Como treinar os funcionários em novas tecnologias?

Adaptação à nova tecnologia no local de trabalho

A introdução de novas tecnologias (especialmente software) em um local de trabalho promete maior eficiência e produtividade. No entanto, isso também significa uma mudança na rotina e exige que seus funcionários aprendam novas habilidades.

Portanto, a adaptação bem-sucedida é fundamental para o sucesso individual e organizacional.

Preparação para o treinamento de funcionários em uma nova tecnologia

Antes de apresentar um novo software aos seus funcionários, você deve orientá-los durante o processo de adaptação.

Aqui estão algumas etapas a serem consideradas ao se preparar para a grande mudança:

Identificar lacunas de conhecimento

Para garantir que o treinamento seja direcionado e tenha impacto, é essencial ter uma compreensão abrangente das capacidades atuais dos funcionários.

• Realizar uma análise completa das necessidades: Identifique as habilidades e os conhecimentos específicos necessários para a adoção bem-sucedida da tecnologia em diferentes funções.
• Utilizar avaliações de lacunas de habilidades: Identifique as áreas em que os funcionários não têm proficiência para adaptar o treinamento de acordo.
• Priorizar os objetivos de aprendizado: Concentre o treinamento em competências essenciais para maximizar a eficiência e o impacto.

Estar ciente dos desafios frequentemente enfrentados durante o treinamento de funcionários

Você deve ser capaz de prever os possíveis obstáculos para garantir um processo de treinamento tranquilo.

• Resistência à mudança: Os funcionários podem resistir à nova tecnologia devido ao medo do desconhecido ou à insegurança no trabalho.
• Restrições de tempo: Equilibrar o treinamento com as responsabilidades diárias de trabalho pode ser um desafio.
• Dificuldades técnicas: Problemas com software ou hardware podem prejudicar o progresso do treinamento.
• Estilos de aprendizagem: Funcionários diferentes têm preferências de aprendizado diferentes, o que exige métodos de treinamento diferentes.

Convencer os funcionários a adotar novas tecnologias

Comunique claramente os benefícios da nova tecnologia para promover a adesão dos funcionários.

• Destacar as vantagens: Explique como a tecnologia melhorará a eficiência, a produtividade ou a satisfação no trabalho.
• Abordar as preocupações: Discuta abertamente os possíveis desafios e ofereça soluções ou garantias.
• Oferecer incentivos: Considere recompensas ou reconhecimento pela adoção antecipada ou proficiência.
• Fornecer suporte contínuo: Ofereça assistência pós-treinamento e recursos para aumentar a confiança.
• Liderar pelo exemplo: Demonstre como a tecnologia pode ser usada de forma eficaz no trabalho diário.

Defina expectativas claras

Metas e objetivos de treinamento claros e mensuráveis fornecem direção e foco para todo o processo de treinamento.

• Alinhar o treinamento às metas comerciais: Garantir que as iniciativas de treinamento apoiem diretamente os objetivos organizacionais e contribuam para o sucesso geral.
• Definição de metas SMART: Desenvolver metas de treinamento específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado para acompanhar o progresso e medir os resultados.
• Comunicação das expectativas: Transmitir claramente os objetivos do treinamento aos funcionários, instrutores e partes interessadas para garantir o alinhamento e a compreensão.

Um exemplo de plano de treinamento para a implementação de um novo software

Uma maneira de criar um calendário para seu novo treinamento em software é dividi-lo por dias e atividades.

Abaixo, você pode encontrar um exemplo de plano de treinamento e ajustá-lo de acordo com suas necessidades:

Observação: este é um modelo básico. O plano de treinamento real varia de acordo com a complexidade do software, o tamanho da organização e o público-alvo.

Considerações adicionais

• Teste piloto: Conduza um programa de treinamento piloto para identificar quaisquer problemas ou áreas de melhoria.
• Superusuários: Identifique e treine um grupo de superusuários para fornecer suporte contínuo aos colegas.
• Comunicação: Mantenha uma comunicação aberta durante todo o processo de treinamento.
• Flexibilidade: Esteja preparado para ajustar o plano de treinamento com base no feedback e na mudança das circunstâncias.

Outra maneira de programar suas sessões de treinamento é estruturá-las de acordo com a função de seus funcionários.

Dê uma olhada neste exemplo:

Principais considerações sobre o treinamento baseado em funções

• Identificar as competências essenciais: Determine as habilidades essenciais necessárias para que cada função use o novo software de forma eficaz.
• Criar caminhos de aprendizagem específicos para cada função: Desenvolva módulos e atividades de treinamento personalizados para diferentes funções de trabalho.
• Priorizar o conteúdo do treinamento: Concentre-se nos recursos e nas funcionalidades mais importantes para cada função.
• Oferecer treinamento em níveis: Ofereça treinamento básico para todos os funcionários e treinamento avançado para usuários avançados.

Melhores práticas de treinamento de funcionários para uma transição tranquila

Atender a diversas necessidades de aprendizado

Para maximizar a eficácia do treinamento, é essencial oferecer uma variedade de experiências de aprendizado.

