Cómo reducir los costes de onboarding de los empleados

1- Crear un proceso repetible

Crear contenido repetible es la clave para la reducción definitiva de los costes de onboarding. Esto no debería ser una sorpresa, ya que es una gran forma de ahorrar esfuerzo y tiempo ofrecer a personas nuevas y diferentes la misma experiencia de guía interactiva, repetible y eficaz.

He aquí un ejemplo. 

Creando guías interactivas -y repetibles- para tus procesos de onboarding -software onboarding para el caso de este ejemplo- puedes escalar, seguir y gestionar fácilmente el tiempo de preparación de cada uno de los onboarding de tus empleados y asegurarte de que sea una experiencia mínima y sin fisuras. 

Ya te oigo preguntar: "¿Cómo?"

La mejor forma de crear estas guías repetibles es con la ayuda de una plataforma de adopción digital, que acelerará tus procesos de formación tecnológica. Pasemos al siguiente paso para saber más sobre ella. 

2- Utilizar una plataforma de adopción digital para acelerar la formación técnica

La forma más eficaz de ofrecer guías repetibles es utilizar una Plataforma de Adopción Digital como UserGuiding Now. 

UserGuiding Now es una extensión de Google Chrome que permite instalar UserGuiding dentro de una página web cuando el visitante tiene acceso limitado al código fuente específico de la página de su plataforma.

Básicamente, es una extensión que funciona mejor para tu material de onboarding y te ayuda a incorporar a tus usuarios/empleados a CUALQUIER software sin necesidad de desarrolladores y su acceso al software de onboarding.

Es un proceso bastante sencillo.

Aquí tienes un ejemplo realizado por mi preciosa colega Serra. Utilizó la herramienta para empezar a crear una guía en el panel de Asana. Para el primer paso, empezó con un bonito modal de bienvenida, como se ve arriba. 

También puedes añadir tooltips, hotspots o incluso una checklist de onboarding, según prefieras. 

Y aquí está el resultado después de unos 5 minutos.

Más adelante, podrás configurar fácilmente los cambios y publicar con UserGuiding Now. Todo lo que tienes que hacer es volver al panel de UserGuiding, activar tu guía y publicarla.

Para que funcione sin problemas, tienes que ir a Settings y Containers. Allí encontrarás el código de tu contenedor, necesario para el campo de verificación UG Now.

Por último, tienes que insertar el enlace de la página en la que quieres que se realice el onboarding, y ya está. 

En resumen, tus usuarios pueden descargar y configurar fácilmente UG Now en pocos minutos para ver el material de onboarding que has creado para ellos, y puedes utilizar UG Now para una demostración o una vista previa en directo, además de para tus procesos de onboarding de empleados.

¡Empieza hoy!

3- Realizar la formación y el onboarding en grupo

Otra forma fácil y eficaz de reducir los costes medios -y mantenerlo no digital- son las sesiones de formación y onboarding en grupo. Como puedes imaginar, los entornos sociales en los que los nuevos empleados pueden conocer a otros como ellos y socializar son una forma estupenda de encontrar comodidad y diversión en su proceso de formación y contratación.

Siempre que estas sesiones de formación en grupo sean interactivas y atractivas, no hay duda de que la mayoría de los empleados participarán en una cohesión de equipo incorporada que aporta un gran valor. 

Siempre puedes intentar hacer algunos rompehielos divertidos y hacerlos lo suficientemente creativos, interactivos y divertidos como para fomentar el espíritu de equipo y hacer que los recién llegados sientan que poco a poco pasan a formar parte de algo más grande que ellos mismos: su nueva cultura de trabajo. 

De este modo, podrás ahorrar tiempo, recursos y dinero, al tiempo que ofreces una bienvenida sincera y construyes un entorno de trabajo atractivo. 

4- Ser un mentor

Es un hecho universal que las empresas de todo el mundo gastan miles de millones de dólares en formación y onboarding de nuevos empleados.

Otra forma eficaz de evitar esta cantidad de pérdidas es empezar a utilizar los recursos existentes emparejando a los nuevos empleados con los actuales y haciéndoles interactuar en el ámbito de una experiencia de tutoría profesional. 

Esto no te cuesta absolutamente nada y es una forma estupenda de fomentar un ambiente de apoyo y calidez para tus empleados nuevos y antiguos. También resulta muy útil en la formación en el puesto de trabajo, ya que es perfectamente sensato emparejar a un empleado nuevo con otro con experiencia en el mismo puesto.

5- Reducir el tiempo de productividad

Por desgracia, hacia el final de tu proceso de onboarding, incluso los empleados "totalmente incorporados" pueden no ser siempre productivos al 100%. Puede que aún no sean capaces de utilizar el tiempo de forma eficaz, resolver problemas de forma creativa o saber cuándo y cómo pedir ayuda.

Estos factores indican que tus empleados aún no se han integrado plenamente en la cultura general de la empresa. 

Esto suele ocurrir cuando hay muchos empleados nuevos y los programas de formación de empleados no son lo suficientemente variados. Cambiando estos programas por potentes bases de conocimiento, puedes dejar que tus empleados participen a su propio ritmo y sigan aprendiendo de la mejor manera para ellos.

Poner todos los conocimientos relevantes en un solo lugar ahorra tiempo, ya que permite que tus empleados se incorporen a sus puestos y funciones en el primer par de días.

Una vez que se proporcionan a los empleados las herramientas y los conocimientos que necesitan, se vuelven más productivos al instante, y todos los demás interactúan con ellos. 

Conclusión

Sin duda, el onboarding de tus nuevos empleados puede ser muy costoso y llevar mucho tiempo a tu empresa. 

Este proceso implica sobre todo partir de cero: redactar anuncios de trabajo, realizar entrevistas, examinar los antecedentes, formar, organizar y mucho más. 

Por difícil que parezca, lo mejor sería que no lo descuidaras, ya que todas y cada una de las personas que pasan a formar parte de la cultura de tu empresa repercuten en tu crecimiento general. Por eso debes ofrecer siempre un sólido proceso de onboarding para tu personal, al tiempo que cuidas tu presupuesto y haces lo posible por reducir tus gastos. 

No es fácil, pero se puede conseguir con estos importantes pasos, mucho compromiso y devoción.