9 grandes experiências de onboarding de colaboradores

Preciso começar dizendo que eu amo artigos que me permitem falar da minha própria experiência. Fui contratada recentemente como escritora de conteúdo criativo. Como estou me saindo até agora? Muito bem, obrigada por perguntar. 😎

Mas estou aqui para dizer que o processo que vivi nos dois primeiros meses foi infernal. Não foi fácil, mas graças às pessoas que me acompanharam, foi uma jornada bastante educativa, incluindo todos os materiais, documentos, guias e o checklist de onboarding que me forneceram.

Pensando sobre o assunto agora, percebo que deve ser realmente muito difícil fazer o onboarding de novos membros de uma equipe, proporcionar um ambiente realmente confortável, sem pressão, e apresentá-los à empresa da maneira mais eficiente possível.

Hoje vou abordar exatamente esse assunto neste artigo. Vamos analisar algumas das práticas mais eficazes de onboarding de colaboradores oferecidas por marcas conhecidas para servir de exemplo para você.

1- Monday.com

A monday.com é um software de gerenciamento de trabalho que ajuda as equipes a implementar projetos e executar fluxos de trabalho com a funcionalidade simples e altamente inovadora da plataforma. A plataforma foi projetada principalmente para oferecer dezenas de recursos como automação, visualização de dados, rastreamento de tempo, colaboração de equipe, visualização de linhas do tempo, visualização de calendário e dezenas de integração.

E, naturalmente, ser um novo funcionário desta empresa com uma infinidade de recursos inovadores a serem aprendidos deve ser um pouco desafiador. Mas deixe-me dizer-lhe, segunda-feira.com faz o seu melhor para facilitar este processo para seus recém-chegados.

A plataforma conta com um programa de onboarding de colaboradores chamado ''CRM para profissionais de RH''. Essa plataforma online personalizável ajuda as novas contratações a transitar sem problemas pelas suas novas funções e responsabilidades, dando uma mão para o pessoal de RH. Dessa forma, os profissionais de RH são capazes de fornecer modelos interativos de onboarding, centralizar e reunir todos os documentos e informações, planejar todos os tipos de atividades de engajamento, organizar checklists antes da chegada dos novos funcionários e designar tarefas educacionais de onboarding, tudo em um só lugar.

Por exemplo, com este modelo acima, eles são capazes de acompanhar todo o processo de onboarding e examinar atentamente como o funcionário está se saindo em termos de progresso e adaptação. 

Esta área comum permite que tudo seja organizado e visualmente fácil de seguir. E com toda sua abordagem à ideia de onboarding, a Monday.com consegue praticar com eficiência um dos meus exemplos favoritos de onboarding de colaboradores.

2- RAM

A RAM é uma empresa de entrega direta situada na África do Sul. Seus serviços incluem distribuição, entrega internacional e armazenagem.

A empresa foi fundada em 1988 e conseguiu ser um dos mais conhecidos e amados serviços de courier sul-africano. Eles têm mais de 40 filiais e 1000 veículos a seu serviço. E, como você pode adivinhar, para uma empresa desse porte, foi um desafio decidir que eles precisavam mudar todos os seus sistemas de TI. 

A gestão de mudanças já é um processo complexo, mesmo no caso de uma startup, portanto o que a RAM estava passando exigia um programa de treinamento adicional para as centenas de mensageiros e funcionários das filiais para permitir que eles se adaptassem à nova plataforma.

O que está causou um enorme problema aqui é que todo esse processo precisa ser executado de forma suave e bastante imediata.

😤 O que a RAM fez para lidar com tudo isso?

O treinamento presencial não era uma opção; pelo contrário, eles precisavam de uma solução que incluísse o treinamento de colaboradores novos e atuais o mais rápido possível e que ajudasse todos os funcionários a acompanhar as mudanças em andamento sem deixar de operar seus empregos.

A UserGuiding os ajudou a superar todo esse pesadelo.

Com a nossa plataforma, eles foram capazes de passar por um processo tranquilo de gestão de mudanças e conduzir um treinamento muito produtivo para os colaboradores. Eles implementaram guias interativos de produtos, que são incrivelmente práticos para treinar os colaboradores de forma eficaz, e ainda pouparam dinheiro, tempo e esforço.

Eles combinaram sua própria criatividade com as características da UserGuiding e criaram algo extraordinário.

Dê uma olhada no resultado:

Eles criaram um personagem animado chamado SAM, um profissional que trabalha para a RAM e está pronto para explicar todos os passos necessários que um funcionário recém-contratado deve conhecer.

