6 herramientas de gestión del cambio para tu organización

Cambiar da miedo.

Ya se trate de un cambio personal o de un cambio en toda la empresa, incluso las personas más atrevidas pueden ser reacias.

Yo, por ejemplo.

Hace poco tuve la oportunidad de mudarme con un amigo.

La casa era bonita y grande, y además estaba muy cerca del trabajo. Pero como soy feliz en mi zona de confort, me mostré reacio. Y ojo, soy ese amigo al que puedes llamar a las 2 de la mañana para un viaje a Italia.

Al final, me mudé.

Acepté el cambio, y tú también puedes hacerlo.

Por supuesto, un cambio en toda la empresa no es tan fácil como decidir simplemente irse a vivir con un amigo.

Pero hay algunas herramientas que pueden ayudar.

Hoy hablamos de herramientas de gestión de cambio que redefinirán los procesos para gestionar los cambios de tu organización y te ayudarán a conseguir una transición sin problemas.

Resumen

• Una herramienta de gestión de cambio es cualquier herramienta, plataforma o software que se utiliza para facilitar el proceso de cambio.
• Los tipos más destacados de herramientas de gestión de cambio son las herramientas orientadas a la planificación, las orientadas a las TI y las orientadas a los funcionarios.
• Una herramienta de gestión de cambio puede ayudar en la planificación del cambio, en el aspecto técnico del cambio y en el aspecto del compromiso de los funcionarios con el cambio.
• Algunas de las mejores herramientas de gestión de cambio en el mercado son:
  • Wrike - para la planificación y la colaboración,
  • The Change Compass - para la visualización de datos,
  • JIRA - para la gestión orientada a TI,
  • Giva - independiente de ITIL,
  • UserGuiding - para el onboarding de funcionarios en pantalla,
  • The Change Shop - para soluciones de cambio todo en uno

Aquí tienes una lista de herramientas de gestión de cambio y todo lo que vamos a tratar:

• Qué es una herramienta de gestión de cambio
• Cómo puede ayudar una herramienta de gestión de cambio
• Cuáles son algunas de las mejores herramientas de gestión de cambio
  • Wrike
  • The Change Compass
  • JIRA Service Management
  • Giva
  • UserGuiding
  • The Change Shop

Entremos de lleno con algunas definiciones:👇

¿Qué es una herramienta de gestión de cambio?

Una herramienta de gestión de cambio es cualquier herramienta o software -plataforma, aplicación, lo que sea- que una organización puede adoptar para garantizar que no haya tensiones durante el proceso de cambio y que se ponga en marcha un proceso de gestión de cambio eficaz. Utilizando una herramienta de gestión de cambio o varios programas informáticos, las empresas pueden hacer un seguimiento del proceso, recoger opiniones y registrar los obstáculos y logros para los cambios en el futuro. Para lograr el máximo éxito con el mínimo riesgo, varias herramientas diferentes son esenciales para una estrategia de gestión de cambio.

¿Te interesaste?

Por supuesto, todo esto nos lleva a una pregunta: ¿cómo elijo una herramienta de gestión de cambio?

Hay algunos factores que modifican el conjunto ideal de herramientas para las organizaciones, ligera o totalmente.

Hazte algunas preguntas importantes:

¿Qué tipo de cambio es?

Incluso antes de empezar a diseñar una estrategia de gestión de cambio, es importante centrarse en el tipo de cambio que le toca a tu empresa.

❓ ¿Estás implantando un cambio de software, estrategias o procesos?

Se trata de una pregunta crucial, ya que un cambio de software -para equipos concretos o para toda la empresa- puede tener un impacto diferente en la productividad de los empleados que un cambio de estrategias o procesos empresariales que también podría conllevar un cambio de software, por ejemplo.

Así que, aunque se trate de un cambio en algo tan pequeño como la forma de gestionar los proyectos en tu aplicación de gestión de proyectos preferida, es importante establecer los límites del cambio.

