8 méthodes éprouvées pour favoriser l'adoption des logiciels

Qu'est-ce que l'adoption de logiciels ?

L'adoption de logiciels, souvent appelée aussi adoption digitale ou adoption par les utilisateurs, est une étape commerciale au cours de laquelle une entreprise décide d'adopter un nouveau logiciel ou un nouveau service et doit onboarder les employés ou les personnes qui utiliseront ledit logiciel de la manière la plus optimale possible. Le processus d'onboarding pour l'adoption d'un logiciel peut être difficile à gérer car un problème potentiel ne peut être détecté qu'à long terme. Néanmoins, diverses solutions d'adoption digitale sont disponibles pour une expérience d'onboarding des employés de premier ordre.

Pour faire simple, l'adoption d'un logiciel est donc la phase d'adoption digitale au cours de laquelle les employés apprennent à utiliser un nouveau logiciel.

Maintenant, vous pouvez choisir d'onboarder vos employés - les utilisateurs - de manière très différente et unique en fonction de votre produit spécifique, de vos flux de travail et de votre programme d'activité.

Mais le fait est qu'il faut adopter le logiciel.

Parlons un peu du pourquoi.

Pourquoi l'adoption de logiciels est-elle importante ?

Tout comme l'onboarding des clients et l'onboarding des utilisateurs, l'onboarding des employés est un concept crucial, en particulier pour les entreprises B2B 🧑‍💻

Et une grande partie de l'onboarding des employés consiste en l'adoption de logiciels que les employés doivent utiliser.

Mais pourquoi le processus d'adoption par les utilisateurs est-il si important ?

Trois raisons principales font de la réussite du processus d'adoption d'un logiciel une priorité :

1- L'alignement de l'équipe est indispensable

Vous ne pouvez pas vous contenter d'obtenir un nouveau produit pour votre équipe et vous dire « d'accord, on s'y met ».

Tout d'abord, il faut que tout le monde soit sur la même longueur d'onde ; le meilleur logiciel ne fera pas de miracles si tous ceux qui doivent savoir comment l'utiliser ne savent pas comment l'utiliser.

Deuxièmement, aucun objectif commercial n'est jamais atteint grâce aux efforts de quelques champions.

Si l'ensemble de l'équipe n'est pas en mesure de soutenir les activités de l'entreprise, et si la raison en est un manque de compétences, vous devez d'abord vérifier ce que vous avez fait de travers.

2- L'utilisation de logiciels est inévitable

Les entreprises SaaS savent mieux que quiconque que toute entreprise a besoin d'une multitude d'outils SaaS.

Il n'est pas surprenant que, selon Businesswire, une entreprise moyenne utilise aujourd'hui 254 applications, chaque département en utilisant entre 40 et 60.

Je sais 🤯

Cela ne signifie pas seulement que les processus d'entreprise évoluent rapidement, mais aussi qu'il est pratiquement impossible pour une entreprise de survivre sans disposer au moins d'un bon ensemble de logiciels SaaS.

Le jeu se résume finalement à la survie du plus fort :

Soit vous augmentez le taux d'adoption de ces logiciels, soit vous regardez les autres prendre de l'avance.

3- Éducation = croissance

40 % des cadres indiquent que l'avantage le plus notable de la transformation numérique est l'efficacité opérationnelle.

En d'autres termes, l'efficacité des processus d'entreprise augmente avec l'adoption des produits par les employés. Il est assez facile d'admettre qu'une entreprise efficace peut facilement conduire à la croissance.

Par conséquent, plus vous éduquez vos employés et augmentez le taux d'adoption par les utilisateurs, plus vous avez de chances d'obtenir une croissance efficace. 

Après tout, la croissance se produit lorsque chacun se donne à fond.

Maintenant que vous savez ce qu'est l'adoption de logiciels et pourquoi elle est importante, il est temps de parler des stratégies d'adoption de logiciels que vous pouvez commencer à mettre en œuvre immédiatement.

