Adoção de Software: 8 boas práticas para sua empresa

Uma pergunta rápida:

O que melhora a retenção de funcionários em 82%?

Um bom onboarding.

Agora, tente adivinhar: o que 88% das empresas falham em fazer?

Um bom onboarding.

E por último, este tweet:

Como garantir o destaque da sua empresa com os melhores resultados para essas estatísticas?

Arrasando na adoção de software.

Por isso, neste artigo vamos explorar estratégias de adoção de software e lidar com os problemas, um a um.

Vamos começar com o essencial.

Resumo

• Um bom onboarding de colaboradores aumenta a retenção em 82%, enquanto 88% das empresas falham em fazer um onboarding de forma escalável e apropriada.
• A adoção de software é um período de mudança que a maioria das empresas passa, principalmente ao introduzir um novo sistema e precisar treinar os funcionários.
• A adoção de software é importante por motivos como:
  • O alinhamento do time é uma necessidade absoluta
  • O uso de softwares é inevitável para empresas em 2023
  • A educação contribui diretamente com o crescimento da empresa
• Algumas boas práticas:
  • Atenção à curva de adoção da tecnologia
  • Capacitando seus campeões em adoção de software
  • Testar diferentes ferramentas e plataformas de adoção de software
  • Incluir os times apropriados
  • Ter cuidado com o fluxo de trabalho interno
  • Priorizar uma boa comunicação
  • Prever e resolver possíveis ameaças ao processo
  • Criar um manual de adoção digital para o futuro
• Um bom exemplo de sucesso em adoção digital é a RAM, com uma história de sucesso que vale a pena ler. 👈

O que é adoção de software?

A adoção de software, muitas vezes chamada de adoção digital ou adoção do usuário, é uma fase em que a empresa decide adotar um novo software ou serviço e precisa fazer o onboarding dos seus colaboradores ou das pessoas que farão uso do software da melhor forma possível. O processo de onboarding para adoção de software pode ser difícil de gerenciar, considerando que certos problemas só poderão ser detectados ao longo do tempo. Ainda assim, várias soluções de adoção digital estão disponíveis para uma experiência de onboarding de colaboradores incrível.

De forma resumida, a adoção de software é a fase de adoção digital em que os funcionários aprendem a usar um novo software.

Agora, cada empresa pode escolher fazer o onboarding de seus funcionários – os usuários – de formas únicas e diferentes, dependendo do seu produto, fluxo de trabalho ou cronograma empresarial.

Mas a questão é: ela vai precisar da adoção de software.

Então vamos entender por quê.

Qual a importância da adoção de software?

Assim como o onboarding de clientes e o onboarding de usuários, o onboarding de colaboradoresfuncionários é um conceito crucial, principalmente para empresas B2B 🧑‍💻

E boa parte do onboarding de colaboradores consiste na adoção do software que eles precisarão usar.

Mas por que o processo de adoção do usuário é tão importante?

Há três razões principais que o tornam uma prioridade:

1- Alinhamento de time é uma necessidade 🔄

Você não pode adquirir um novo produto para o seu time e dizer "Beleza, podem começar".

Em primeiro lugar, é preciso que todos estejam alinhados. O melhor software não fará milagres a menos que todos saibam como usá-lo.

Além disso, nenhuma meta de negócios é alcançada com o esforço de poucos campeões.

Se o time inteiro não puder ajudar nas operações da empresa por falta de competência, é necessário entender o que está sendo feito errado.

2- O uso de softwares é inevitável 💻

Empresas SaaS sabem bem que qualquer negócio precisa de diversas ferramentas SaaS.

Logo, não é uma surpresa – de acordo com a Businesswire – que uma empresa média use cerca de 254 aplicações, sendo cerca de 40-60 por departamento. 

Pois é! 🤯

Isso não só significa que os processos das empresas estão evoluindo de forma rápida, mas também que não tem como uma empresa sobreviver sem pelo menos um bom apanhado de softwares SaaS.

Tudo se resume a sobrevivência dos melhores:

Ou você melhora aquelas taxas de adoção de software ou assiste seus concorrentes passarem na sua frente.

3- Educação = crescimento 📚

40% dos executivos relatam que o maior avanço da transformação digital foi a eficiência operacional.

Isso significa que com o aumento da adoção do produto pelos funcionários, a eficiência dos processos também aumenta. É fácil entender que uma empresa eficiente pode levar ao crescimento.

Portanto, quanto mais você educar seus funcionários e aumentar as taxas de adoção do usuário, melhores serão suas chances de alcançar um crescimento efetivo.

Afinal, ele acontece quando todos estão dando seu máximo.

Agora que você sabe o que é adoção de software e porque ela é importante, está na hora de falar sobre estratégias de adoção que podem ser implementadas.

Confira:

8 estratégias de adoção de software e boas práticas

Conseguir a adesão dos funcionários, agendar treinamentos contínuos e gerenciar todo o processo de implementação pode ser uma jornada difícil.

