Comment former les employés aux nouvelles technologies ?

S'adapter aux nouvelles technologies sur le lieu de travail

L'introduction d'une nouvelle technologie (en particulier d'un logiciel) sur un lieu de travail promet une efficacité et une productivité accrues. Cependant, elle signifie également un changement de routine et exige de vos employés qu'ils acquièrent de nouvelles compétences.

Par conséquent, une adaptation réussie est cruciale pour le succès de l'individu et de l'organisation.

Préparation de la formation des employés à une nouvelle technologie

Avant d'introduire un nouveau logiciel auprès de vos employés, vous devez les guider tout au long du processus d'adaptation.

Voici quelques étapes à prendre en compte pour préparer ce grand changement :

Identifier les lacunes en matière de connaissances

Pour que la formation soit ciblée et efficace, il est essentiel de bien comprendre les capacités actuelles des employés.

• Procéder à une analyse approfondie des besoins : Identifiez les compétences et les connaissances spécifiques requises pour une adoption réussie de la technologie dans les différents rôles.
• Évaluer les lacunes en matière de compétences : Identifiez les domaines dans lesquels les employés manquent de compétences afin d'adapter la formation en conséquence.
• Hiérarchiser les objectifs d'apprentissage : Concentrez la formation sur les compétences essentielles afin de maximiser l'efficacité et l'impact.

Connaître les difficultés souvent rencontrées lors de la formation des employés

Vous devez être en mesure d'anticiper les obstacles potentiels afin de garantir un processus de formation sans heurts.

• Résistance au changement : Les employés peuvent résister aux nouvelles technologies par peur de l'inconnu ou par insécurité de l'emploi.
• Contraintes de temps : Il peut être difficile de concilier la formation et les responsabilités professionnelles quotidiennes.
• Difficultés techniques : Des problèmes de logiciel ou de matériel peuvent entraver la progression de la formation.
• Styles d'apprentissage : Les employés ont des préférences différentes en matière d'apprentissage, ce qui nécessite des méthodes de formation différentes.

Convaincre les employés d'adopter les nouvelles technologies

Communiquer clairement les avantages de la nouvelle technologie pour favoriser l'adhésion des employés.

• Mettre en évidence les avantages : Expliquez comment la technologie améliorera l'efficacité, la productivité ou la satisfaction au travail.
• Répondre aux préoccupations : Discutez ouvertement des difficultés potentielles et proposez des solutions ou rassurer.
• Offrir des incitations : Envisagez des récompenses ou une reconnaissance en cas d'adoption ou de maîtrise rapide.
• Fournir un soutien continu : Offrez une assistance post-formation et des ressources pour renforcer la confiance.
• Montrer l'exemple : Démontrez comment la technologie peut être utilisée efficacement dans le travail quotidien.

Fixer des attentes claires

Des buts et des objectifs de formation clairs et mesurables orientent l'ensemble du processus de formation.

• Aligner la formation sur les objectifs de l'entreprise : Veillez à ce que les initiatives de formation soutiennent directement les objectifs de l'organisation et contribuent à la réussite globale.
• Fixer des objectifs SMART : Développez des objectifs de formation spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps afin de suivre les progrès et de mesurer les résultats.
• Communiquer les attentes : Communiquez clairement les objectifs de la formation aux employés, aux formateurs et aux parties prenantes afin de garantir l'alignement et la compréhension.

Un exemple de plan de formation pour la mise en œuvre d'un nouveau logiciel

L'une des façons de créer un calendrier pour votre formation aux nouveaux logiciels est de le diviser par jours et par activités.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de plan d'entraînement que vous pourrez adapter en fonction de vos besoins :

Remarque : il s'agit d'un modèle de base. Le plan de formation réel variera en fonction de la complexité du logiciel, de la taille de l'organisation et du public cible.

Autres considérations

• Essai pilote : Menez un programme de formation pilote afin d'identifier les problèmes ou les points à améliorer.
• Super utilisateurs : Identifiez et former un groupe de super utilisateurs pour apporter un soutien continu aux collègues.
• Communication : Maintenez une communication ouverte tout au long du processus de formation.
• Flexibilité : Soyez prêt à ajuster le plan de formation en fonction du retour d'information et de l'évolution de la situation.

Une autre façon de planifier vos sessions de formation est de les structurer en fonction du rôle de vos employés.

Voici un exemple :

Considérations clés pour la formation basée sur les rôles

• Identifier les compétences de base : Déterminez les compétences essentielles requises pour chaque rôle afin d'utiliser efficacement le nouveau logiciel.
• Créer des parcours de formation spécifiques à chaque rôle : Développez des modules et des activités de formation sur mesure pour les différentes fonctions.
• Hiérarchiser le contenu de la formation : Concentrez-vous sur les fonctionnalités les plus critiques pour chaque rôle.
• Proposer une formation échelonnée : Proposez une formation de base à tous les employés et une formation avancée aux utilisateurs chevronnés.

Les meilleures pratiques de formation des employés pour une transition en douceur

Répondre aux différents besoins d'apprentissage

Pour maximiser l'efficacité de la formation, il est essentiel de proposer une variété d'expériences d'apprentissage.

