Comment réduire les coûts d'onboarding des employés

1- Créer un processus reproductible

La création d'un contenu reproductible est la clé de la réduction ultime des coûts d'onboarding. Ce n'est pas une surprise, car c'est un excellent moyen d'économiser du temps et des efforts que d'offrir à des personnes nouvelles et différentes une expérience de guide interactif identique, reproductible et efficace.

En voici un exemple. 

En créant des guides interactifs - et reproductibles - pour vos processus d'onboarding - l'onboarding logiciel dans le cas de cet exemple - vous pouvez facilement dimensionner, suivre et gérer le temps de préparation pour l'onboarding de chacun de vos employés et vous assurer qu'il s'agit d'une expérience transparente et minimale. 

Je vous entends poser la question : « Comment ? »

La meilleure façon de créer ces guides reproductibles est de faire appel à une plateforme d'adoption digitale, qui accélérera vos processus de formation technique. Passons à l'étape suivante pour en savoir plus. 

2- Utiliser une plateforme d'adoption digitale pour accélérer la formation technique

Le moyen le plus efficace de proposer des guides reproductibles est d'utiliser une plateforme d'adoption digitale comme UserGuiding Now. 

UserGuiding Now est une extension Google Chrome qui permet d'installer UserGuiding dans une page de site web lorsque le visiteur a un accès limité au code source spécifique de la page de sa plateforme.

Fondamentalement, il s'agit d'une extension qui fonctionne le mieux pour votre matériel d'onboarding et qui vous aide à onboarder vos utilisateurs/employés vers TOUT logiciel sans avoir besoin de développeurs et de leur accès au logiciel d'onboarding.

C'est un processus assez simple.

Voici un exemple réalisé par ma précieuse collègue Serra. Elle a utilisé l'outil pour commencer à créer un guide sur le tableau de bord d'Asana. Pour la première étape, elle a commencé par un joli modal de bienvenue, comme on le voit ci-dessus. 

Vous pouvez également ajouter des infobulles, des hotspots ou même une check-list d'onboarding selon vos préférences. 

Et voici le résultat après environ 5 minutes.

Par la suite, vous pouvez facilement configurer les changements et publier avec UserGuiding Now. Il vous suffit de retourner dans le panneau UserGuiding, de rendre votre guide actif, puis de le publier.

Pour que cela fonctionne correctement, vous devez aller dans Settings et Containers. Vous y trouverez le code de votre conteneur, qui est nécessaire pour le champ de vérification UG Now.

Enfin, vous devez insérer le lien de la page sur laquelle vous souhaitez que l'onboarding se produise, et le tour est joué.

En bref, vos utilisateurs peuvent facilement télécharger et configurer UG Now en quelques minutes pour visualiser le matériel d'onboarding que vous avez créé pour eux - et vous pouvez utiliser UG Now à des fins de démo ou de prévisualisation en direct en plus de vos processus d'onboarding des employés.

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3- Organiser une formation de groupe et un onboarding

Un autre moyen facile et efficace de réduire les coûts moyens - tout en restant non numérique - est la formation en groupe et les sessions d'onboarding. Comme vous pouvez l'imaginer, les environnements sociaux où les nouveaux employés peuvent rencontrer d'autres personnes comme eux et socialiser sont un excellent moyen de trouver du confort et du plaisir dans leur processus de formation et d'embauche.

Tant que ces sessions de formation en groupe sont interactives et engageantes, il ne fait aucun doute que la majorité des employés seront impliqués dans une cohésion d'équipe intégrée qui apporte une grande valeur ajoutée. 

Vous pouvez toujours essayer d'organiser des activités brise-glace amusantes et créatives, interactives et suffisamment ludiques pour renforcer l'esprit d'équipe et donner à vos nouveaux arrivants l'impression qu'ils s'intègrent peu à peu à quelque chose de plus grand qu'eux - leur nouvelle culture professionnelle. 

Vous pourrez ainsi économiser du temps, des ressources et de l'argent tout en offrant un accueil sincère et en créant un environnement de travail attrayant. 

4- Être un mentor

C'est un fait universel que les entreprises du monde entier dépensent des milliards de dollars pour la formation et l'onboarding des nouveaux employés.

Un autre moyen efficace d'éviter cette perte est de commencer à utiliser les ressources existantes en associant les nouveaux employés aux employés actuels et en les faisant interagir dans le cadre d'une expérience de mentorat professionnel. 

Celle-ci ne vous coûte absolument rien et constitue un excellent moyen d'encourager une atmosphère de soutien et de chaleur pour vos nouveaux et anciens employés. Elle est également très utile dans le cadre de la formation en cours d'emploi, car il est tout à fait judicieux de jumeler un nouvel employé avec un employé expérimenté occupant le même poste.

5- Réduire le temps de productivité

Malheureusement, vers la fin de votre processus d'onboarding, même les employés « complètement onboardés » ne sont pas toujours productifs à 100 %. Ils ne sont peut-être pas encore capables d'utiliser leur temps efficacement, de résoudre les problèmes de manière créative ou de savoir quand et comment demander de l'aide.

Ces facteurs indiquent que vos employés ne font pas encore pleinement partie de la culture générale de l'entreprise. 

Cela se produit généralement lorsqu'il y a beaucoup de nouveaux employés et que les programmes de formation des employés ne sont pas assez diversifiés. En transformant ces programmes en puissantes bases de connaissances, vous pouvez permettre à vos employés de participer à leur propre rythme et de continuer à apprendre de la manière qui leur convient le mieux.

Le fait de rassembler toutes les connaissances pertinentes en un seul endroit permet de gagner du temps et de familiariser vos employés avec leur poste et leur rôle dès les premiers jours.

Une fois que les employés ont reçu les outils et les connaissances dont ils ont besoin, ils deviennent instantanément plus productifs, et tout le monde interagit avec eux. 

Conclusion

Il ne fait aucun doute que l'onboarding de vos nouveaux employés peut s'avérer très coûteux et chronophage pour votre entreprise. 

Ce processus implique généralement de partir de zéro : rédaction d'offres d'emploi, conduite d'entretiens, vérification des antécédents, formation, organisation, etc. 

Aussi difficile que cela puisse paraître, il serait préférable de ne pas le négliger, car chaque personne qui devient membre de la culture de votre entreprise a un impact sur votre croissance globale. C'est pourquoi vous devez toujours proposer un processus d'onboarding solide à votre personnel tout en faisant attention à votre budget et en faisant ce que vous pouvez pour réduire vos dépenses. 

Ce n'est pas facile, mais c'est possible avec ces étapes importantes, beaucoup d'engagement et de dévouement !