Cómo reducir el tiempo de onboarding a la mitad (con UserGuiding)

¿Por qué el onboarding consume tanto tiempo?

El onboarding es crítico para empresas de todos los tamaños, desde startups hasta empresas grandes.

Un proceso de onboarding fluido establece las bases para el éxito del usuario, especialmente en un entorno de crecimiento liderado por el producto.

Sin embargo, el onboarding tradicional 1:1 consume mucho tiempo y rápidamente se vuelve insostenible a medida que crece tu base de usuarios, particularmente cuando escalas con modelos freemium, pruebas gratuitas o una estrategia PLG.

• La carga de trabajo agota a tus equipos de CS y soporte.
• El tiempo hasta el valor se vuelve tan largo que comienza a afectar tus tasas de activación.
• Lentamente comienzas a retirarte del onboarding de usuarios, lo que deja a tus usuarios más propensos a perderse, sentirse frustrados e incluso abandonar.

¿Cuáles son las mejores prácticas del onboarding de usuarios?

Si has decidido darles a tus usuarios algún tipo de onboarding en lugar de arrojarlos directamente a lo profundo sin chaleco salvavidas, buen trabajo. Ese es el paso uno.

Ahora, discutamos a qué deberías prestar atención mientras creas tus flujos y materiales de onboarding.

Tanto por tu bien como por el bien de tus usuarios.

#1 Mantenlo corto y segmentado

Si el onboarding se siente como un recorrido interminable de todo lo que tu producto puede hacer posiblemente, probablemente perderás una buena cantidad del interés de tus usuarios. A las personas no les gustan los tours de producto genéricos, las guías interactivas demasiado detalladas o los videos largos.

No es una conferencia.

Si quieres mantener a las personas interesadas en tu onboarding (y por lo tanto, en tu producto), necesitas ofrecerles victorias rápidas y tareas de onboarding manejables.

Deberías:

• Dividir tu onboarding en pasos pequeños y digeribles. Como checklists.
• Evitar activar automáticamente guías interminables y permitir que tus usuarios completen el onboarding a su propio ritmo.

#2 Enfócate en los momentos "ajá" temprano

Los momentos "ajá" son cuando los usuarios se dan cuenta del valor (potencial) que pueden obtener de tu producto, momentos cuando dicen, "Hmm, esto realmente podría funcionar".

Contrario a la creencia popular, no hay un momento aha singular, mágico que simplemente haga que todo sea claro en las mentes de tus usuarios y los convierta en clientes de pago.

A lo largo del recorrido del usuario, hay varias pequeñas realizaciones de valor (momentos ajá), cada una construyendo sobre la otra y acercando al usuario a la decisión de compra.

Pero, como son relativamente pequeñas y un usuario requiere que ocurran varias de ellas para una realización completa de valor que lleve a la conversión, necesitas comenzar a construirlas rápido.

Como, tan rápido como puedas, rápido.

Para hacer eso, puedes:

• Eliminar pasos no esenciales en tus flujos de usuario más comunes, como tu flujo de registro, para que los usuarios puedan hacer algo significativo en el producto dentro de minutos después de registrarse.
• Personalizar el onboarding basado en los objetivos, expectativas y puntos de dolor del usuario, para que los usuarios no abandonen el flujo de onboarding y/o pierdan interés en el producto.
• Mostrar datos reales y relevantes o escenarios de casos de uso de ejemplo en tu estado vacío para que los usuarios no necesiten su imaginación para ver las posibilidades que ofrece tu producto.

#3 Haz que el onboarding sea interactivo y contextual

Con el onboarding, tu propósito es asegurar que tus usuarios/clientes aprendan cómo obtener el mayor valor de tu producto para sus casos de uso.

Entonces, no se trata de que tú exhibas y presumas sobre las funciones de tu producto, sino de que tu audiencia entienda y adopte tus ofertas.

Por eso siempre deberías controlar tus flujos y materiales de onboarding desde la perspectiva de tus usuarios y verificar si realmente son útiles.

👉🏻 Una forma de aumentar la usabilidad y utilidad de tus materiales de onboarding es agregar interactividad, como tutoriales interactivos dentro de la aplicación, animaciones amigables y gamificación.

La interactividad asegura que la información y la orientación no se sientan como un inserto de paquete.

👉🏻 Además de la interactividad, también deberías mantener alta la contextualidad.

Puedes asegurar la contextualidad activando materiales, como tooltips, deslizables o pop-ups, solo cuando el usuario esté en la página relevante y haya realizado una acción relevante.

Por ejemplo...

• Explicar cómo compartir una publicación guardada solo después de que el usuario haya guardado una publicación.
• O, mostrar a un usuario cómo invitar compañeros de equipo justo después de que hayan creado su primer proyecto, cuando la colaboración naturalmente se convierte en su siguiente paso.

