Guia para Onboarding de Software: Exemplos e boas práticas

Vamos começar com uma definição:

O que é onboarding de software?

O onboarding de software é um processo de onboarding de usuários voltado especificamente para funcionários que precisam adotar ferramentas digitais em seus fluxos de trabalho diários. Embora a abordagem do onboarding de software dependa do software a ser integrado, se toda a equipe está sendo integrada, se há equipes remotas ou funcionários remotos e muitos outros critérios, o objetivo do onboarding de usuários para funcionários é sempre o mesmo: concluir o treinamento do funcionário da forma mais rápida e eficaz possível.

Um aspecto a ser observado é a diferença entre onboarding de software e adoção de software, que não é necessariamente muito complicada.

Enquanto a adoção de software é um processo completo de adoção de software dentro e fora do software com estratégias específicas e, em casos especiais, com a ajuda de especialistas em onboarding, o onboarding de software se refere a um processo dentro do processo de adoção de software, especificamente a parte que ocorre no próprio software.

O onboarding de software também não é a mesma coisa que o onboarding de funcionários. Enquanto o onboarding de funcionários, como o conhecemos, geralmente se concentra na experiência inicial dos funcionários, o onboarding de software é mais um processo de onboarding de funcionários que ocorre durante períodos de mudança e, assim como a adoção de software, está extremamente interligado à gestão de mudanças.

E, por fim, embora o software de onboarding de usuários seja um conceito associado à experiência do usuário, ele tem muito menos a ver com a experiência e o atendimento ao cliente.

Portanto, em resumo:

👉 O onboarding de software é a parte no aplicativo da adoção do software.

👉 O onboarding de funcionários é o processo inicial de onboarding, o onboarding de software acontece em momentos de transformação digital.

👉 O onboarding de software está próximo do onboarding de usuários, mas pode estar muito longe do onboarding de clientes.

E o que torna o onboarding de software tão especial, então?

Por que o onboarding de software é importante?

Aqui está uma dica quente para você:

Quaisquer que sejam as tarefas de onboarding, os métodos de engajamento dos funcionários ou as plataformas de onboarding que você esteja usando para onboarding de software, provavelmente não estão funcionando.

Parece bastante drástico, não?

Só que não se trata de uma ideia quente. Pelo menos para seus funcionários.

Porque, de acordo com a Gallup, apenas 12% dos funcionários acham que as empresas estão fazendo um bom trabalho de onboarding.

Agora, essa estatística se aplica a todos os tipos de onboarding de funcionários e não apenas ao onboarding de software, mas você pode realmente me dizer que as empresas usam programas de onboarding mal projetados para a experiência inicial do funcionário e um processo de onboarding muito diferente e muito eficaz para o onboarding de software?

Não me parece.

Então, é melhor que você conheça os três principais motivos pelos quais o onboarding adequado do software é crucial para uma experiência positiva do funcionário durante a adoção do software:

1- Melhora o tempo e o esforço gastos no treinamento de funcionários

Pode ser óbvio, mas um fluxo de onboarding bem-sucedido para os funcionários durante a transformação digital e também durante o onboarding inicial pode melhorar e diminuir a quantidade de esforço e o tempo que os funcionários precisam gastar.

Nesse ponto, precisaríamos definir um fluxo de onboarding bem-sucedido, ou seja, qualquer fluxo de onboarding de usuário que fale com seus funcionários, esteja alinhado com o manual do funcionário para onboarding e use as oportunidades que as tecnologias de onboarding digital têm a oferecer.

Mais especificamente, uma experiência de onboarding positiva para seus funcionários pode incluir:

👉 Processos personalizados para cada segmento (se estiver fazendo onboarding de toda a empresa, segmentos específicos e fluxos de onboarding para cada departamento),

👉 Tours interativos de produtos que se concentram nos principais recursos, bem como em recursos adicionais, checklists de onboarding de usuários, diferentes padrões de UX de onboarding e outros elementos de onboarding,

👉 Acesso direto à base de conhecimento do software, ao suporte ao cliente ou a outras formas de autoatendimento,

E muitos outros detalhes que podem depender do software em questão.

