Gestão de Mudanças: Modelos de pesquisas para sua empresa

Fatores cruciais para o sucesso de um negócio – como condições do mercado, demandas dos clientes, era da informação, crescimento tecnológico, custo de insumos ou dinâmica concorrencial – estão mudando rapidamente, logo mudanças também são inevitáveis para uma organização. Dito isso, é natural que o processo de gestão de mudanças organizacionais envolva gestão e reavaliação de diversos problemas ao mesmo tempo.

Como mudanças são um processo e não uma situação, diversos métodos de gestão de mudanças foram desenvolvidos ao longo dos anos. A avaliação da gestão de mudanças se destaca entre esses métodos.

Neste artigo, vou compartilhar com vocês os elementos principais de uma gestão de mudanças de sucesso e dicas de como conduzir pesquisas de gestão de mudanças de maneira detalhada.

O que é gestão de mudanças?

Em primeiro lugar, vamos começar com a definição de gestão de mudanças. A gestão de mudanças é um conjunto de práticas de mudança organizacional que buscam:

• reduzir custos;
• aumentar a receita;
• resolver problemas;
• avaliar oportunidades;
• facilitar o fluxo de informações dentro da organização.

Em outras palavras, a gestão de mudanças lida com o fenômeno da mudança de uma forma orientada por pessoas. Afinal, é crucial interagir com as pessoas dentro da organização antes de tentar implementar qualquer mudança organizacional.

6 passos de um plano de gestão de mudanças

Um plano de gestão de mudanças efetivo inclui os seis passos a seguir:

1. Identifique o ponto focal da mudança
2. Determine o roadmap da mudança
3. Gere um caminho orientado por dados
4. Preste atenção em habilidades de comunicação sólidas
5. Comemore os resultados da mudança
6. Monitore e avalie os resultados da mudança

Agora vamos nos aprofundar nesses passos e oferecer razões para considerá-los no processo de avaliação da gestão de mudanças.

Identifique o ponto focal da mudança

Primeiramente, você precisa saber o que quer mudar; caso contrário, você só perderá tempo e os resultados serão inúteis. Você precisa fazer duas perguntas antes de criar um plano de gestão de mudança: “Onde estamos?” e “O que estamos buscando?”

Pode haver diversos fatores que tornam a mudança inevitável, como implementação de novas tecnologias, reorganização de processos, melhorias no atendimento ao cliente, entre outros. Focar em um ou mais desses fatores é o passo inicial.

Determine o roadmap da mudança

Você já sabe o que quer que mude dentro da dinâmica organizacional. Então agora vem a próxima pergunta: como avaliamos a gestão de mudanças? O segundo passo do plano de gestão de mudanças deve incluir objetivos, metas e propósitos claros.

Um processo de mudança saudável consiste em muitos passos diferentes. Em vez de passos repentinos e difíceis de executar, você deve implementar uma gestão de mudanças controlada e bem planejada. Esse passo envolve definir um destino e discutir com a equipe o que pode ser feito. Quando for determinar o roadmap, evite atalhos e crie um plano de gestão realista e flexível.

Gere um caminho orientado por dados

Mais adiante, falaremos sobre como coletar dados para um plano de gestão de mudança e quais perguntas você deve fazer em pesquisas de gestão de mudanças. Mas antes é preciso dizer que nenhuma mudança pode ser feita com base em suposições.

Compartilhamento de experiência e fluxo de feedback são fatores importantes ao criar um plano sistemático de mudança organizacional. Basear um plano de mudança em suposições não é profissional e não fornece resultados saudáveis. Nesse ponto, um plano bem estabelecido e baseado em evidências é essencial.

Antes de coletar dados novos, analise os que você já tem. Em seguida, você terá a chance de comparar os dados novos com os dados atuais. Dessa forma, também será possível medir o progresso na avaliação.

Preste atenção em habilidades de comunicação sólidas

O elemento complementar de todos os detalhes técnicos de um plano de gestão de mudança é uma comunicação bem estabelecida, transparente e em duas vias. Também considere que, em algumas organizações, gerentes intermediários têm um papel significativo em termos de construir pontes entre as partes.

A comunicação é o primeiro ponto em um ambiente social como as organizações. Você deve consultar e informar todas as partes em relação às mudanças durante todo o processo. Da mesma forma, você deve estar aberto para reimaginar e redesenhar o seu plano com base no feedback recebido.