¡UserGuiding puede ayudarte!

Escalar el onboarding significa una cosa: automatización.

La automatización es clave para liberar a tu equipo de CS mientras das a los nuevos usuarios una experiencia fluida y personalizada.

Con la plataforma sin código de UserGuiding, cualquiera en tu equipo puede crear, optimizar y actualizar flujos de onboarding.

Comparado con construir onboarding internamente, esto significa no esperar por tu equipo de desarrollo, actualizaciones más rápidas y más flexibilidad para probar y mejorar.

Echemos un vistazo a lo que puedes crear con UserGuiding:

1) Guías interactivas para un onboarding paso a paso

Si queremos onboarding interactivo y contextual que sea lo suficientemente fácil para que cualquiera lo configure, básicamente estamos hablando de guías interactivas automatizadas.

Una guía interactiva guía a los usuarios a través de acciones clave en tu producto paso a paso para que aprendan haciendo. En este caso, tooltips y modales muestran lo que tu equipo de ventas o CS mostraría a los usuarios en una demo o llamada de onboarding.

Aquí hay un ejemplo:

Con el constructor sin código de arrastrar y soltar de UserGuiding, puedes crear guías como esta en minutos. Sin CSS, sin HTML, sin mockups de Figma primero.

Todo lo que necesitas hacer es elegir una plantilla personalizable de modal o tooltip, o puedes diseñar desde cero:

• Decidir en qué quieres resaltar en la UI
• Escribir tu microcopia
• Conectar los pasos, ¡y estás listo para empezar!

⚠️ Para mejorar el compromiso con tus guías de onboarding, deberías convertir flujos largos en múltiples guías y agregarlas por separado a checklists.

El onboarding automatizado dentro de la aplicación no es onboarding obligatorio; deberías dejar flexibilidad en tus flujos y permitir el autodescubrimiento.

Mantén tus guías listas y accesibles (a través de checklists y centros de recursos) para que las personas vengan y las activen cuando quieran.

2) Checklists para rastrear el progreso y fomentar la finalización

Como acabamos de decir, los checklists son perfectos para dividir el onboarding en pasos más pequeños y alcanzables para que los usuarios puedan moverse a su propio ritmo, y aún así sentir progreso desde la primera interacción.

Aquí hay un ejemplo de checklist:

Para el onboarding inicial, deberías mantener tus checklists cortos, con no más de cinco elementos, para que se sientan alcanzables.

Y para agregar un poco de motivación extra, puedes agregar animaciones de marca de verificación o barras de progreso. Estos pequeños toques gamifican la experiencia y animan a los usuarios a seguir moviéndose hacia el siguiente paso.

También puedes usar checklists para:

• Hacer las guías fácilmente accesibles desde el centro de recursos, para que los usuarios puedan revisar el contenido de onboarding en cualquier momento.
• Proporcionar onboarding continuo que apoye a los usuarios en diferentes etapas de su recorrido, no solo nuevos registros.
• Resaltar funciones, configuraciones y casos de uso relevantes para diferentes segmentos de usuarios para personalizar el aprendizaje.

⚠️ Puedes activar guías interactivas desde checklists, ya sea que el checklist esté en su propio widget o dentro del centro de recursos.

3) Hotspots para señalar funciones nuevas o poco utilizadas

Para tus usuarios, los hotspots ofrecen orientación contextual y oportuna.

Aparecen en el lugar correcto, en el momento correcto, señalando la función o acción exacta que importa en ese momento. Esto evita que los usuarios se sientan abrumados, acorta su curva de aprendizaje y los ayuda a aclimatarse a tu UI más rápido.

Para ti, por otro lado, los hotspots impulsan la descubribilidad de funciones y hacen que anunciar nuevas funciones sea sin esfuerzo. En lugar de enviar usuarios a notas de lanzamiento, que tal vez nunca lean, puedes resaltar actualizaciones directamente dentro de tu producto.

Aquí hay un ejemplo de hotspot:

Como puedes ver, tus hotspots no necesitan ser estáticos; también pueden ser interactivos.

Puedes activar tutoriales, dirigir usuarios a enlaces relevantes a través de botones CTA, o incluso lanzar mini tours del producto.

Como las guías interactivas y tooltips, UserGuiding te permite agregar visuales, como GIFs y videos, a tus hotspots.

Al combinar estos elementos con tus hotspots, puedes crear una experiencia de onboarding más conectada y apoyar diferentes estilos y preferencias de aprendizaje entre tus usuarios.

4) Centro de recursos para centralizar el contenido de soporte

Un centro de recursos es un centro de ayuda accesible 24/7 que es accesible dentro de tu producto.

