¿Cómo formar a los empleados en nuevas tecnologías?

Adaptarse a las nuevas tecnologías en el lugar de trabajo

La introducción de nuevas tecnologías (especialmente software) en un lugar de trabajo promete una mayor eficiencia y productividad. Sin embargo, también supone un cambio de rutina y exige que tus empleados aprendan nuevas habilidades.

Por tanto, adaptarse con éxito es crucial tanto para el éxito individual como para el de la organización.

Preparación para la formación de los empleados en una nueva tecnología

Antes de introducir un nuevo software a tus empleados, debes guiarles en el proceso de adaptación.

Aquí tienes algunos pasos a tener en cuenta cuando te prepares para el gran cambio:

Identificar las lagunas de conocimiento

Para garantizar que la formación sea específica e impactante, es esencial conocer a fondo las capacidades actuales de los empleados.

• Realizar un análisis exhaustivo de las necesidades: Identifica las habilidades y conocimientos específicos necesarios para adoptar con éxito la tecnología en los distintos puestos.
• Utilizar evaluaciones de las carencias de competencias: Localiza las áreas en las que los empleados carecen de competencia para adaptar la formación en consecuencia.
• Priorizar los objetivos de aprendizaje: Centra la formación en las competencias críticas para maximizar la eficacia y el impacto.

Sé consciente de los retos a los que te enfrentas a menudo durante la formación de los empleados

Debes ser capaz de anticiparte a los posibles obstáculos para garantizar un proceso de formación fluido.

• Resistencia al cambio: Los empleados pueden resistirse a las nuevas tecnologías por miedo a lo desconocido o por inseguridad laboral.
• Falta de tiempo: Equilibrar la formación con las responsabilidades laborales diarias puede ser un reto.
• Dificultades técnicas: Los problemas con el software o el hardware pueden obstaculizar el progreso de la formación.
• Estilos de aprendizaje: Los distintos empleados tienen preferencias de aprendizaje diferentes, que requieren métodos de formación diversos.

Convencer a los empleados para que adopten nuevas tecnologías

Comunica claramente las ventajas de la nueva tecnología para fomentar la aceptación por parte de los empleados.

• Destacar las ventajas: Explica cómo la tecnología mejorará la eficacia, la productividad o la satisfacción laboral.
• Abordar las preocupaciones: Discute abiertamente los posibles retos y ofrece soluciones o tranquilízate.
• Ofrecer incentivos: Considera recompensas o reconocimientos por la adopción temprana o el dominio.
• Proporcionar apoyo continuo: Ofrece asistencia y recursos tras la formación para fomentar la confianza.
• Predicar con el ejemplo: Demuestra cómo puede utilizarse eficazmente la tecnología en el trabajo diario.

Establece expectativas claras

Unas metas y objetivos de formación claros y mensurables proporcionan dirección y enfoque para todo el proceso de formación.

• Alinear la formación con los objetivos empresariales: Garantizar que las iniciativas de formación apoyan directamente los objetivos de la organización y contribuyen al éxito general.
• Establecer objetivos SMART: Desarrollar objetivos de formación Específicos, Mensurables, Alcanzables, Relevantes y Limitados en el tiempo para seguir el progreso y medir los resultados.
• Comunicar las expectativas: Transmitir claramente los objetivos de formación a los empleados, formadores y partes interesadas para garantizar la alineación y la comprensión.

Un ejemplo de plan de formación para la implantación de un nuevo software

Una forma de crear un calendario para tu nueva formación de software es dividirlo por días y actividades.

A continuación, puedes encontrar un ejemplo de plan de entrenamiento y ajustarlo en función de tus necesidades:

Nota: Se trata de una plantilla básica. El plan de formación real variará en función de la complejidad del software, el tamaño de la organización y el público objetivo.

Consideraciones adicionales

• Prueba piloto: Lleva a cabo un programa piloto de formación para identificar cualquier problema o área de mejora.
• Superusuarios: Identifica y forma a un grupo de superusuarios para que presten apoyo continuo a los compañeros.
• Comunicación: Mantén una comunicación abierta durante todo el proceso de formación.
• Flexibilidad: Prepárate para ajustar el plan de formación en función de las reacciones y las circunstancias cambiantes.

Otra forma de programar tus sesiones de formación es estructurarlas en torno a la función de tus empleados.

Mira este ejemplo:

Consideraciones clave para la formación basada en funciones

• Identificar las competencias esenciales: Determina las competencias esenciales necesarias para que cada función utilice el nuevo software con eficacia.
• Crear itinerarios de aprendizaje específicos para cada función: Desarrolla módulos y actividades de formación a medida para diferentes funciones laborales.
• Priorizar el contenido de la formación: Céntrate en las funciones y características más importantes para cada función.
• Ofrecer formación por niveles: Ofrece formación básica a todos los empleados y formación avanzada a los usuarios avanzados.

Las mejores prácticas de formación de empleados para una transición sin problemas

Satisfacer las diversas necesidades de aprendizaje

Para maximizar la eficacia de la formación, es esencial ofrecer una variedad de experiencias de aprendizaje.