¿Cuál es la magnitud del cambio?

Los cambios pueden producirse en todo el proyecto, en todo el equipo o en toda la empresa.

Y pueden tener impactos mayores o menores.

También las consecuencias de un cambio bien gestionado o mal gestionado a corto y largo plazo.

❓ ¿El cambio afecta sólo a un equipo o departamento, o es un cambio global?

Decidir esto al principio puede ayudarte a:

👉 Documentar adecuadamente el proceso para el futuro (cuando otros equipos también puedan pasar por el mismo cambio),

👉 Considerar el cambio a mayor o menor escala, y

👉 Tener en cuenta cómo podrían verse afectados otros procesos empresariales.

¿Cuándo se produce el cambio?

Establecer un periodo de tiempo -un inicio y un final- puede ayudarte a tener más control sobre los cambios.

También puede ser un buen parámetro para decidir cuándo tomar medidas de emergencia para no comprometer la productividad de los empleados.

Pregúntate

❓ ¿Cuál es el periodo de tiempo objetivo en el que te gustaría empezar a conseguir el cambio?

❓ ¿Hay otros cambios en curso?

❓ ¿Cuándo y cómo vas a finalizar el proceso de cambio?

Ten en cuenta que el cambio puede ser un proceso naturalmente largo.

Si no intentas voluntariamente situarlo en un marco temporal concreto y planificarlo en consecuencia, puedes tardar una eternidad en empezar a ver resultados, buenos o malos.

¿A quién afectará el cambio?

El cambio tiene sus efectos.

Y un análisis de impacto puede revelar mucho sobre cómo lo estás haciendo.

Pero lo más importante es que tengas en cuenta a quién afecta más el cambio que se está produciendo, sobre todo si le afecta de forma negativa.

Por tanto, intenta responder a estas preguntas:

❓ ¿A quién afecta este cambio, y si es negativamente, cómo puedes minimizar los efectos?

❓ Si hay efectos positivos, ¿cómo puedes potenciarlos?

❓ ¿Puedes aprovechar las experiencias de los empleados afectados positivamente para dispersar los efectos negativos?

Por supuesto, hay otros factores y cuestiones a considerar, pero al final, todo depende de la naturaleza de tu producto y de tu negocio.

Así que, naturalmente, elegir un software de gestión de cambio puede ser complicado para distintas empresas.

Pero antes de pasar a las herramientas, aclaremos algo importante.

He aquí un rápido vistazo a cómo una herramienta de gestión de cambio puede facilitar los cambios.

Cómo el software de gestión de cambio puede facilitar los cambios

Si alguna vez has tenido que dirigir un cambio o incluso sólo has formado parte de él, sabrás que existen varios modelos de cambio, actividades de gestión de cambio y certificaciones de gestión de cambio.

El modelo de cambio 7S de McKinsey, el modelo de cambio en 8 pasos de Kotter y el modelo de cambio ADKAR de Prosci son marcos muy útiles. 

Pero, ¿dónde entra en escena una herramienta de gestión de cambio?

¿Por qué las necesitamos y cómo pueden ayudarnos?

Ayudan de 3 maneras:

1- Ayudan a planificar el cambio

El éxito del cambio no puede producirse sin una planificación adecuada.

La mayoría de las herramientas de gestión de cambio y otras herramientas de gestión – como Notion o ClickUp – pueden utilizarse para ayudar a planificar el cambio en tu organización.

Estas herramientas no sólo son muy necesarias durante un proceso de cambio, sino que también son, muy posiblemente, las de mayor prioridad entre las herramientas de gestión de cambio.

Así que sí, definitivamente necesitas una herramienta de gestión de cambio.

Y por suerte, hay muchas herramientas sólo para ese fin en el mercado y en nuestra lista. 😎

2- Ayudan en el aspecto técnico del cambio

Especialmente cuando el cambio incluye un cambio de software o cuando requiere cierta ayuda del equipo de TI, una herramienta de gestión de cambio puede resultar útil.