"Bueno, ¿no son los centros de ayuda accesibles 24/7 también?"

Sí, pero un centro de recursos vive en tu producto, lo que significa que los usuarios no necesitan ir y buscar artículos de ayuda dispersos por tu blog, base de conocimientos y canal de YouTube.

Un centro de recursos une y ofrece todo el material de capacitación a través de diferentes plataformas en la aplicación.

Y no es solo para propósitos de listado, no serás dirigido a diferentes páginas para acceder al contenido, puedes realmente leerlo o verlo justo donde estás, EN EL PRODUCTO.

Dentro de tu centro de recursos, puedes agregar:

• Guías interactivas, checklists para centralizar la orientación dentro de la aplicación
• Artículos de ayuda, videos y recursos de conocimiento externos
• Encuestas para recopilar comentarios dentro de la aplicación
• Enlaces de tickets de soporte, actualizaciones del producto y base de conocimientos creada con UserGuiding
• Calendarios de demo, formularios de registro de webinars u otros enlaces externos

Aquí hay un ejemplo de centro de recursos:

✅ Cuando tus usuarios pueden buscar materiales de ayuda justo donde están...

• Reduces las posibles fricciones y distracciones.
• Creas un centro para todos tus materiales de onboarding desunidos y apoyas tu onboarding interactivo dentro de la aplicación con tus guías y tutoriales normalmente fuera de la aplicación.
• Disminuyes el número de tickets de soporte resultantes de la confusión y errores del usuario (porque tu centro de recursos ayudará a los usuarios bastante rápido y contextualmente).

Consejos de uso profesional para flujos de onboarding exitosos

1️⃣ Mantén tus guías bajo 6 pasos, divide tus guías más largas en secciones significativas y ofrécelas por separado. Los flujos más cortos aumentan las tasas de compromiso y finalización.

• En promedio, una empresa usa 15 guías interactivas.

2️⃣ Evita sobrecargar a los nuevos usuarios con demasiada información desde el principio. No todas las configuraciones o capacidades son relevantes para nuevos usuarios. Comienza desde lo básico y mantén los consejos avanzados para etapas y compromisos posteriores.

3️⃣ Permite que los usuarios exploren a su propio ritmo. Protege el sentido natural de descubrimiento y evita forzar a los usuarios a través de cada paso. En lugar de vincular todos los materiales de onboarding juntos, colócalos contextualmente para que los usuarios puedan encontrarlos orgánicamente mientras exploran.

4️⃣ Una persona de usuario = un checklist. Optimiza tu onboarding enfocándote en personas de usuario (sus objetivos, necesidades, casos de uso, etc.) y resalta solo lo que es relevante para esa persona de usuario específica en su checklist de onboarding inicial.

• En promedio, una empresa usa 3 checklists.

5️⃣ Segmenta usuarios para proporcionar una experiencia más personalizada. No solo para checklists, sino para tooltips, hotspots, encuestas y toda otra comunicación dentro de la aplicación.

• El 74% de las empresas usa segmentación y ofrece personalización. En promedio, una empresa maneja 15 segmentos de usuario al mismo tiempo.

6️⃣ Usa encuestas para recopilar comentarios y mejorar el onboarding con el tiempo. Cuando los usuarios sienten que son escuchados y sus opiniones importan, confían más en tu negocio. Entonces, si los respetas, ellos te respetan de vuelta.

👉🏻​ Revisa nuestro reporte de adopción de producto para ver cómo más de 500 empresas a través de más de 50 industrias están haciendo onboarding a sus usuarios.

¿Qué resultados positivos puedes esperar con UserGuiding?

Las empresas que usan UserGuiding para crear, optimizar y automatizar su onboarding de usuarios han mejorado significativamente la eficiencia, activación de usuarios y productividad del equipo.

Aquí hay algunos aspectos destacados:

• Unico → Los tours del producto redujeron el tiempo de onboarding en un 70%.
• Logcomex → Los tours del producto redujeron el tiempo gastado en creación de onboarding en un 95%, y liberaron a su equipo de desarrolladores.
• Forvis Mazars → Los tours del producto y checklists ahorraron incontables horas de trabajo interdepartamental a través de equipos de diseño, desarrollo y producto
• Flowla → Los tours del producto aumentaron las tasas de activación en un 24%.

Conclusión

El onboarding no tiene que ser un sumidero de tiempo.

Con las guías interactivas, checklists, hotspots y centro de recursos centralizado de UserGuiding, puedes tanto ahorrar tiempo de tus equipos internos como ofrecer experiencias de onboarding más atractivas y efectivas a tus usuarios.

Si estás listo para impulsar la activación de usuarios a través de onboarding fluido y personalizado, ¡comienza tu jornada con UserGuiding hoy!