Dessa forma, eles aplicaram um belo processo de onboarding de colaboradores que é ao mesmo tempo divertido, envolvente e educativo.

Depois que o funcionário é recebido com uma calorosa recepção da Sam, ele é apresentado à plataforma e seus recursos. 

Mais tarde, quando o funcionário conclui esse breve guia, Sam os parabeniza e os recompensa com um certificado que indica que o novo funcionário é agora um usuário treinado para utilizar a plataforma.

Essa grande experiência de onboarding criada pela RAM é simples, mas causa um enorme impacto, pois tem um tom intimista e conta com um treinamento convencional que ajuda a aumentar o engajamento dos colaboradores.

3- Netflix

Você já se perguntou o que está por trás da popularidade e do sucesso mundial da Netflix? 

A empresa tem uma poderosa conexão com a forma como eles tratam seus colaboradores. Desde que a Netflix foi fundada, em 1997, ela alcançou um sucesso impressionante graças à produtividade, devoção e contribuição das pessoas que trabalham para tornar a Netflix maior e melhor.

E o que exatamente traz o melhor de seus funcionários, os estimula a trabalhar mais e faz da Netflix o lugar mais atraente para se trabalhar (de acordo com este relatório da Hired)?

A Netflix é tão boa com onboarding que ela faz com que todo o processo comece antes mesmo do primeiro dia de trabalho do funcionário. As pessoas que são responsáveis por receber o funcionário deixam a mesa e o laptop do funcionário instalados antes da sua chegada e ainda fornecem todo o equipamento e os documentos necessários. Isso é extremamente importante, pois permite que a transição seja suave, além de ser uma ótima maneira de receber o funcionário, pois diz basicamente: "Estávamos esperando por você, seja bem-vindo a bordo."

Nas primeiras semanas, os colaboradores são apresentados a um painel de slides que inclui informações sobre a cultura, abordagem e ambiente de trabalho da Netflix, o stack de tecnologia da empresa e a definição do trabalho do funcionário – tudo isso explicitamente descrito e pronto para receber o funcionário.

Desta forma, a Netflix consegue evitar qualquer erro ou confusão que possa surgir sobre as políticas da empresa ou qualquer outra coisa que a contratação possa achar esmagadora. Eles também se certificam de que o funcionário tenha um mentor comprometido a fornecer ajuda e respostas a qualquer momento. 

Todo o processo de adaptação é muito detalhado e tudo se move bem lentamente. O processo de orientação, por exemplo, continua até o primeiro trimestre do primeiro ano do funcionário. Durante o primeiro trimestre, o funcionário tem a oportunidade de se apresentar ao gerente executivo para obter mais informações sobre a cultura da empresa, se assim o desejar. 

Já diz o ditado: a pressa é inimiga da perfeição. E a Netflix está ciente disso. O sucesso do seu programa de onboarding lhes permitiu alcançar uma taxa de rotatividade de funcionários de apenas 11%, o que é bastante impressionante.

4- Google

A Google possui atualmente mais de 130 mil colaboradores. Consegue imaginar como deve ser difícil e desafiador atender às expectativas desse número de colaboradores? E a Google gerencia tudo isso. 

Como?

A equipe de RH da Google decidiu implementar um programa simples, porém eficaz, que tem um pouco mais a oferecer: interatividade.

O que a Google faz é basicamente aumentar o engajamento dos colaboradores e apresentar as políticas da empresa aos novos membros – ou Nooglers (novas contratações da Google) 😎 – usando os chamados "just-in-time nudges".

Encontrei essa imagem no Linkedin, ela foi compartilhada por um funcionário que tinha acabado de começar a trabalhar na Google. Eu simplesmente amei esse chapéu! 🤩

Em sua essência, esses "nudges" são uma combinação de lembretes para informar o funcionário sobre o próximo passo. Divididos em quatro características – gentil, oportuno, relevante e fácil de executar –, o objetivo é que eles funcionem como simples "check-ins" para garantir que o novo funcionário esteja passando por um processo suave de adaptação à empresa.  

Os resultados mostram que "provocar" os Nooglers com mensagens e brindes é uma ótima maneira de garantir que eles recebam informações relevantes de forma prática e rápida. E a melhor parte sobre os Nooglers é provavelmente seu timing. Graças a eles, as tarefas atribuídas ficam muito mais fáceis para os recém-chegados, pois as informações que eles precisam são entregues a eles no momento certo.

Agora, se você acha que isso é o bastante para a Google, então está muito enganado.

Eles também fizeram um tremendo trabalho aumentando a eficiência dos Nooglers em 25% com a ajuda de um e-mail. Mas não é um e-mail qualquer. Veja como funciona.