Aunque algunas herramientas de gestión de cambios tienen funciones de gestión, TI y retroalimentación, todo en uno, otras se centran específicamente en la gestión del cambio en TI.

Y eso puede ser justo lo que necesitas si estás trabajando en un cambio a pequeña escala o a escala empresarial.

3- Ayudan con la parte del cambio relacionada con los empleados

La mala noticia es que el rechazo de los empleados no es un mito.

Y la buena noticia es que hay muchas herramientas y plataformas para ayudar.

Cuando se trata de la parte del cambio relacionada con los empleados, hay que tener en cuenta muchas cosas.

Hay que prever y procesar adecuadamente las reacciones y acciones de los empleados, así como su capacidad de cambio y sus posibles reacciones.

Ahí es exactamente donde desempeñan su papel las herramientas de gestión de cambio.

Desde la herramienta de encuesta más sencilla hasta la herramienta de seguimiento del progreso más compleja, todas son herramientas de gestión de cambio, y pueden ayudar seriamente.

Bueno, pero ¿cuáles son esas herramientas tan útiles?

Echemos un vistazo a las 6 mejores herramientas de gestión de cambio que cambiarán tu proceso de cambio a mejor:

Los 6 mejores software de gestión de cambio

Herramientas de gestión de cambio orientadas a la planificación

Dependiendo del tipo de cambio y de dónde te encuentres exactamente en el proceso de cambio, podrás ver si necesitas una herramienta de gestión orientada a la planificación o no.

Plot twist: tendrás una, de un modo u otro.

La verdad es que la parte de la planificación es posiblemente la más importante de la gestión de cambio y también del propio proceso de cambio.

Créeme; no querrás meterte en ese camino sin una planificación adecuada.

Por suerte, tenemos 2 magníficas herramientas que dan prioridad a la planificación y a la gestión de equipos en primer lugar de la lista.

Echémosles un vistazo:

1- Wrike

Wrike es un software de servicios profesionales, como ellos lo llaman.A nuestro entender, es una herramienta de gestión de proyectos. Y con un potente conjunto de funciones clave.

¿Y qué hace exactamente esta herramienta en la que confían Google, Lyft y Dell, te preguntarás?

Wrike ayuda a las empresas a alinear y conectar los objetivos de todos los equipos, crear procesos racionalizados con el poder de la automatización, y aumentar la transparencia y la visibilidad del trabajo.

Entre sus principales características están:

✅ Formularios de solicitud personalizados,

✅ Kanban boards y diagramas de Gantt,

✅ Seguimiento del tiempo y control del progreso,

✅ Informes de rendimiento,

✅ Priorización de tareas

Algunas de las integraciones de Wrike son con Salesforce, Microsoft Teams, Google Drive, Gmail, Outlook, JIRA, Slack, Dropbox y muchas más.

Precios

Recomendado para empresas medianas y grandes, Wrike tiene una versión gratuita para equipos que acaban de empezar, así como una versión de prueba gratuita.

También tiene otros tres planes:

• Team – $9.80 usuario/mes
• Business – $24.80 usuario/mes
• Enterprise – personalizado
• Pinnacle - personalizado

2- The Change Compass

The Change Compass es una herramienta de visualización de datos y planificación basada en la nube que puede funcionar como brújula en tu proceso de cambio.

Básicamente, lo que hace The Change Compass es ayudarte a ver tu proceso de cambio en un único lugar, a través de una única vista.

Y eso puede ser más importante de lo que crees, ya que The Change Compass afirma que esa visión única puede ayudarte a aportar un 40% más de valor a toda tu cartera de cambios.

Entonces, ¿qué hace realmente esta herramienta de vista única?