Jetons un coup d'œil :

8 stratégies essentielles d'adoption des logiciels

Obtenir l'adhésion des employés, programmer une formation continue et gérer l'ensemble du processus de mise en œuvre peut s'avérer difficile.

Dans une perspective plus large de gestion du changement, la mise en œuvre de logiciels et l'adoption de technologies ne constituent qu'une étape de l'expérience d'onboarding des employés. 

Néanmoins, il existe certaines méthodes qui peuvent garantir la réussite du processus d'adoption d'un logiciel et d'onboarding des employés.

Voici mes 8 meilleures pratiques et conseils en matière d'adoption de logiciels :

1- Connaître la courbe d'adoption des technologies

La courbe d'adoption des technologies vous est peut-être familière.

Si ce n'est pas le cas, il s'agit essentiellement d'une courbe en cloche décrivant la répartition des employés en fonction de leur réaction au changement ou, dans notre cas, au processus d'onboarding des employés.

Nous pourrions tout aussi bien l'appeler la courbe d'adoption des produits, avec des catégories telles que :

Innovateurs

Les innovateurs sont probablement les personnes qui vous ont proposé d'adopter un nouveau logiciel, ou qui sont simplement enthousiastes à l'idée de l'utiliser.

Même s'ils sont peu nombreux, ils sont des champions qualifiés pour l'adhésion des employés.

Adopteurs précoces

Les adopteurs précoces, bien qu'ils ne soient pas aussi enthousiastes que les innovateurs, sont essentiellement les personnes qui souhaitent donner une chance au nouveau logiciel.

Ce ne sont peut-être pas les champions les plus forts, mais ils font partie de ceux qui font vibrer la première majorité.

Majorité précoce

La première majorité est, comme son nom l'indique, une grande partie des personnes que vous adoptez, et son principal point de vue est axé sur ce qu'elle peut en retirer.

Ces personnes ne sont peut-être pas désireuses d'adopter, mais elles peuvent être convaincues avec un peu d'insistance.

Majorité tardive

La majorité tardive, en revanche, est un groupe difficile qui n'envisagera pas d'adopter le nouveau logiciel tant qu'il ne sera pas devenu une nécessité.

Même s'ils ne le souhaitent pas, ils représentent une grande partie de votre public d'adoption.

Les retardataires

Enfin, les retardataires sont les personnes qui s'opposent ouvertement au changement.

Ils peuvent vouloir maintenir le statu quo, mais cela ne les empêchera pas d'être la cible directe de vos champions de la communication entrante.

Pourquoi faut-il connaître la courbe d'adoption des produits ?

Simple.

Prendre des précautions à l'avance et s'assurer que tous adoptent le logiciel en temps voulu.

2- Renforcer les innovateurs et les adeptes de la première heure

Une autre raison de connaître la courbe d'adoption des produits est qu'elle aide les entreprises à repérer les innovateurs et les adeptes de la première heure, qui sont leurs meilleurs alliés pour aider l'ensemble du personnel à adhérer au changement.

Si vos innovateurs et vos adeptes précoces sont à la hauteur des attentes, leur empressement peut à lui seul être un moteur d'adoption pour les retardataires.

Et si ce n'est pas le cas, vous avez toujours les personnes pour courir et participer activement aux événements de formation.

C'est ce que j'appelle une situation gagnant-gagnant.

3- Essayer les plateformes d'adoption digitale

On peut toujours choisir de combattre le feu par le feu 🔥

Vous avez des difficultés à faire adopter un nouveau logiciel par vos employés ?

Prenez-en un autre !

Blague à part, une plateforme d'onboarding numérique pourrait être exactement ce dont vous avez besoin pour tenir la main de vos employés dans leur voyage vers l'inconnu.

Et j'ai ce qu'il vous faut : 😎

Guidez vos employés avec UserGuiding Now 🚀

À un moment donné de ma vie, j'ai dû m'occuper des tâches d'onboarding des employés, et laissez-moi vous dire que je connais cette difficulté.