No domingo antes do primeiro dia de trabalho de uma nova contratação, o gerente responsável recebe um e-mail com um checklist em cinco etapas. Quais são essas etapas?

• Informe seu funcionário sobre a descrição de suas funções.
• Apresente seu Noogler a um parceiro.
• Ajude seu Noogler a interagir com os colegas de trabalho.
• Defina check-ins de onboarding uma vez por mês durante os primeiros seis meses do seu Noogler.

E quando você achava que não tinha como ficar melhor:

• Incentive o diálogo aberto.

Como você pode ver, a Google garante que os colaboradores sejam apresentados a um ótimo ambiente de trabalho. Eles prestam muita atenção nos gerentes de educação e os incentivam a oferecer a melhor orientação possível aos recém-chegados.

Qual é o resultado?

Menos rotatividade, melhor experiência dos colaboradores, um aumento de 25% na produtividade e um ambiente de trabalho no qual tanto os gerentes quanto os novos funcionários estão engajados no processo.

5- Apple

Como em tudo o que a Apple faz, ela consegue ser um dos grandes exemplos de como executar o processo de onboarding de um funcionário com uma abordagem ligeiramente diferente. Os novos colaboradores recebem instantaneamente um pacote de presente padrão e cheio de adesivos dando às bonas-vindas à Apple, formulários de RH e uma camisa que diz "Classe de" com o ano em que o novo funcionário entrou na empresa. E às vezes um memorando curtinho como este:

Certo, isso não é significativamente diferente. Eu posso até ouvir você dizendo. O que tem demais nisso?

Bem, os novos colaboradores recebem um iMac novinho em folha. Parece legal? Bem, esses iMacs não são pré-definidos. Os funcionários são obrigados a criá-los eles mesmos. Não há nenhum suporte técnico por lá. Pelo jeito é assim que a Apple estimula o funcionário, indicando que, se eles conseguiram o emprego em primeiro lugar, devem ser inteligentes o bastante para conectar seu computador aos servidores.

Brincadeiras à parte, o que realmente está por trás dessa abordagem é provavelmente a necessidade que ela cria. Como o funcionário não será capaz de descobrir tudo no primeiro dia, ele naturalmente sentirá a necessidade de alcançar um colega de trabalho e se comunicar ou até mesmo pedir ajuda. Portanto, toda essa abordagem faz com que o novato fale com os colaboradores existentes e ainda se socialize. Genial, não?

Além disso, para acrescentar algo realmente rápido que a Apple faz, e que eu acho que você vai achar mais familiar:

Para gerar um impacto imediato de conexão com as pessoas que têm uma compreensão mais profunda de toda a cultura da Apple, os novos colaboradores da empresa são apresentados ao sistema iBuddy. O nome já diz tudo, já que esse programa foi projetado principalmente para ajudar as novas contratações a acompanhar um funcionário atual e tirar qualquer dúvida que eles tenham em relação à sua posição, à cultura da empresa ou ao espaço de trabalho essencial.

Para concluir, acredito que seja qual for a abordagem que a Apple adotar terá um impacto positivo no moral dos funcionários e no processo geral de onboarding.

Não concorda? Então dá só uma olhada nisso aqui.

6- PepsiCo

Este é um dos meus exemplos favoritos, pois consegue ser uma forma única de treinar novos colaboradores com um sistema muito específico para cada função. 

A PepsiCo consegue tornar o treinamento dos colaboradores mais divertido e envolvente do que nunca ao utilizar um sistema fornecido pela Appical, uma empresa de tecnologia de RH fundada em Amsterdã, nos Países Baixos.

Com a ajuda do sistema baseado na nuvem da Appical, a PepsiCo fornece todo tipo de ajuda adicional a seus novos colaboradores, incluindo vídeos educativos, hospeda webinars informativos, apresentações de slides "como fazer" com questionários pop-up, manuais, manuais, documentos e materiais de apoio.

Além disso, a empresa designa um companheiro de onboarding para permitir que o novo funcionário seja orientado pelos colaboradores existentes. Eles não escolhem deliberadamente um gerente ou supervisor para este fim específico, pois querem evitar um desequilíbrio entre suas comunicações devido aos níveis de posicionamento.

E o que há de tão específico em tudo isso? Calma que ainda não acabou.

Por último, mas não menos importante, a PepsiCo tem um hábito delicioso ao receber novas contratações: eles são encorajados a experimentar os produtos da empresa! Eles recebem lanches feitos pela PepsiCo, experimentam diferentes refrigerantes e fazem comparações e classificações. Parece muito divertido, e com certeza eu toparia essa tarefa!

