¿Qué es un asistente de onboarding? Definición y ejemplos

Vayamos al grano.

¿Qué es un asistente de onboarding?

Un asistente de onboarding es un elemento de UX/UI diseñado para ayudar a los usuarios en el proceso de onboarding inicial de un producto. Similares a los asistentes de configuración, los asistentes de onboarding son coordinadores de onboarding que se lanzan o solicitan cuando un usuario ejecuta un producto por primera vez. Como estas guías de onboarding no son necesariamente muy sofisticadas, el objetivo principal de la secuencia de onboarding no es un onboarding completo del producto, sino un iniciador del resto de la experiencia de onboarding del usuario.

En teoría, un asistente de onboarding puede parecerse mucho a un flujo de registro. Pero como los asistentes de onboarding no suelen profundizar en la personalización ni incluir campos personalizados, no se consideran necesariamente flujos de registro.

Una distinción importante entre los asistentes de onboarding y otros elementos similares de la experiencia de onboarding del usuario sería que los asistentes de onboarding suelen consistir en una ventana modal con una lista explícita de tareas y que no funcionan necesariamente en un flujo de onboarding basado en el perfil de usuario.

No suena tan divertido, ¿eh?

Hablemos de por qué siguen siendo importantes en el panorama general.

¿Por qué son importantes los asistentes de onboarding?

Desde el punto de vista actual de un SaaS, un asistente de onboarding es una idea bastante anticuada.

Pero fundamentalmente, que haya un flujo de trabajo de onboarding que tenga lugar en cuestión de minutos y con el foco principal en la realización de acciones clave como preparación para el producto real sirve más a la idea de un proceso de onboarding asombroso que las experiencias de onboarding de usuario con cientos de flujos de onboarding sin contenido sustancial de onboarding en él.

Por tanto, lo que hace que un asistente de onboarding sea tan importante es la idea que hay detrás:

Incluso si una empresa no adopta ninguna forma de onboarding, y mucho menos una experiencia de onboarding contextual, todavía puede tener lugar alguna forma de onboarding a través de elementos como los asistentes de onboarding.

Pero, ¿significa eso realmente que deberíamos utilizar activamente asistentes de onboarding? 👀

Por qué los asistentes de onboarding pueden no ser lo que necesitas

Ya debería quedarte claro que un asistente de onboarding no es necesariamente una forma favorable de onboarding de usuarios o empleados.

Pero, ¿por qué?

1- Alcance innatamente limitado

Aunque un asistente de onboarding es esencialmente un método viable para el onboarding inicial de un software local, nunca podría funcionar eficazmente como un proceso de onboarding completo o un elemento para el onboarding de funciones esenciales.

Esto se debe a que los asistentes de onboarding tienen innatamente un alcance limitado en el producto para el que se utilizan.

En un escenario común, se solicita un asistente de onboarding al descargar una herramienta probablemente compleja o más tarde durante el primer uso de dicha herramienta para que los usuarios empiecen a utilizarla.

Pero este proceso suele dedicarse a configurar y comprender los requisitos técnicos previos para utilizar la herramienta.

Durante este paso inicial hacia el uso del producto, casi no se realiza ninguna acción significativa para comprender cómo utilizar el producto.

2- No hay oportunidades prácticas

Como un asistente de onboarding suele ser una ventana modal en sí misma, no suele haber acciones dentro de la aplicación.

Es decir, los usuarios no llegan a experimentar la herramienta con sus propias manos.

Puede que esto no suene tan horrible, pero sabiendo que el 63% de los clientes tienen en cuenta el periodo de onboarding a la hora de decidir suscribirse a un servicio o comprar un producto, puede que sea necesaria una experiencia práctica.

3- Formato obsoleto

Si pasáramos por alto todos los problemas asociados a los asistentes de onboarding -que son demasiado limitados para un proceso de onboarding completo o que no son fáciles de usar y tienden a aislar a los usuarios del producto-, sólo quedaría un gran problema.

El formato de un asistente de onboarding está bastante anticuado.

El diseño de un típico asistente de onboarding y el hecho de que sea una gran ventana emergente van en contra de los principios de usabilidad más básicos.

Mantener a los usuarios fuera del producto ya es un riesgo suficientemente grande.

Pero, de nuevo, qué se le va a hacer; ¿no?

Incorrecto.

Rechaza la tradición, abraza la modernidad: UserGuiding

Cuando descubrí por primera vez el onboarding dentro de una aplicación, no era más que un simple mortal, familiarizado sólo con los magos del onboarding y los de su clase.

Pero pronto me di cuenta de que el onboarding del usuario en la aplicación cumplía todos los requisitos.

Podrías utilizar tooltips para señalar elementos de la UI, hotspots para llamar la atención de los usuarios, modales de bienvenida y modales de salida y, lo mejor de todo, checklists de usuario que funcionarían exactamente igual que los asistentes de onboarding con una gran diferencia: in-app.

Y con UserGuiding, puedes hacer todo eso sin código alguno.

UserGuiding es una herramienta de adopción de productos sin código, especialmente perfecta para empresas de software B2B pequeñas y grandes.

¿Quieres actualizar un asistente de onboarding con UserGuiding?

Sería algo parecido a esto:

Además, las checklists de usuario no son lo único que puedes hacer con UserGuiding 😎

Algunas de las funciones esenciales de UserGuiding son:

✅ Tours de productos

✅ Guías interactivas

✅ Checklists de usuario

✅ Tooltips y hotspots

✅ Centros de recursos

✅ Encuestas NPS

Las funciones del producto también incluyen segmentación de usuarios, potentes análisis y un alto grado de personalización.