• Approche d'apprentissage mixte : Combinez l'enseignement en classe, les modules en ligne et la pratique pour répondre aux différents styles d'apprentissage et s'adapter aux emplois du temps chargés.
• Micro-apprentissage : Développez des modules de formation courts et ciblés sur des fonctionnalités ou des tâches logicielles spécifiques afin de faciliter un apprentissage et une rétention rapides.
• Mentorat et coaching : Désignez des utilisateurs expérimentés comme mentors pour fournir un soutien et des conseils continus aux nouveaux utilisateurs.
• Formation spécifique à l'onboarding : Concevez des modules d'onboarding dédiés pour présenter aux employés le nouveau logiciel et les processus de l'entreprise.
• Des parcours d'apprentissage personnalisés : Créez des plans de formation personnalisés en fonction du rôle des employés, de leur niveau d'expérience et de leurs préférences en matière d'apprentissage grâce à la segmentation.

Favoriser la rétention des connaissances

Des expériences de formation engageantes encouragent l'adoption et l'utilisation des logiciels.

• Éléments interactifs : Incorporez des exercices pratiques, des simulations et des jeux de rôle pour renforcer l'apprentissage et la confiance.
• Gamification : Utilisez des éléments basés sur le jeu pour rendre la formation amusante et compétitive, afin de motiver les employés à apprendre.
• Aides visuelles : Utilisez des supports visuels clairs et concis, tels que des captures d'écran, des diagrammes et des vidéos, pour expliquer les fonctionnalités du logiciel.
• Démonstrations de produits : Proposez des démonstrations en direct du nouveau logiciel pour présenter ses capacités et ses avantages.
• Des exemples concrets : Utilisez des exemples pratiques et des études de cas pour illustrer la manière dont le logiciel peut être appliqué aux tâches quotidiennes.

Améliorer l'offre de formation

La technologie peut être un outil puissant pour dispenser une formation efficace.

• Plates-formes d'apprentissage en ligne : Utiliser des plateformes en ligne pour diffuser le contenu de la formation, suivre les progrès et fournir des ressources.
• Réalité virtuelle (VR) et réalité augmentée (AR) : Créer des expériences de formation immersives pour des applications logicielles complexes.
• Apprentissage mobile : Proposer des contenus de formation par le biais d'appareils mobiles pour plus de flexibilité et d'accessibilité.
• Modules de formation intégrés à l'application : Fournir des conseils et des tutoriels spécifiques au contexte dans l'interface du logiciel.

CitizenShipper utilise UserGuiding pour créer des guides interactifs et des infobulles au sein même du logiciel.

• Systèmes de visites personnalisées : Utilisez la segmentation des titres de poste des employés et des types d'utilisateurs pour personnaliser la formation et fournir un soutien adapté.

Assurer une transition en douceur

Soyez attentif à la logistique technique pour une transition logicielle réussie.

• Planification et coordination : Créez un calendrier de formation détaillé qui tienne compte de la disponibilité des employés et minimise les perturbations du flux de travail. Coordonnez votre action avec les services informatiques, les ressources humaines et les chefs de service afin de garantir une mise en œuvre sans heurts.
• Processus d'onboarding : Intégrez la formation aux nouveaux logiciels dans le processus d'onboarding des nouveaux employés afin d'assurer une transition en douceur.
• Plan de communication sur la formation : Élaborez un plan de communication clair pour informer les employés des possibilités de formation, des attentes et des délais.

Mesurer l'efficacité de la formation et le retour sur investissement

L'impact de la transition logicielle dépend de l'évaluation de l'efficacité de la formation.

• Méthodes d'évaluation : Utilisez des évaluations avant et après la formation, des enquêtes et des mesures de performance pour évaluer l'acquisition des connaissances et l'amélioration des compétences.

La fonctionnalité d'analyse approfondie d'UserGuiding vous aide à suivre les interactions des utilisateurs avec les conseils in-app et fournit des indications sur l'efficacité de la formation.

• Mesures des performances : Suivez les indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer l'impact du nouveau logiciel sur la productivité, l'efficacité et les taux d'erreur.
• Retour sur investissement (ROI) : Calculez les avantages financiers du nouveau logiciel en comparant les coûts aux économies et à l'augmentation des recettes.
• Mesures de l'adoption du produit : Surveillez l'utilisation du logiciel, l'adoption des fonctionnalités et la satisfaction des utilisateurs pour évaluer le succès de la transition.
• Amélioration continue : Recueillez les commentaires des employés pour identifier les domaines à améliorer et apporter les ajustements nécessaires aux programmes de formation.

Favoriser une culture de l'apprentissage et de l'adaptation

Encourager une culture de l'apprentissage et de l'adaptation est essentiel pour une réussite à long terme.

• Partage des connaissances : Créez des opportunités pour que les employés partagent les meilleures pratiques et les conseils pour l'utilisation du nouveau logiciel.
• Systèmes de gestion des connaissances : Mettez en place une base de connaissances ou une communauté en ligne pour centraliser les informations et les ressources.

Les bases de connaissances et les centres de ressources de UserGuiding rendent votre matériel de formation accessible au sein du produit.

• Développement continu : Offrez des possibilités de formation avancée et de développement des compétences liées au nouveau logiciel.
• Programmes de mentorat : Associez des utilisateurs expérimentés à de nouveaux utilisateurs afin de faciliter le transfert de connaissances et de fournir une assistance continue.
• Initiatives de gestion du changement : Renforcez en permanence les avantages du nouveau logiciel et relever les défis en cours.

Conclusion

Une formation réussie aux logiciels est un investissement dans l'avenir de votre organisation.

En alignant la formation sur les objectifs de l'entreprise, en engageant les employés dans le processus d'apprentissage avec des éléments interactifs comme les notifications in-app et les flux d'onboarding, vous pouvez maximiser le retour sur investissement de votre logiciel.

N'oubliez pas qu'une main-d'œuvre bien formée est plus efficace, plus productive et plus apte à stimuler l'innovation.