mantener un alto rendimiento en las tareas diarias podría disminuir el índice de adopción y su eficacia.

Todo es cuestión de equilibrio y de cómo reaccionan tus empleados.

6- Dar prioridad a la comunicación de calidad

A medida que avanza el proceso de adopción del software, es mejor controlar a los empleados y ver sus progresos. De paso, puedes comprobar las reacciones o los problemas que hayan podido surgir más adelante.

Puede que incluso descubras que tus innovadores se han convertido en rezagados y viceversa 👀

En un escenario en el que la base de empleados es grande y el periodo de tiempo que dura la adopción del software es largo, una encuesta rápida podría revelar una gran visión del futuro y de lo que aún podría hacerse en el actual proceso de adopción.

7- Predecir y resolver los posibles problemas con antelación

Como también mencionamos en la primera de nuestras estrategias de adopción de usuarios, un proceso de onboarding puede ser duro, y es mejor esperar que surjan algunos problemas.

Por eso también es prudente prever lo que puede ocurrir y tomar precauciones en consecuencia.

Por ejemplo, si sabes que potencialmente tendrás un gran número de rezagados, una buena precaución es prepararte para comunicar las ventajas del nuevo software.

Si crees que habrá unos pocos pioneros, pero que se irán reduciendo a lo largo del proceso, puedes intentar encajar los actos de formación en un horario apretado para que les resulte interesante.

Mientras esperes lo que pueda venir, siempre es fácil resolver estos problemas.

8- Crear un manual para el éxito continuo

Nuestra última estrategia de adopción de productos para el artículo es crear un libro de jugadas para preservar el éxito del proceso de adopción en curso y también para futuras referencias sobre cómo adoptar de la forma correcta.

Este libro de jugadas puede incluir cualquier cosa, desde:

✅ Tu propia curva de adopción del producto con el número de cada tipo de adoptante,

✅ Los problemas que surgieron,

✅ Una lista de plataformas de adopción digital,

✅ Herramientas que hayas utilizado para apoyar la adopción de software, y todo lo que creas que debe estar ahí.

Añadir si has alcanzado el objetivo final de adopción del software también podría ayudar.

Ahora que sabes cómo hacer que funcione la adopción de software, veamos un ejemplo que realmente lo hizo.

Historia de éxito en la adopción de software: RAM

Una buena historia de éxito en la adopción de software es la de la RAM.

RAM es una empresa de mensajería mano a mano situada en Sudáfrica, y están prácticamente en la cima del mercado en el sector de la mensajería.

Su viaje de adopción de software comenzó cuando necesitaron cambiar sus sistemas informáticos; por suerte, un software propio que podían enseñar a los empleados más fácilmente.

Pero el problema era que había miles de empleados y cientos de mensajeros para enseñar el nuevo software. 

Además, también contratarían en el futuro, por lo que la solución que encontraran tendría que ser rápida, eficaz y mantenible. 

Lo que hicieron fue probar UserGuiding.

Utilizando el nuevo poder de una plataforma de adopción digital al alcance de la mano, crearon una divertida guía interactiva para sus empleados, explicando todo el sistema de forma interactiva y en cuestión de minutos.

Gracias a su sabia decisión de adoptar el software, los empleados de RAM se incorporaron en un abrir y cerrar de ojos.

Lee el resto de la historia de éxito aquí 👈

Conclusión

La adopción de software puede ser un momento de angustia para tu empresa.

Aunque no sea visible a nivel superficial, siempre habrá empleados luchando con ello.

La mejor estrategia de todas es permanecer siempre en estrecho contacto con ellos para saber cuándo necesitan ayuda y averiguar de antemano cómo puedes ayudarles realmente.

Por supuesto, la segunda mejor estrategia es conseguir una buena plataforma de adopción digital y luchar de una vez por todas contra la resistencia a la aceptación 😎

Cuando consigas que los rezagados se suban a bordo, sabrás que lo has conseguido.

¡Buena suerte!