A importância da comunicação é válida tanto para os funcionários antigos quanto para os novos. Se quiser aprender mais sobre como se comunicar com funcionários novos, recomendamos que leia o nosso artigo sobre onboarding de funcionários.

Comemore os resultados da mudança

Se você obteve alguns benefícios como resultado do processo de gestão de mudança, é importante comemorar essa conquista. O sucesso fica muito mais evidente com a comemoração. Essa atitude ajuda a fortalecer a motivação e o comprometimento da sua equipe com a mudança no longo prazo.

Comemorar os resultados, seja de forma verbal, escrita ou por qualquer outro meio, facilitará muito as coisas. Em momentos de dificuldade, os funcionários se lembrarão de que haverá uma comemoração do sucesso após esse período doloroso.

Monitore e avalie os resultados da mudança

Como já mencionamos, a mudança ocorre durante um longo período. Após atingir o seu objetivo, é preciso torná-lo permanente e avaliar os resultados da mudança. Não basta atingir o objetivo, você precisa manter a sua conquista.

Dito isso, continue medindo, avaliando e melhorando o projeto. Lembre-se de que não há uma regra que diga que toda mudança terá necessariamente resultados positivos. Se a mudança não for benéfica para a organização, não tenha medo de testar novos caminhos.

Avaliação da gestão de mudanças

Enfim, chegamos ao ponto principal. A chave para gerenciar e medir a mudança é fazer perguntas poderosas e diretas ao ponto. Precisamos de dados para interpretar a situação atual e calcular o nível de preparação para a mudança. Também é importante coletar feedback em diferentes etapas do processo de mudança.

Por essa razão, pesquisas de prontidão para mudanças são usadas para planejar um roadmap baseado em evidências antes, durante e após a mudança.

O que significa prontidão para gestão de mudanças?

Medir a preparação para a gestão de mudanças é a primeira etapa de qualquer tipo de plano de mudança. Com pesquisas de prontidão para gestão de mudanças, você pode coletar os dados necessários quanto à capacidade de mudança e ao conhecimento atual em relação à direção.

Aqui estão alguns exemplos de perguntas de pesquisas de funcionários quanto à prontidão para mudanças:

• Eu fui informado sobre a mudança antes dessa pesquisa.
• Eu acho que essa mudança é necessária para a nossa organização.
• Eu acho que posso contribuir com essa mudança.
• Eu acredito que posso me adaptar à mudança rapidamente.
• A mudança é compatível com as minhas aspirações profissionais.
• Eu acredito que a mudança contribuirá com a minha situação financeira.
• Eu não acho que a mudança colocará em risco a minha posição atual na organização.
• Eu tenho certeza que posso aprender novas habilidades com essa mudança.
• A mudança não afetará a minha saúde, a minha família e o meu tempo livre.
• A mudança resultará em um ambiente de trabalho melhor.

O que é uma pesquisa de gestão de mudanças?

Em poucas palavras, pesquisas de gestão de mudanças são ferramentas para coletar feedback dos funcionários durante o processo de gestão de mudanças. Entender as necessidades dos funcionários e obter insights como resultado da pesquisa melhorará o plano de negócio no longo prazo.

    Pesquisas de gestão de mudanças:

• Melhoram a comunicação entre gerentes e funcionários
• Ajudam os gerentes a entender o que está funcionando e o que não está no processo de tomada de decisões
• Permitem respostas efetivas e em tempo real para o problema
• Oferecem contribuição relevante para o ciclo de gestão de longo prazo
• Agem como um guia para planos futuros

Como criar um questionário de gestão de mudanças

É claro que o objetivo das mudanças será diferente em cada organização; não podemos esperar que todas farão as mesmas perguntas. No entanto, há algumas perguntas comuns e muito úteis para o processo de gestão de mudança.

A escala Likert é a forma mais adequada e fácil de fornecer aos funcionários um sistema de classificação dentro do questionário de gestão de mudança. Se você precisa de mais do que apenas pontuações numéricas, uma caixa de texto aberta e perguntas abertas também podem ser usadas. Caso prefira usar escalas de cinco pontos para medir as respostas, as opções devem ser as seguintes:

• Discordo fortemente
• Discordo
• Neutro
• Concordo
• Concordo fortemente

Alguns profissionais de gestão de mudanças preferem escalas Likert de sete ou 10 pontos para diversificar as opções. Já outros só usam respostas binárias, como sim ou não.