J'avais deux juniors qui devaient se familiariser avec ClickUp, notre outil de gestion de projet préféré à l'époque, et j'ai eu l'idée géniale (?) d'organiser un appel vidéo avec les nouveaux embauchés pour leur faire découvrir l'outil.

L'appel a duré 40 minutes avec les questions, et j'ai trouvé que j'avais fait du bon travail.

Jusqu'à ce que je me réveille et que j'ouvre mon ordinateur le lendemain. Et l'autre jour.

Toute la semaine.

J'ai eu deux nouveaux employés que j'ai initiés au logiciel que nous utilisions et qui ne connaissaient rien au logiciel que nous utilisions.

Il m'est alors venu à l'esprit que je pouvais utiliser des armes de gros calibre.

J'ai installé notre dernière extension Chrome, UserGuiding Now, pour créer un guide pour les nouveaux embauchés, qu'ils peuvent parcourir rapidement et sur lequel ils peuvent revenir lorsqu'ils en ont besoin.

Maintenant, je ne peux pas te montrer exactement le même guide, tu découvrirais tous nos plans diaboliques 😈.

Mais je peux vous montrer un flux d'onboarding que j'ai construit en 5 minutes (ce qui est plus que suffisant pour un flux d'onboarding opérationnel avec UserGuiding, si vous voulez mon avis).

Après avoir créé le flux d'onboarding qui ressemble un peu à ceci :

Il me suffit d'aller sur l'extension UserGuiding Now, de saisir l'ID et l'URL de mon conteneur, et de vérifier...

Et mon guide est disponible sur mon tableau de bord UserGuiding.

Une fois les réglages effectués, votre guide interactif est prêt à être partagé avec votre groupe d'adoption de logiciels.

Intéressant, non ?

Voici d'autres possibilités offertes par UserGuiding :

✅ Guides interactifs, visites guidées et guides interactifs

✅ Infobulles, hotspots, modales

✅ Check-lists d'onboarding 

✅ Centres de ressources

✅ Enquêtes NPS

Le tout avec la puissance de l'analyse, de la segmentation des utilisateurs et du ciblage.

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4- Inclure les équipes appropriées

À long terme et à court terme, l'adoption d'un nouveau logiciel peut nécessiter l'implication de :

👉 Équipes de produits

👉 Équipes d'assistance

👉 Équipes de vente

À long terme, le logiciel pourrait nécessiter la collaboration de deux équipes ou plus, à l'instar de HubSpot qui est souvent utilisé par les équipes de vente et de marketing de manière synonyme et collaborative.

Ou à court terme, une assistance informatique peut être nécessaire, et l'équipe d'assistance peut être appelée pour un soutien ou une formation.

En tout état de cause, il peut être préférable d'adopter des outils avec des groupes aussi importants que possible ou par le biais d'une adoption parallèle, étant donné que les utilisateurs individuels pourraient avoir besoin d'apprendre à connaître l'outil à un moment ou à un autre.

5- Ne pas perturber les flux de travail internes

L'adoption d'un logiciel est importante pour toute entreprise, en particulier pour les sociétés SaaS B2B.

Mais en même temps, les périodes de changement ne doivent jamais bloquer les processus et la croissance de l'entreprise.

Quels que soient la manière, le lieu et le moment où se déroule le parcours d'adoption du produit, il doit être programmé autour des tâches les plus priorisées des équipes concernées.

Par ailleurs, le fait de sous-estimer le processus d'adoption d'un produit dans le but de maintenir des performances élevées dans les tâches quotidiennes pourrait diminuer le taux d'adoption et son efficacité.

Tout est une question d'équilibre et de réaction de vos employés.

6- Donner la priorité à une communication de qualité

Au fur et à mesure que le processus d'adoption du logiciel se poursuit, il est préférable de contrôler les employés et de voir leurs progrès. Dans le même temps, vous pouvez vérifier s'il y a des réactions ou des problèmes qui auraient pu se développer ultérieurement.

