Como implantar um software novo na sua empresa em 7 passos

Era uma vez um filósofo famoso chamado Mick Jagger.

Ok, ele não é bem um filósofo.

Mas tem uma música que vale para todo mundo:

"Old habits die hard..."

Ele está certo, né?

Mudar um software utilizado no seu negócio é parecido com isso. É muito difícil mudar os velhos hábitos.

Mas tem que haver uma maneira tranquila de mudar ou atualizar um software na sua empresa.

Você quer aprender da maneira mais suave? Então vou falar sobre o processo de implantação de um software.

O que é um plano de implantação de software?

O plano de implantação de software se refere ao plano de implantação de um novo software – ou atualização de um software atual – no seu negócio. Em outras palavras, significa introduzir novo software para facilitar o trabalho de seus funcionários. Trata-se de um processo que deve ser executado com toda a seriedade.

A implantação do software não é apenas uma simples mudança que é feita em sua escolha de software, mas é também uma mudança nos hábitos dos funcionários. 

Neste sentido, você precisa primeiro entender as necessidades e lutas de seus funcionários para poder executar melhor o processo.

Por que é importante ter um plano sólido para a implantação do software?

Se você assumir que o novo software que está trazendo é altamente benéfico para sua empresa, não ter um plano sólido para a implantação do software resultará em menos adoção do software. A seguir, sua empresa não conseguirá fazer o trabalho de forma mais eficiente e eficaz. Portanto, você estará em uma situação em que perderá dinheiro devido ao seu erro de não criar um lançamento de software bem sucedido.

O que incluir em um plano de implantação de software

Se você quiser criar um plano de implantação que o oriente para a glória, você deve incluir alguns pontos-chave para preparar as pessoas para a transição. Estes pontos-chave são;

• Anuncie primeiro. O lançamento não deve ser uma surpresa para as pessoas.
• Atribua papéis e responsabilidades. As pessoas que estão passando por uma mudança também devem estar monitorando o processo.
• Estabeleça prazos e marcos. Desta forma, as pessoas podem acompanhar a mudança.
• Uma linha do tempo de sessões de treinamento. Enquanto a transição acontece, as pessoas precisam conhecer o novo software.
• Peça feedback. As pessoas querem ser ouvidas por você neste período.

7 passos para implantar um software novo com sucesso

Antes da inclusão dos pontos-chave acima, você deve elaborar um plano. Você tem que verificar estas etapas se quiser ser bem sucedido nesta tentativa.

1- Deixe claro seu objetivo

A primeira coisa que você deve fazer é um objetivo. Seus funcionários devem entender explicitamente este objetivo. Caso contrário, eles podem se opor ao que você está tentando fazer.

2- Diga quais são os possíveis obstáculos

Ao olhar para as tentativas anteriores de trazer um novo software, projetando como ele afetará a situação atual e compreendendo quais práticas comerciais podem se opor a você, você pode identificar o que pode ser um obstáculo para seu plano de implantação de software.

Por exemplo, se os processos comerciais não estiverem lhe ajudando, você tentará mudá-los para o avanço de sua empresa.

3- Entenda os usuários

Afinal de contas, serão eles que utilizarão este novo software. Você pode compreender seus desafios e necessidades nas sessões de treinamento, observando onde eles desistem de usar o software, suas taxas de engajamento e o sucesso do treinamento. Estes três podem lhe dar insights mais significativos do que você possa pensar inicialmente.

4- Comunique

Isto vale não só para as pessoas que irão utilizar o software, mas também para a gerência. A comunicação é o ponto-chave neste tipo de período de transição. Uma política de informação aberta, por exemplo, pode ser altamente benéfica para você e seus colegas de trabalho.

5- Traga consultores quando necessário

Você deve aspirar a que este processo não seja estressante para as pessoas de sua empresa. Se você quiser manter seu departamento de TI satisfeito, você pode conseguir consultores ou outros parceiros de serviço para facilitar este processo.

6- Encontre quem advogue por seu objetivo

Estes defensores serão benéficos para a criação de um "grupo social" que espalhará a palavra sobre os benefícios do novo software. Isto criará excitação em torno da mudança e fará com que a adaptação enfrente menos resistência.

Neste sentido, a gestão de mudanças é crucial para que o processo de adoção seja mais suave.

7- Teste o software

Com um pequeno grupo de teste idealmente composto de pessoas selecionadas aleatoriamente, você pode ver as possíveis falhas ou os bugs no software. Isto é importante antes de mudar completamente para um novo software, pois você terá mais tempo para corrigir os erros; assim, seu negócio funcionará normalmente.

Embora sua resposta inicial à minha pergunta tenha sido um não, você acabou de ler este post no blog. Agora você sabe como operar com sucesso um plano de implantação. Às vezes, a mudança é inevitável. E, quando chegar a hora de uma mudança, você deve saber como quebrar os velhos hábitos. Para o bem de sua própria empresa.