7- Bazaarvoice

Uma empresa digital de sucesso, a Bazaarvoice consegue atingir um alto nível de educação e de capacitação no onboarding dos colaboradores, assegurando que cada novo funcionário assista a aulas de onboarding detalhadas em Austin, Texas, em sua base.

Essas aulas são tão surpreendentes que incluem colaboradores de todos os níveis e títulos, criando um ambiente educacional equilibrado. 

Dando um passo adiante, a empresa garante que a integração do novo funcionário envolva mais diversão, jogando um jogo chamado caça ao tesouro do onboarding. Esse jogo tem tarefas particulares que permitem ao funcionário se familiarizar com os colegas de trabalho, aprender sobre a cultura, ética e valores da empresa e se familiarizar com o espaço de trabalho. 

Você pode até mesmo usar camisetas iguais durante o jogo. 🤩

Essas tarefas incluem praticar uma chamada com um cliente, criar uma reunião por vídeo remota e responder corretamente a perguntas relacionadas à empresa.

Durante essas aulas, os colaboradores podem sempre dar o primeiro passo para se apresentar ou participar de um intervalo para o almoço, socializar e experimentar o processo com suas próprias contribuições. 

Por fim, o Bazaarvoice reúne o feedback dos seus funcionários para melhorar constantemente seu processo de onboarding e oferecer uma experiência aprimorada.

8- Quora

O Quora é um site de perguntas e respostas baseado na comunidade. É uma plataforma onde os usuários postam suas perguntas sobre qualquer tópico e recebem respostas de outros usuários. 

O Quora já é uma plataforma de sucesso quando se trata de lidar com seus usuários. Mas o que nos interessa aqui é como eles decidem gerenciar seus colaboradores e oferecer a eles uma experiência de onboarding tranquila. A plataforma presta muita atenção na criação de um programa de onboarding de impacto e pró-ativo para receber novos colaboradores. 

Cada nova contratação é imediatamente combinada com um mentor dedicado que está sempre presente para fornecer assistência pessoal e esclarecimento. Os mentores são altamente respeitados, e há uma grande tolerância caso não sejam tão produtivos quanto de costume durante o processo. Considero essa abordagem extremamente construtiva, pois ajuda os gerentes a se sentirem compreendidos e ouvidos quando se trata de acompanhar todo o trabalho de receber os novos colaboradores, entre outras responsabilidades relacionadas ao trabalho. 

Esse tipo de atitude tira a pressão desses mentores e permite que eles ofereçam uma experiência ainda melhor aos novos colaboradores, já que eles estarão mais dispostos e abertos.

Além disso, essas novas contratações também recebem projetos específicos que devem ser concluídos até o final da sua primeira semana. Isso os ajuda a se sentirem parte de uma equipe desde o início. Afinal, eles estão aqui para fazer contribuições valiosas e seu trabalho significa muito para empresa.

O melhor engajamento possível.

9- Linkedin

Todos nós conhecemos o LinkedIn. A plataforma já parte da nossa vida cotidiana. Quem viu meu perfil, quem me enviou um pedido de conexão, quem me enviou uma mensagem... Aquela coisa toda, né?

Para uma empresa realmente social que é muito popular e faz um ótimo trabalho na rede de contatos comerciais e de gestão de RH, qualquer um esperaria que o Linkedin também mandasse muito bem no onboarding de colaboradores. E é exatamente isso.

Senhoras e senhores, aqui eu apresento o programa de orientação para contratação do LinkedIn: [In]troduction. Um belo trocadilho, né?

Esse processo de onboarding tem sete exercícios essenciais que abordam os processos de educação e onboarding dos colaboradores. Eles incluem palestras, sessões de bate-papo, um tour pela empresa, aprender sobre as políticas da empresa, familiarizar-se com a cultura da empresa, almoçar com colegas de equipe, etc. 

Dessa forma, o Linkedin consegue desenvolver uma ideia única que implementa a inovação e o engajamento no processo de onboarding dos seus funcionários e oferece uma experiência prática que se transformará em uma ótima lembrança do seu primeiro dia como funcionário.

Obs.: Este programa teve tanto sucesso que, em 2014, recebeu o prêmio Bronze Brandon Hall de melhor programa de onboarding.

É realmente impressionante.

Conclusão

Vimos algumas grandes empresas que fizeram um ótimo trabalho com seus processos de onboarding, equilibrando diversão e preparação dos novos colaboradores. 

Espero que elas tenham servido de inspiração e ajudem você a oferecer aos seus próprios colaboradores um processo de onboarding de sucesso. Até a próxima!