• Abordagem de aprendizagem combinada: Combine instrução em sala de aula, módulos on-line e prática prática para atender a diferentes estilos de aprendizagem e acomodar agendas lotadas.
• Microaprendizagem: Desenvolver módulos de treinamento curtos e focados em recursos ou tarefas específicas do software para facilitar o aprendizado rápido e a retenção.
• Mentoria e orientação: designe usuários experientes como mentores para fornecer suporte e orientação contínuos aos novos usuários.
• Treinamento específico de onboarding: Projete módulos de onboarding dedicados para apresentar aos funcionários o novo software e os processos da empresa.
• Caminhos de aprendizagem personalizados: Crie planos de treinamento personalizados com base nas funções, nos níveis de experiência e nas preferências de aprendizagem dos funcionários usando a segmentação.

Promover a retenção de conhecimento

Experiências de treinamento com engajamento incentivam a adoção e o uso do software.

• Elementos interativos: Incorpore exercícios práticos, simulações e cenários de interpretação de papéis para reforçar o aprendizado e aumentar a confiança.
• Gamificação: Utilize elementos baseados em jogos para tornar o treinamento divertido e competitivo, motivando os funcionários a aprender.
• Recursos visuais: Use recursos visuais claros e concisos, como capturas de tela, diagramas e vídeos, para explicar as funcionalidades do software.
• Demonstrações de produtos: Faça demonstrações ao vivo do novo software para mostrar seus recursos e benefícios.
• Exemplos do mundo real: Use exemplos práticos e estudos de caso para ilustrar como o software pode ser aplicado às tarefas cotidianas.

Aprimorar o fornecimento de treinamento

A tecnologia pode ser uma ferramenta poderosa para oferecer um treinamento eficaz.

• Plataformas de e-learning: Utilize plataformas on-line para fornecer conteúdo de treinamento, acompanhar o progresso e fornecer recursos.
• Realidade Virtual (VR) e Realidade Aumentada (AR): Crie experiências de treinamento imersivas para aplicativos de software complexos.
• Aprendizagem móvel: Ofereça conteúdo de treinamento por meio de dispositivos móveis para maior flexibilidade e acessibilidade.
• Módulos de treinamento no aplicativo: Fornecer orientação e tutoriais específicos do contexto na interface do software.

A CitizenShipper usa a UserGuiding para criar guias interativos e tooltips dentro do próprio software.

• Sistemas de tours personalizados: Use a segmentação dos cargos dos funcionários/tipos de usuários para personalizar o treinamento e oferecer suporte adaptativo.

Garantir uma transição tranquila

Tenha em mente a logística técnica para uma transição de software bem-sucedida.

• Programação e coordenação: Crie um cronograma de treinamento detalhado que se adapte à disponibilidade dos funcionários e minimize as interrupções no fluxo de trabalho. Coordene com TI, RH e chefes de departamento para garantir uma implementação tranquila.
• Fluxo de trabalho de onboarding: Integre o treinamento do novo software ao processo de onboarding dos novos contratados para garantir uma transição perfeita.
• Plano de comunicação de treinamento: Desenvolva um plano de comunicação claro para informar os funcionários sobre oportunidades de treinamento, expectativas e cronogramas.

Avalie a eficácia do treinamento e o ROI

O impacto da transição de software depende da avaliação da eficácia do treinamento.

• Métodos de avaliação: Utilize avaliações pré e pós-treinamento, pesquisas e métricas de desempenho para avaliar a aquisição de conhecimento e o aprimoramento de habilidades.

O recurso de análise detalhada da UserGuiding ajuda a rastrear as interações do usuário com a orientação no aplicativo e fornece insights sobre a eficácia do treinamento.

• Métricas de desempenho: Acompanhe os principais indicadores de desempenho (KPIs) para medir o impacto do novo software na produtividade, na eficiência e nas taxas de erro.
• Retorno sobre o investimento (ROI): Calcule os benefícios financeiros do novo software comparando os custos com a economia e o aumento da receita.
• Métricas de adoção do produto: Monitore o uso do software, a adoção de recursos e a satisfação do usuário para avaliar o sucesso da transição.
• Melhoria contínua: Obtenha feedback dos funcionários para identificar áreas que precisam ser aprimoradas e faça os ajustes necessários nos programas de treinamento.

Promover uma cultura de aprendizado e adaptação

Incentivar uma cultura de aprendizado e adaptação é essencial para o sucesso a longo prazo.

• Compartilhamento de conhecimento: Crie oportunidades para que os funcionários compartilhem práticas recomendadas e dicas para usar o novo software.
• Sistemas de gerenciamento de conhecimento: Implemente uma base de conhecimento ou uma comunidade on-line para centralizar informações e recursos.

As bases de conhecimento e as centrais de recursos da UserGuiding tornam seu material de treinamento acessível dentro do produto.

• Desenvolvimento contínuo: Ofereça oportunidades de treinamento avançado e desenvolvimento de habilidades relacionadas ao novo software.
• Programas de mentoria: Combine usuários experientes com novos usuários para facilitar a transferência de conhecimento e fornecer suporte contínuo.
• Iniciativas de gerenciamento de mudanças: Reforçar continuamente os benefícios do novo software e abordar quaisquer desafios em andamento.

Conclusão

Um treinamento de software bem-sucedido é um investimento no futuro de sua organização.

Ao alinhar o treinamento com as metas de negócios, engajando os funcionários no processo de aprendizagem com elementos interativos, como notificações no aplicativo e fluxos de onboarding, você pode maximizar o retorno do seu investimento em software.

Lembre-se de que uma força de trabalho bem treinada é mais eficiente, produtiva e capaz de impulsionar a inovação.