Entre sus principales características están:

✅ Gestión de los impactos en los clientes,

✅ Seguimiento de la ejecución de la estrategia,

✅ Gestión de la capacidad habitual durante el cambio,

✅ Generación de mapas de calor del cambio,

✅ Mejora de la gobernanza del cambio

Precios

The Change Compass tiene una opción de prueba gratuita para empezar a utilizar uno de los tres planes.

• SMB – US$ 495/mes, 3 usuarios
• Business – personalizado, 50 usuarios
• Enterprise – personalizado, usuários ilimitados

Herramientas de gestión de cambio orientadas a las TI

Cuando el cambio exige un nivel técnico, una herramienta de gestión de cambio orientada a las tecnologías de la información es tu mejor amiga. Y a menudo, el cambio conlleva la necesidad de nuevos sistemas, procedimientos y procesos. Estas herramientas te ayudarán.

3- JIRA Service Management

El software ITSM de Atlassian, JIRA Service Management, se basa en la colaboración a alta velocidad frente al cambio.

A primera vista, JIRA se parece a tu herramienta habitual de gestión de proyectos.

Pero en un nivel más profundo, su propósito es conectar a los desarrolladores y a los operadores, lo que la convierte en la herramienta perfecta para la gestión de cambio informático.

JIRA trabaja con una amplia variedad de grandes clientes como Square, Domino's y Twitter, y algunas de sus integraciones son con Google, Microsoft, Slack, Salesforce y más.

Y entre sus características están:

✅ Solicitudes de cambio,

✅ Evaluación de riesgos,

✅ Seguimiento del despliegue,

✅ Planes y calendario de cambios,

✅ Automatización

Así que, si quieres que todas tus iniciativas de gestión de cambio estén en la misma página que tus equipos de gestión de cambio, JIRA puede ser lo que estás buscando.

Precios

JIRA Service Management tiene una versión gratuita que pueden utilizar 3 agentes con un número ilimitado de clientes.

También tiene otros 3 planes, cuyos precios se calculan en función del número de agentes.

Para 10 usuarios:

• Standard – $77.50 (estimado)/mes
• Premium – $152.50 (estimado)/mes
• Enterprise – personalizado

4- Giva

Giva es una herramienta de gestión de cambio ITIL (Biblioteca de Infraestructuras de Tecnologías de la Información) independiente y basada en la nube.

Si estás pasando por un cambio de TI, Giva te ayudará a superarlo.

Y con una buena interfaz.

Giva se enorgullece de su capacidad para resolver muchos problemas, como no poder planificar y supervisar los cambios en una sola vista, no tener visibilidad de los cambios que se avecinan y no tener forma de hacer un seguimiento de los problemas con éxito o sin él.

¿Cómo los resuelve exactamente?

Algunas de las características clave de Giva son:

✅ Calendario mensual interactivo de RFC,

✅ Flujos de trabajo de solicitud y aprobación de cambios,

✅ Activos de hardware y software vinculables a las solicitudes de cambio,

✅ Vista única,

✅ Informes de cumplimiento sin complicaciones

Precios

Giva tiene una prueba gratuita de 30 días en la que puedes elegir entre 2 planes diferentes:

• Professional – $59/por agente/mes
• Enterprise – $79/por agente/mes

Herramientas de gestión de cambio orientadas a los empleados

Las herramientas de gestión de cambio orientadas a los empleados son, como su nombre indica, herramientas que se centran en los problemas y obstáculos relacionados con los empleados.

Aunque las herramientas de gestión de proyectos y similares también tienen en cuenta a los empleados, las herramientas de gestión de cambio orientadas a los empleados se centran más en las actividades de gestión de cambio, el compromiso de los empleados, las encuestas, los comentarios y el onboarding de los empleados.

Y son imprescindibles en cualquier kit de herramientas de gestión de cambio.

Sin más preámbulos, aquí tienes 2 herramientas de gestión de cambio que te librarán de la resistencia de los empleados en un instante.