Há diversas formas de coletar feedback dos funcionários. No entanto, para ter resultados melhores, devemos considerar as limitações de tempo dos participantes e preparar um questionário de gestão que seja o mais compacto possível. A duração ideal das perguntas de um questionário de gestão de mudança para funcionários deve variar entre 10 e 15 minutos

Exemplos de perguntas de gestão de mudanças

Se você está na dúvida quanto às perguntas que deveria fazer antes de implementar uma mudança, nós preparamos algumas perguntas de gestão de mudanças como exemplo. Essas perguntas podem ser classificadas de acordo com o modelo ADKAR.

Modelo de gestão de mudanças ADKAR

ADKAR se refere às iniciais das palavras a seguir:

1. Awareness (Consciência)
2. Desire (Desejo)
3. Knowledge (Conhecimento)
4. Ability (Habilidade)
5. Reinforcement (Reforço)

Exemplos de perguntas de Consciência:

Há perguntas de questionários de gestão de mudanças para avaliar a consciência da necessidade de mudança, como:

• Eu estou ciente de que a empresa está prestes a implementar uma nova estratégia de negócios
• Eu estou ciente de que os gerentes estão tentando criar planos significativos para o futuro

Exemplos de perguntas de Desejo:

Essas perguntas são úteis para entender o nível de desejo de apoiar a mudança, como:

• Eu quero mudar a forma com que trabalhamos
• Eu acho que a empresa está considerando os nossos valores ao implementar esses planos
• Eu acredito no futuro do projeto

Exemplos de perguntas de Conhecimento:

Uma pergunta de conhecimento mede o conhecimento do participante sobre a mudança. Por exemplo:

• Eu entendo as mudanças projetadas no novo plano estratégico
• Eu vejo a necessidade das mudanças definidas no plano de gestão de mudança
• Eu sempre sei o que é esperado de mim neste trabalho

Exemplos de perguntas de Habilidade:

Perguntas de habilidade, por outro lado, calculam a capacidade de demonstrar habilidades e comportamentos. Você pode usar os seguintes modelos:

• Eu sei onde encontrar mais informações sobre as mudanças atuais
• Eu me sinto apoiado durante a mudança organizacional
• Eu tenho acesso ao material e aos recursos teóricos durante o trabalho
• Eu tenho habilidades de treinamento e uma base educacional suficientes para concluir as minhas tarefas
• Eu vejo as minhas experiências anteriores como uma vantagem de lidar com a nova situação

Exemplos de perguntas de Reforço:

Por fim, as perguntas de reforço servem para indicar como manter a mudança. Essas perguntas são feitas após a mudança para medir sua efetividade. Aqui estão alguns exemplos:

• Eu vejo mudanças acontecendo no ambiente de trabalho como resultado de novas decisões
• Eu acho que a reorganização me ajudou a cumprir os meus deveres melhor do que antes

Você pode revisar as perguntas com base nas aspirações do seu projeto e no que você quer mudar na sua operação organizacional. Tudo fica mais fácil depois de entender a lógica básica por trás dos modelos de perguntas.

Conclusão

As organizações fazem um investimento significativo ajudando os funcionários a construir os principais componentes de um trabalho bem-sucedido, como consciência, desejo, conhecimento e habilidade para implementar uma mudança, além de habilidades de reforço. Para ter sucesso no longo prazo, é preciso construir um bom plano de gestão de mudança.

No entanto, é fundamental saber como organizar esse plano de mudança e implementá-lo corretamente. Uma avaliação baseada em evidências é uma das formas mais adequadas de desenvolver negócios e implementar mudanças.

No mundo de hoje, mudanças são inevitáveis não apenas para as organizações, mas também para a percepção de trabalho delas. Em um mundo conduzido por inovações cada vez mais frequentes, é essencial para uma organização se adaptar e mudar. No entanto, não se esqueça de que você ainda está criando valor com pessoas reais e para pessoas reais.

Considerando o fator humano, qualquer tipo de processo de gestão de mudança só gera resultados saudáveis quando é operado em conjunto com os funcionários.