Vous pourriez même découvrir que vos innovateurs se sont transformés en retardataires et vice versa 👀

Dans un scénario où la base d'employés est importante et où la période d'adoption du logiciel est longue, une enquête rapide peut donner un aperçu de l'avenir et de ce qui peut encore être fait dans le cadre du processus d'adoption actuel.

7- S'attendre à des problèmes potentiels et les résoudre à l'avance

Comme nous l'avons mentionné dans la première de nos stratégies d'adoption par les utilisateurs, le processus d'onboarding peut s'avérer difficile et il est préférable de s'attendre à un certain nombre de problèmes.

C'est pourquoi il est également sage de prévoir ce qui pourrait arriver et de prendre des précautions en conséquence.

Par exemple, si vous savez que vous aurez potentiellement un grand nombre de retardataires, une bonne précaution consiste à vous préparer à communiquer sur les avantages du nouveau logiciel.

Si vous pensez qu'il y aura quelques adeptes de la première heure, mais que leur nombre diminuera au fil du processus, vous pouvez essayer d'intégrer les événements de formation dans un calendrier chargé afin de les rendre intéressants pour eux.

Tant que l'on s'attend à ce qui peut arriver, il est toujours facile de résoudre ces problèmes.

8- Créer un cahier des charges pour un succès continu

Notre dernière stratégie d'adoption de produits pour cet article consiste à créer un guide pour préserver le succès du processus d'adoption en cours et pour servir de référence future sur la façon d'adopter le produit de la bonne manière.

Ce cahier des charges peut inclure tout ce qui suit :

✅ Votre propre courbe d'adoption du produit avec le nombre de chaque type d'adoptant,

✅ Les problèmes qui se sont posés,

✅ Une liste des plateformes d'adoption digitale,

✅ Les outils que vous avez utilisés pour soutenir l'adoption d'un logiciel, et tout ce que vous pensez avoir sa place ici.

Il peut également être utile d'indiquer si vous avez atteint l'objectif final d'adoption du logiciel.

Maintenant que vous savez comment faire fonctionner l'adoption d'un logiciel, examinons un exemple de réussite.

Une histoire de réussite en matière d'adoption de logiciels : RAM

L'exemple de RAM est un bon exemple d'adoption réussie d'un logiciel.

RAM est une entreprise de messagerie de main à main située en Afrique du Sud, et elle est pratiquement au sommet du marché dans l'industrie de la messagerie.

Leur parcours d'adoption de logiciels a commencé lorsqu'ils ont dû modifier leurs systèmes informatiques ; heureusement, ils disposaient d'un logiciel propre qu'ils pouvaient enseigner plus facilement à leurs employés.

Mais le problème était qu'il y avait des milliers d'employés et des centaines de coursiers pour enseigner le nouveau logiciel. 

De plus, comme ils embaucheront à l'avenir, la solution qu'ils trouveront devra être rapide, efficace et facile à maintenir. 

Ils ont donc décidé d'essayer UserGuiding.

Grâce à la puissance nouvelle d'une plateforme d'adoption digitale à portée de main, ils ont créé un guide interactif amusant pour leurs employés, expliquant l'ensemble du système de manière interactive et en quelques minutes.

Grâce à leur décision judicieuse concernant l'adoption du logiciel, les employés de RAM ont été onboardés en un rien de temps.

Lisez la suite de l'histoire de réussite ici 👈

Conclusion

L'adoption d'un logiciel peut être une période de détresse pour votre entreprise.

Même si cela n'est pas visible en surface, il y aura toujours des employés qui seront aux prises avec ce problème.

La meilleure stratégie consiste à rester en contact étroit avec eux pour savoir quand ils ont besoin d'aide et déterminer à l'avance comment vous pouvez les aider.

Bien sûr, la deuxième meilleure stratégie consiste à se doter d'une bonne plateforme d'adoption digitale et à combattre la résistance à l'adhésion une fois pour toutes 😎.

Une fois que les retardataires se sont ralliés à la cause, vous savez que vous avez réussi.

Bonne chance !