Observar a partir de uma ótica de gestão de mudanças, lidar com implantação de software e com adoção de tecnologia é apenas um passo na experiência de onboarding de colaboradores.

Ainda assim, existem algumas formas de garantir uma boa adoção e um bom processo de onboarding de colaboradores.

Aqui estão minhas oito melhores práticas para adoção de software:

1- Acompanhe a curva de adoção da tecnologia

Você pode já estar familiarizado com a curva de adoção de tecnologia.

Caso não conheça, ela é basicamente uma curva em formato de sino que distribui os funcionários de acordo com sua reação à mudanças, ou no nosso caso, de acordo com o processo de onboarding.

Podemos até chamá-la de curva de adoção de produto, com categorias como:

👉 Inovadores

Os inovadores são as pessoas que indicaram o novo software, ou são apenas entusiastas do assunto.

Embora possam ser poucos, eles são os campeões qualificados para a adesão de funcionários.

Early Adopters 🐓

Os early adopters, embora não sejam tão animados quanto os inovadores, são as pessoas que aceitam dar uma chance ao novo software.

Eles podem não ser os melhores campeões, mas estão dentre os que agitam a maioria no início da implantação.

Maioria precoce ☀️

A maioria precoce é, como o nome sugere, uma grande parcela das pessoas participando da adoção, e seu principal foco é entender quais benefícios eles terão com o novo software.Essas pessoas podem não ser as mais entusiasmadas para aderir ao novo sistema, mas eles podem ser convencidos com um empurrãozinho.

Maioria tardia 🌝

Por outro lado, a maioria tardia é um público difícil que não vai querer aderir ao novo software até que seja uma necessidade.

Mesmo sem muita proatividade, eles ainda representam uma grande parcela do seu público para a adoção.

Retardatários 😴

Por fim, os retardatários são as pessoas abertamente contra mudanças.

Eles podem querer manter o status quo, mas não podem evitar serem o alvo dos seus campeões de inbound.

E por que você deve estar atento à curva de adoção do produto?

É simples: para tomar as devidas precauções e garantir que todos adotem o software rapidamente.

2- Fortalecer inovadores e early adopters

Outra razão para estar atento à curva de adoção do produto é que ela ajuda as empresas a identificarem os inovadores e early adopters, que serão seus maiores aliados para ajudar a base de funcionários a aceitar a mudança.

Se seus inovadores e early adopters alcançarem suas expectativas, o ânimo deles pode motivar os retardatários.

E se não alcançarem, você ainda terá as pessoas dispostas a participar ativamente dos treinamentos.

Todo mundo sai ganhando.

I call it a win-win.

3- Experimente plataformas de adoção digital

Você sempre pode escolher combater fogo com fogo.🔥

Tendo dificuldades na adoção de software dos seus funcionários?

Contrate mais um software!

Brincadeirasinhas à parte, uma plataforma de onboarding digital pode ser exatamente o que você precisa para oferecer suporte aos seus funcionários nessa jornada.

E eu tenho uma ótima opção para você: 😎

Guie seus funcionários com o UserGuiding Now 🚀

Um tempo atrás, precisei criar tarefas de onboarding de colaboradoresfuncionário e vou te contar: entendo a dificuldade.

Eu tinha dois estagiáriosjuniors que precisavam aprender sobre a ClickUp, nossa principal ferramenta de gerenciamento de projetos, e eu tive a ideia genial (?) de fazer uma chamada de vídeo mostrando a ferramenta para os novos contratados.

A reunião durou 40 minutos com as perguntas e eu achei que tinha feito um ótimo trabalho.

Até que acordei no dia seguinte e abri meu computador. E dois dias depois.

A semana inteira.

Eu tinha dois novos contratados em minhas mãos, com quem fiz o onboarding do software que usávamos, que não sabiam nada sobre o software.

E só aí eu pensei que poderia usar a artilharia pesada.

Fiz o download da nossa extensão do de uma extensão no Chrome, o UserGuiding Now, para criar um guia para os novos funcionários que os ajudaria a entender o software e serviria de material de apoio para consultarem depois.

Não posso mostrar exatamente o mesmo guia, você descobriria meus planos malignos. 😈

Mas eu posso mostrar um fluxo de onboarding que fiz em cinco minutos (mais do que o suficiente para um onboarding com a UserGuiding).

Depois de criar um fluxo de onboarding assim:

Tudo que precisei fazer foi acessar a extensão UserGuiding Now, informar o ID e a URL do meu container e fazer a verificação…

E o guia ficou disponível no meu painel da UserGuiding.

Depois de configurar tudofazer as configurações, seu guia interativo está pronto para ser compartilhado com seu grupo de adoção de software.

Ficou interessado?