5- UserGuiding

UserGuiding es una herramienta de onboarding de usuarios que puedes utilizar para guiar a tus clientes, empleados o cualquier otro usuario a través de tu sitio web o producto.

Y es posiblemente todo lo que necesitas cuando se trata de guiar a tus empleados a través de un nuevo software tras un cambio.

¿No me crees? Echa un vistazo a esto.

RAM Hand-to-Hand Couriers es una potencia en el sector sudafricano de la mensajería.

Se fundó en 1988 y tiene entre 1000 y 5000 empleados.

Entonces, boom 💥

Un día deciden que es hora de cambiar.

Empiezan a cambiar sus sistemas informáticos, pero no es tan fácil cuando tienes más de 40 sucursales y miles de empleados.

Y entonces empiezan a utilizar UserGuiding.

Utilizan el tutorial interactivo de UserGuiding para incorporar a los empleados a la nueva plataforma. ¡Incluso les ponen un personaje llamado Sam!

¿Y su proceso de cambio?

¿Quieres saber qué pasó al final? Lee la historia de éxito completa aquí. 👈

Aún así, permíteme subrayar que las capacidades de UserGuiding no se limitan a los tutoriales interactivos.

Entre las principales funciones de UserGuiding están:

✅ Guía interactiva y creación de visitas guiadas de producto

✅ Checklists, hotspots y tooltips

✅ Centros de recursos

✅ Encuestas NPS

✅ Analíticas potentes,

✅ Alta personalización,

✅ Segmentación y segmentación

Precios

UserGuiding ofrece una prueba gratuita de 14 días tras la cual puedes continuar con 3 planes de precios diferentes:

• Plan Básico: $69/mes cuando facturado anualmente por hasta 1.000 MAU
• Plan Profesional: $199/mes cuando facturado anualmente por hasta 1.000 MAU con guías ilimitadas, hotspots, checklists
• Plan Corporativo: Presupuesto personalizado.

6- The Change Shop

La plataforma de gestión de cambio en el lugar de trabajo más útil del planeta. Ese es el lema de The Change Shop.

Y probablemente no se equivocan.

The Change Shop utiliza 6 herramientas diferentes diseñadas para gestionar el cambio organizativo:

👉 Personal 180, team 180, organization 180, change leader 180, change simulator 180, e Improve.

Depende de ti elegirlas y combinarlas según tus necesidades.

Entre las principales características de The Change Shop están:

✅ Previsión y modelización del compromiso de cambio,

✅ Seguimiento de las acciones de cambio,

✅ Evaluación comparativa del compromiso/resistencia al cambio de los mejores,

✅ Informes de alineación del liderazgo del cambio,

✅ Distribución de la evaluación de la aceptación del cambio

Precios

The Change Shop tiene 3 planes de precios, uno de los cuales es gratis:

• Change Leader – gratis (2,500 o menos miembros del equipo)
• Enterprise – $180/mes (de 2,500 a 10,000 miembros del equipo)
• Large Enterprise – personalizado (10,000+ miembros del equipo)

Herramientas y técnicas de gestión de cambio: ¿Cómo empezar?

La gestión de cambio suena como si se tratara de planes estratégicos y de una perfecta gestión del conocimiento para registrar los detalles de cambios posteriores.

Pues bien, es todo eso.

Pero también depende de una sencilla variable para alcanzar el máximo éxito:

La empatía.

Es la única técnica de gestión de cambio para que tus empleados se adapten con éxito al cambio.

Pero si realmente necesitas más detalles, resulta que tenemos una guía definitiva sobre el proceso de gestión de cambio y las técnicas de gestión de cambio aquí mismo 🫢

Conclusión

El cambio es difícil, pero elegir una herramienta de gestión de cambio no tiene por qué serlo.

Con suerte, podrás encontrar tu(s) elección(es) en esta lista.

Aunque siempre debemos recordar que el éxito del cambio es cuestión de personas, no de herramientas.

Así que, ¡buena suerte por adelantado!