• Enfoque de aprendizaje combinado: Combina clases presenciales, módulos en línea y prácticas para atender a los distintos estilos de aprendizaje y adaptarte a horarios apretados.
• Microaprendizaje: Desarrolla módulos de formación breves y centrados en funciones o tareas específicas del software para facilitar un aprendizaje y una retención rápidos.
• Tutoría y entrenamiento: Asigna usuarios experimentados como tutores para que proporcionen apoyo y orientación continuos a los nuevos usuarios.
• Formación específica de onboarding: Diseña módulos de onboarding específicos para introducir a los empleados en el nuevo software y en los procesos de la empresa.
• Rutas de aprendizaje personalizadas: Crea planes de formación personalizados basados en las funciones de los empleados, sus niveles de experiencia y sus preferencias de aprendizaje utilizando la segmentación.

Fomentar la retención de conocimientos

Las experiencias de formación atractivas fomentan la adopción y el uso del software.

• Elementos interactivos: Incorpora ejercicios prácticos, simulaciones y juegos de rol para reforzar el aprendizaje y fomentar la confianza.
• Gamificación: Utiliza elementos basados en juegos para hacer que la formación sea divertida y competitiva, motivando a los empleados a aprender.
• Ayudas visuales: Utiliza elementos visuales claros y concisos, como capturas de pantalla, diagramas y vídeos, para explicar las funcionalidades del software.
• Demostraciones del producto: Haz demostraciones en directo del nuevo software para mostrar sus capacidades y ventajas.
• Ejemplos del mundo real: Utiliza ejemplos prácticos y estudios de casos para ilustrar cómo se puede aplicar el software a las tareas cotidianas.

Mejorar la impartición de formación

La tecnología puede ser una poderosa herramienta para impartir una formación eficaz.

• Plataformas de e-learning: Utiliza plataformas en línea para impartir contenidos de formación, seguir el progreso y proporcionar recursos.
• Realidad Virtual (VR) y Realidad Aumentada (AR): Crea experiencias de formación inmersivas para aplicaciones de software complejas.
• Aprendizaje móvil: Ofrece contenidos de formación a través de dispositivos móviles para mayor flexibilidad y accesibilidad.
• Módulos de formación dentro de la aplicación: Proporcionan orientación y tutoriales específicos para cada contexto dentro de la interfaz del software.

CitizenShipper utiliza UserGuiding para crear guías interactivas y tooltips dentro del propio software.

• Sistemas de guías personalizados: Utiliza la segmentación de los puestos de trabajo/tipos de usuario de los empleados para personalizar la formación y proporcionar ayuda adaptativa.

Garantizar una transición fluida

Ten en cuenta la logística técnica para que la transición de software sea un éxito.

• Programación y coordinación: Crea un calendario de formación detallado que se adapte a la disponibilidad de los empleados y minimice las interrupciones del flujo de trabajo. Coordínate con TI, RRHH y los jefes de departamento para garantizar una implantación sin problemas.
• Flujo de trabajo de onboarding: Integra la formación sobre el nuevo software en el proceso de onboarding de los nuevos empleados para garantizar una transición fluida.
• Plan de comunicación de la formación: Desarrolla un plan de comunicación claro para informar a los empleados sobre las oportunidades de formación, las expectativas y los plazos.

Medir la eficacia de la formación y el ROI

El impacto de la transición del software depende de la evaluación de la eficacia de la formación.

• Métodos de evaluación: Utiliza evaluaciones previas y posteriores a la formación, encuestas y métricas de rendimiento para evaluar la adquisición de conocimientos y la mejora de habilidades.

La función de análisis en profundidad de UserGuiding te ayuda a realizar un seguimiento de las interacciones de los usuarios con la guía dentro de la aplicación y te proporciona información sobre la eficacia de la formación.

• Métricas de rendimiento: Realiza un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el impacto del nuevo software en la productividad, la eficacia y las tasas de error.
• Retorno de la inversión (ROI): Calcula los beneficios económicos del nuevo software comparando los costes con los ahorros y el aumento de ingresos.
• Métricas de adopción del producto: Supervisa el uso del software, la adopción de funciones y la satisfacción de los usuarios para evaluar el éxito de la transición.
• Mejora continua: Recoger las opiniones de los empleados para identificar las áreas de mejora y hacer los ajustes necesarios en los programas de formación.

Fomentar una cultura de aprendizaje y adaptación

Fomentar una cultura de aprendizaje y adaptación es esencial para el éxito a largo plazo.

• Compartir conocimientos: Crea oportunidades para que los empleados compartan las mejores prácticas y consejos para utilizar el nuevo software.
• Sistemas de gestión del conocimiento: Implanta una base de conocimientos o una comunidad online para centralizar la información y los recursos.

Las bases de conocimiento y los centros de recursos de UserGuiding hacen que tu material de formación sea accesible dentro del producto.

• Desarrollo continuo: Ofrecer oportunidades de formación avanzada y desarrollo de habilidades relacionadas con el nuevo software.
• Programas de tutoría: Empareja a usuarios experimentados con nuevos usuarios para facilitar la transferencia de conocimientos y proporcionar apoyo continuo.
• Iniciativas de gestión del cambio: Refuerza continuamente las ventajas del nuevo programa informático y aborda cualquier dificultad que surja.

Conclusión

Una buena formación en software es una inversión en el futuro de tu organización.

Alineando la formación con los objetivos empresariales, comprometiendo a los empleados en el proceso de aprendizaje con elementos interactivos como notificaciones en la aplicación y flujos de onboarding, puedes maximizar el rendimiento de tu inversión en software.

Recuerda que una mano de obra bien formada es más eficiente, productiva y capaz de impulsar la innovación.