Algumas outras coisas que você pode fazer com a UserGuiding:

✅ Guias interativos e tours guiados

✅ Tooltips, hotspots e modais

✅ Checklists de onboarding

✅ Resource centers

✅ Pesquisas NPS e maisCom todo o poder de analytics e do direcionamento e segmentação de usuários.

👉 Teste agora a UserGuiding 👈

4- Inclua os times certos

No curto e no longo prazo, adotar um novo software pode precisar do envolvimento de:

👉 Times de produto

👉 Times de suporte

👉 Times de vendas e outros

A longo prazo, o software pode precisar de dois times ou mais colaborando, assim como a HubSpot é usada às vezes por times de vendas e de marketing de forma simultânea e colaborativa.

A curto prazo, o suporte de TI pode ser necessário e o time de suporte pode ser chamado para ajudar ou treinar.

De qualquer forma, pode ser melhor adotar ferramentas com grandes grupos ou por meio de adoção paralela, considerando que os usuários podem precisar aprender sobre a ferramenta em algum momento.

5- Não atrapalhe fluxos de trabalho internos

A adoção de software é importante para qualquer empresa, principalmente para as de SaaS B2B.

No entanto, momentos de mudança não devem nunca atrapalhar os processos e o crescimento da empresa.

Não importa como, onde ou quando a jornada de adoção do produto começar, ela não deve ser agendada perto de tarefas importantes dos times.

No entanto, subestimar o processo de adoção do produto a fim de manter a performance alta pode diminuir a taxa de adoção e sua efetividade.

É preciso encontrar equilíbrio e observar como seus funcionários reagem.

6- Priorize uma boa comunicação

Conforme o processo de adoção de software continua, é bom acompanhar os funcionários e seus progressos. E enquanto faz isso, você pode acompanhar suas reações ou possíveis problemas que eles estão tendo.

Você pode até acabar descobrindo que seus inovadores se tornaram retardatários – ou o contrário. 👀

Em um cenário em que a base de funcionários é grande e o período de tempo da adoção do software é longo, uma pesquisa rápida pode trazer bons insights para o futuro e sobre o que ainda pode ser feito no atual processo de adoção.

7- Esteja preparado para possíveis problemas

Como já mencionamos na primeira estratégia de adoção do usuário, um processo de onboarding pode ser difícil e é melhor estar preparado para alguns problemas.

Por isso, é bom tentar prever o que pode acontecer e quais ações podem ser tomadas.

Por exemplo, se você sabe que provavelmente terá um grande número de retardatários, uma boa precaução seria se preparar para informar os benefícios do novo software.

Se achar que terá poucos early adopters, mas que eles desistirão ao longo do processo, é possível tentar encaixar treinamentos na agenda da empresa para incentivá-los.

Desde que você esteja preparado para o que pode acontecer, fica bem mais fácil resolver os problemas.

8- Crie um manual para sempre ter sucesso

Nossa última estratégia de adoção de produto desde artigo é criar um manual para manter o sucesso do processo de adoção e também para referências futuras sobre como fazer adoção do jeito certo.

Esse manual pode incluir:

✅ Sua própria curva de adoção do produto com o número de cada um dos tipos

✅ Os problemas que surgiram

✅ Uma lista de plataformas de adoção digital

✅ Ferramentas que foram usadas para ajudar na adoção do software e o que mais você achar que se encaixa aqui

Adicionar se você alcançou o objetivo da adoção do software também pode ajudar.

E agora que você já sabe como fazer o processo de adoção funcionar, vamos conferir um exemplo que realmente deu certo.

Case de sucesso de adoção de software: RAM

A história de sucesso da RAM é uma excelente história de adoção de software.

A RAM é uma empresa de entregas localizada na África do Sul que possui grande destaque no setor.

Sua jornada de adoção de software começou quando a empresa precisou mudar seus sistemas de TI. Felizmente, por um software próprio que eles poderiam ensinar os funcionários de forma mais prática.

No entanto, o problema foi que eram milhares de funcionários e centenas de entregadores a serem ensinados.

Além disso, eles fariam novas contratações em breve, logo a solução precisava ser rápida, eficiente e sustentável.

E o que eles fizeram foi dar uma chance para a UserGuiding.

Usando o poder de uma plataforma de adoção digital, a empresa criou um tour guiado divertido para os funcionários, explicando todo o sistema de forma interativa e em questão de minutos.

Graças à decisão sábia na adoção do software, os funcionários da RAM concluíram o onboarding rapidamente.

Confira o case de sucesso completo aqui. 👈

Conclusão

A adoção de software pode ser um momento difícil para sua empresa.

Mesmo que não seja tão notável, sempre existirão funcionários com dificuldades.

A melhor estratégia é sempre manter um contato próximo para entender quando eles precisam de ajuda e como você pode dar esse suporte.

E é claro, a segunda melhor estratégia é escolher uma boa plataforma de adoção digital e combater a resistência na adesão de uma vez por todas 😎

Assim que conseguir engajar os retardatários, saiba que você chegou lá.

Boa sorte!