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Pero no estoy aquí para difamar a los asistentes de onboarding.

Hay muchísimos ejemplos de asistentes de onboarding. Echemos un vistazo.

Los mejores ejemplos de asistentes de onboarding 

1- Shopify

Un producto popular, Shopify, utiliza un asistente de onboarding, o como a ellos les gusta llamarlo, una guía de configuración para asegurarse de que los usuarios completan tareas importantes que les ayuden a encontrar valor en el producto.

El asistente de onboarding consta de 5 pasos junto con una barra de progreso e imágenes diminutas dedicadas a cada paso para una experiencia de usuario más atractiva.

El ejemplo de Shopify de un asistente de onboarding es de primera categoría, gracias a su contenido conciso y a la adición de elementos como barras de progreso e imágenes para que la UX sea más fluida y atractiva para los usuarios. 

 2- CiviHR

CiviHR utiliza un asistente de onboarding para llevar un registro de su personal y directivos en un flujo de trabajo de onboarding de 8 pasos.

La secuencia de onboarding se puede saltar para recordarla más tarde, y con los botones siguiente y anterior se puede navegar fácilmente por el asistente.

Aunque el asistente es un poco largo, sigue utilizando elementos UX de onboarding actualizados, lo que hace que el asistente de onboarding de CiviHR sea viable y fácil de usar.

3- JFrog

JFrog ofrece a los usuarios un asistente de onboarding que les guía a través de una secuencia de onboarding de 5 pasos.

Aunque el asistente de onboarding funciona esencialmente más como un asistente de configuración, sigue utilizando material de onboarding para ayudar a los usuarios a dar el paso inicial hacia su nueva plataforma.

Al igual que un flujo de registro adecuado, el asistente de onboarding de JFrog incluye un mensaje de bienvenida y un botón para empezar, que crea el ambiente para el onboarding aunque el proceso de onboarding completo no sea dentro de la aplicación.

JFrog también tiene botones de anterior, siguiente y omitir, y al final de la guía de onboarding, los usuarios ven un mensaje de felicitación que indica el final del flujo de trabajo de onboarding.

Aunque no es un flujo de onboarding basado en el perfil de usuario, y el objetivo principal es sólo ayudar a los usuarios a configurar la herramienta correctamente, JFrog hace un buen trabajo con la copia de onboarding.

4- Navattic

Al registrarse, Navattic hace que los usuarios recorran la plataforma y realicen tareas mediante un paso de onboarding que consta de 4 pasos.

Lo que lo convierte en un gran ejemplo es que Navattic utiliza tanto una barra de progreso en la parte superior como indicadores de tiempo para cada paso en el lateral, dando a los usuarios una idea completa de lo que pueden esperar al onboarding en la plataforma.

Además, la jerarquía visual del asistente también es un buen factor para el éxito del elemento; no se trata de un asistente de onboarding a pantalla completa, que podría dar a los usuarios una sensación de pasarela antes de utilizar realmente la herramienta.

En su lugar, Navattic utiliza un diseño de asistente de onboarding que aparece dentro de la propia plataforma para que los usuarios puedan explorar y recorrer la aplicación sin dejar de saber cómo incorporarse.

Una alternativa mejor: Ejemplos de checklists de usuario

1- Keyhole

Aunque los ejemplos anteriores son suficientemente buenos para la configuración, el onboarding y la inscripción, no tienen necesariamente en cuenta el factor humano del onboarding: siempre queremos un poco más.

Y nuestro siguiente ejemplo, Keyhole, hace un trabajo bastante bueno mostrando cómo reformar un asistente de onboarding para convertirlo en algo más fácil de usar (¡utilizando UserGuiding!)

Keyhole utiliza una checklist de usuario para ayudar a los usuarios a ver rápidamente el valor del producto, a la vez que aprenden un par de cosas sobre las funciones destacadas de la plataforma.

El checklist consiste en una lista de tareas que activan guías interactivas dentro de la aplicación.

Después de completar una guía interactiva, se rellena la barra de progreso y se comprueban las acciones clave. 

Lo mejor es que los usuarios no tienen que saltarse ni posponer la experiencia de onboarding; todo el proceso de onboarding está disponible en todo momento en la parte inferior derecha de la pantalla.

Consulta el resto de la historia de éxito de Keyhole aquí 👈

2- Flourish

Otro asistente de onboarding muy optimizado es el checklist de usuario de Flourish, con 4 pasos y una barra de progreso que se llena rápidamente gracias a las guías interactivas fáciles de realizar incrustadas en el checklist.

La experiencia del asistente de onboarding mejora gracias a las guías interactivas y a la oportunidad de aprendizaje visual.

Así es como se activa una guía interactiva dentro del checklist.

Al igual que en el caso de Keyhole, el asistente de onboarding de Flourish está disponible en todo momento para que los usuarios lo completen cuando consideren oportuno.

Pero, ¿cómo crearon un mago tan genial?

Lee el resto de la historia de éxito de Flourish aquí 👈 

Conclusión

Cuando se trata de onboarding de usuarios, lo que cuenta NO es sólo la idea.

Un desliz y tus usuarios podrían haber estado mejor sin la guía de un asistente de onboarding.

Pero ahora ya sabes que las posibilidades de fracaso son mucho menores con un elemento UX de onboarding más actualizado, como las checklists de onboarding de usuario.

Así que, ¿por qué no compruebas cómo puedes elaborar un checklist increíble?