2- Facilita os processos fora do aplicativo

A adoção digital é uma tarefa desafiadora dentro e fora do software que está sendo adotado, o que significa que a experiência de onboarding dentro do aplicativo afeta naturalmente os fluxos de trabalho de onboarding fora do software.

Para garantir que esse efeito seja positivo, o processo de onboarding do software que você está projetando para seus funcionários deve ser de alto nível.

Dessa forma, os fluxos de trabalho de onboarding fora do aplicativo, como reuniões de engajamento de funcionários, software suplementar e processos de verificação de progresso, podem ser mais significativos e valer o tempo de todos.

3- Aumenta a cultura da empresa

Não é difícil imaginar que uma experiência de treinamento cumulativo reuniria grupos de pessoas.

Quando feito corretamente e usando o software certo de onboarding de funcionários, o processo de onboarding de software pode ter o mesmo efeito. E esse ainda é o caso do onboarding remoto, já que os canais adequados para a comunicação com o funcionário serão mantidos abertos.

Agora você sabe o que faz com que o onboarding de software valha seu tempo.

Mas o que realmente faz com que valha a pena tentar e, no final, seja um processo bem-sucedido?

Aqui estão algumas práticas recomendadas de onboarding de software:

As 5 melhores práticas de onboarding de software

Em teoria, projetar uma experiência de onboarding de usuários é simples, e fica ainda mais simples se o processo for digital e o software de onboarding correto for usado.

Mas, na prática, pode ser muito mais difícil do que parece, com todos os mecanismos internos e as complexidades do comportamento do usuário e da carga cognitiva.

Se quiser que o processo de onboarding do software funcione, você precisa se esforçar para isso.

Portanto, vamos dar uma olhada em cinco das práticas recomendadas que aconselho a qualquer pessoa que esteja criando qualquer tipo de experiência de usuário para os funcionários:

1- Conheça seu público-alvo (ou seja, seus funcionários)

Para todos os tipos de processos de onboarding simplificados, bem como para as experiências de produtos que esperam alcançar o máximo de engajamento dos usuários, há apenas um pré-requisito antes de realmente executar o design e o processo:

Conhecer a fundo seu público-alvo.

Então, digamos que você tenha uma empresa SaaS e precise ensinar seus funcionários a usar uma ferramenta de SaaS. Por exemplo, a Asana - sem sentimentos pessoais, apenas uma ferramenta aleatória 👀

Como você é uma empresa de SaaS, sabe que quase todos os seus funcionários são pessoas que entendem de tecnologia e também sabe exatamente quanto tempo eles podem dedicar ao onboarding, além de outras informações cruciais.

Nesse sentido, isso é diferente do onboarding de clientes, portanto, você sabe muito mais detalhes sobre os usuários em questão, ao contrário da sua base de clientes.

Portanto, quando se tem tanto com que trabalhar, o mínimo que se pode fazer é interpretar tudo isso no onboarding que você criará. Ao integrar todos os dados dos funcionários ao onboarding, você terá mais chances de finalizar o processo com sucesso.

2- Obtenha as ferramentas de onboarding corretas

O material sobre seus usuários é uma coisa, mas ninguém orquestra um fluxo de onboarding no papel.

Se você acha que não quer que seu precioso tempo e dinheiro sejam gastos em horas de programação de software de onboarding para seus funcionários, o que você precisa é de uma boa solução de onboarding de terceiros.

E eu conheço a solução mais fácil e econômica para isso 😎

Mude seu processo de onboarding de software com a UserGuiding

Nunca fui um grande fã de mudanças, mas tive que passar por mudanças e pelo onboarding de outras pessoas muitas vezes como parte de meu trabalho.

Caso em questão: quando decidimos que a Asana não era para nós e começamos a integrar o ClickUp em nosso fluxo de trabalho diário. Sabendo o quanto era difícil aprender a usar a Asana para alguns de nós, dessa vez tínhamos planos diferentes.

Nós mesmos faríamos o onboarding usando a extensão UserGuiding Now.

Isso nos ajudaria em dois aspectos:

👉 Onboarding da equipe para os recursos que eles realmente precisavam usar (ao contrário do que aconteceu com a Asana)

👉 Controlar o ritmo do onboarding de acordo com a velocidade e a carga de trabalho da equipe (não muito rápido e esquecível desta vez)

E a primeira parte do fluxo final de onboarding era assim:

Quer saber como fiz isso?

Confira os recursos UserGuiding:

✅ Tours guiados por produtos, guias interativos

✅ Checklists de onboarding de usuários

✅ Tooltips, hotspots, mensagens no aplicativo

✅ Centrais de recursos

✅ Pesquisas NPS

E muito mais, desde análises avançadas e alta personalização até segmentação e direcionamento de usuários.

👉 Experimente a UserGuiding AGORA 👈 

3- Personalize e customize o processo

Um processo simplificado não é igual a um processo padronizado.

Se um software estiver sendo adotado por toda a empresa ou por várias equipes, é necessário apenas adaptá-lo de acordo com as necessidades de cada persona de usuário.

Por exemplo, a equipe de marketing pode precisar saber mais sobre os recursos de e-mail e de criação de uma determinada ferramenta, enquanto a mesma ferramenta pode ser útil como uma solução de gerenciamento de projetos para a equipe de produtos.

A personalização é igualmente importante, pois não conseguir falar o idioma dos seus usuários pode ser um verdadeiro fardo para a carga cognitiva deles.

O onboarding de software da RAM é um ótimo exemplo disso:

Com um mascote criado especificamente para atrair seus próprios funcionários e um texto amigável, a RAM faz um excelente trabalho de onboarding de seus funcionários em seu novo software.

Leia o restante da história de sucesso da RAM com a UserGuiding aqui 👈 

4- Capacite os líderes de equipe

Quando tudo estiver pronto e o onboarding do seu software in-app estiver pronto para ser colocado em prática, é hora de verificar com os líderes de equipe se o seu fluxo de onboarding realmente atende às necessidades dos colegas de equipe.

Conceder acesso aos líderes de equipe e às partes interessadas para editar e personalizar ainda mais o onboarding também é uma ótima prática e pode ser facilmente realizada com ferramentas de onboarding de usuários de terceiros (como esta aqui 👀)

Por fim, fazer com que as partes interessadas verifiquem seus colegas de equipe depois que o fluxo de onboarding for concluído por todos os membros pode revelar outras otimizações para o fluxo de onboarding e até mesmo ajudá-lo a descobrir dificuldades e resolvê-las antes que todo o processo de adoção do software seja concluído.

5- Atualize e otimize

A última prática recomendada que eu aconselharia a qualquer pessoa que esteja criando qualquer tipo de onboarding é sempre atualizar o material criado e otimizar seus fluxos de onboarding de acordo com o feedback.

Nem todo software é para uso sazonal, e é sempre provável que seja necessário integrar usuários novos em um software específico.

Atualizar frequentemente os fluxos de onboarding de acordo com as atualizações do software que você está usando e trabalhar com o feedback que seus funcionários forneceram para manter o onboarding eficaz é essencial para qualquer projeto de onboarding e adoção de software. 

Agora, deixe-me mostrar como você pode dar vida a tudo isso com uma ferramenta confiável de onboarding de software: 

Como criar um fluxo de onboarding com a UserGuiding em 3 passos

Talvez você não acredite em mim, mas o UserGuiding Now é uma extensão da UserGuiding para ajudá-lo a receber os usuários em QUALQUER software sem ter acesso de desenvolvedor ao software.

Veja como fazer isso em três etapas:

1- Crie um guia

Antes de mais nada, vamos ao painel da UserGuiding.

Quando chegarmos lá, o que queremos fazer, dependendo do padrão de UX de onboarding que queremos usar, é ir para a seção correspondente.

Quero criar um guia para onboarding de software, portanto aqui estou eu na seção de guias:

E sim, você adivinhou. Estou criando um guia de onboarding de software para a Asana!

O modal me levará diretamente ao URL que inseri, e estou pronto para começar a parte divertida:

2- Edite e personalize

Quando estiver no painel da Asana, posso usar a extensão UserGuiding para começar a criar na UI do software.

Começarei com um pequeno e divertido modal de boas-vindas:

Posso adicionar tooltips, hotspots, um checklist de onboarding do usuário e muito mais, mas mantive a simplicidade para esta vez.

Aqui está o que eu criei em 5 minutos:

Assim que terminar de personalizar meu design, também estarei pronto para fazê-lo:

3- Configure as alterações e publique com a UserGuiding Now

Estou voltando ao painel da UserGuiding para salvar e configurar as alterações: Posso alterar facilmente a segmentação de páginas, o acionamento automático, o agendamento, a segmentação de usuários e muito mais!

Depois de transformar o guia em ativo e clicar em "Save", estou pronto para publicar:

Mas para que isso funcione, preciso usar a UserGuiding Now, que é um processo realmente simples.

Tudo o que farei é ir para as configurações e para os contêineres. Lá, encontrarei o código do meu contêiner e pegarei o último fio para colocá-lo na extensão UserGuiding Now:

Por fim, insiro o link da página em que desejo que o onboarding seja realizado e pronto!

Meu fluxo de onboarding de software está pronto para ser usado!

Gostou do que viu?

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Mas ainda não terminamos. 

As 3 melhores métricas para medir o onboarding e a adoção de software

Ter sucesso é saber que você foi bem-sucedido.

E sem as métricas de sucesso de onboarding adequadas, talvez você nunca saiba o que está acontecendo com seu onboarding de software:

1- Taxa de conclusão do onboarding

A taxa de conclusão do onboarding é uma métrica simples, mas sólida, que você precisa acompanhar para garantir que todos os seus funcionários cheguem ao final do onboarding com sucesso.

É possível rastrear a taxa de conclusão com integrações analíticas de software de onboarding de usuários de terceiros ou fazer isso fora do aplicativo com uma pesquisa.

De qualquer forma, é prioridade máxima garantir que o processo de onboarding do software que você adaptou especificamente para o uso do seu funcionário seja concluído. 

2- Taxa de adoção de recursos

A taxa de adoção de recursos é uma métrica um pouco mais complexa e é melhor monitorada com uma ferramenta de análise ou com o recurso de análise integrado de uma ferramenta de onboarding.

Para medi-la, a fórmula é simples: Divida o número de novos usuários de um recurso pelo número total de usuários e você terá sua taxa de adoção de recursos.

Taxa de adoção de recursos = Número de novos usuários de um recurso / Número total de usuários

Quanto mais alto ele for, melhor.

3- Feedback dos funcionários

Por fim, um KPI importante que mencionamos acima também é o feedback dos funcionários, que é melhor recebido oficialmente, mas o feedback informal também pode ser considerado!

Para coletar o feedback de seus funcionários, você pode usar novamente um software de terceiros para solicitar aos funcionários, por meio de pesquisas NPS ou formulários abertos, que forneçam sugestões e problemas.

Confira mais métricas usadas no onboarding de usuários aqui 👈

Conclusão

Seja qual for o tipo de software de onboarding de usuários e quem quer que seja que precise ser integrado, os princípios básicos do onboarding de usuários são sempre os mesmos:

Se não for possível tornar o processo simples e engajamento dos usuários, não será possível alcançar o sucesso.

Considerando essa situação e o fato de que usar uma ferramenta de onboarding de terceiros (como a UserGuiding) pode economizar muito tempo e dinheiro, aposto que você está pronto para criar o onboarding do seu software.

Boa sorte para você!