Adoção Digital – O guia completo para o seu negócio

Você pode ser dono de um negócio, um gerente ou um funcionário.

Não importa.

Você provavelmente sabe o esforço, o dinheiro e o tempo que são gastos com softwares novos ou qualquer ferramenta que possa melhorar a eficiência no trabalho.

E há um canal no qual os negócios preferem – e precisam – focar:

Ferramentas digitais.

Partindo do básico, com softwares como Excel e Outlook, e chegando a softwares mais complicados, como sistemas de CRM e ferramentas de sucesso do cliente, as ferramentas digitais são fundamentais para negócios de todo porte.

No entanto, ainda há alguns obstáculos.

Digamos que o seu negócio possui os melhores softwares e sistemas, você tem tudo para aumentar a eficiência e o sucesso dos processos. Mas você está se esquecendo de um pequeno problema:

Os usuários.

Mesmo quando temos as ferramentas digitais certas, se os usuários lutarem contra elas ou simplesmente não souberem como usá-las, seu negócio ficará travado. Nesse caso, os usuários podem ser clientes ou funcionários – o problema será o mesmo.

Seja qual for a situação, é fundamental garantir que eles explorem todo o potencial das ferramentas digitais. É nesse momento que a adoção digital acontece.

Está em busca de adoção digital para CLIENTES? Então confira o nosso Guia de Adoção de Produtos.

O que é Adoção Digital?

Em termos bem simples, adoção digital significa alcançar um estado em que os seus funcionários e/ou clientes estão usando corretamente um dado software ou ativo digital e explorando todo o seu potencial.

A razão pela qual uma adoção desse tipo é crucial se dá pelos efeitos positivos que ela pode causar no fluxo de trabalho geral, no ambiente de trabalho e, possivelmente, em todo o negócio.

Com a adoção digital concluída, você terá:

  • Maior satisfação dos clientes
  • Melhor desempenho dos funcionários
  • Melhor integração do trabalho
  • Fluxo de trabalho otimizado e automatizado
  • Despesas reduzidas

É sempre bom conseguir alcançar todos esses efeitos positivos com um só passo. No entanto, da mesma forma que os efeitos positivos são muito drásticos quando a adoção digital é implementada com sucesso, os efeitos negativos também serão terríveis caso a adoção digital não seja aplicada ou seja aplicada de forma errada ou insuficiente.

Se a adoção digital não for feita corretamente, você terá:

  • Queda na produtividade e no desempenho
  • Insatisfação dos funcionários
  • Frustração dos clientes, o que aumenta o churn
  • Despesas que não atendem às necessidades do negócio

Embora a adoção digital se refira à satisfação de clientes e funcionários, há algumas diferenças entre os dois tipos de usuários, principalmente quando vemos o processo na prática.

Enquanto a adoção digital de funcionários inclui treinamento com ferramentas digitais e monitoramento da efetividade das ferramentas sendo usadas por completo, a adoção digital de clientes gira em torno de tutoriais e anúncios in-app. Logo, para aumentar a adoção digital, é preciso lidar com esses dois tipos diferentes de usuários.

E mesmo ignorando as diferenças entre os dois, a adoção digital não funciona se apenas um passo for concluído.

Vamos visualizar esse processo:

Imagine que você está usando um determinado app de entrega de comida pela primeira vez.

Você percebe que há um erro no seu pedido e será preciso cancelá-lo. Você não consegue descobrir como e agora precisa pedir ajuda do suporte.

Você consegue falar com um membro da equipe de suporte e pede para cancelar o pedido, mas esse membro não está muito familiarizado com o sistema e não consegue rastrear o pedido; e mesmo que ele consiga ajudar, sua primeira impressão do app foi péssima.

Agora você terá que comer algo que não é do seu agrado e ainda desinstalará o app.

Os dois lados saem perdendo.

Provavelmente há um tutorial mostrando as funções básicas do app para os clientes quando eles abrem o app pela primeira vez. Eles podem ter pulado o tutorial, ou talvez o tutorial não inclua a opção de “cancelar pedido”.

Ainda há a possibilidade de o tutorial ser tão chato que o usuário se esqueceu do que deveria fazer. Seja qual for a razão, não é algo impossível de resolver.

Na verdade, o objetivo da adoção digital é justamente resolver esses problemas.

o que é adoção digital

6 passos para aumentar a Adoção Digital na sua empresa

Eu preciso mencionar isso aqui:

Desde a pandemia da COVID-19, muitas empresas implementaram o trabalho remoto e adotaram muitas ferramentas das quais nunca haviam ouvido falar…

…só para aumentar a eficiência.

É provável que você tenha passado por algo parecido ou que conheça muitas empresas que transformarem todo o seu fluxo de trabalho para acompanhar as mudanças.

Mas fazer a transição de um negócio tradicional para um negócio digital não é tão fácil como parece. Conduzir os seus funcionários ao sucesso é tão difícil quanto encontrar e integrar os sistemas certos para o seu negócio.

Quer saber como acelerar o processo de adoção digital com total eficiência?

Aqui estão os seis passos que você deve dar:

1. Garanta suporte apropriado por parte da liderança

Um requisito crucial antes de digitalizar a sua organização é garantir que você tem total apoio e suporte do alto escalão.

Não só eles devem liderar pelo exemplo e estimular os funcionários a implementarem as mudanças, mas eles também são responsáveis por aprovar os projetos e orçamentos e implementar novas soluções digitais. Você precisa garantir que a alta gerência da empresa está apoiando a digitalização dos fluxos de trabalho com ações concretas, não apenas palavras.

Um pesquisa conduzida pela McKinsey sugere que menos de um terço de todas as organizações consideram que seus projetos de adoção digital e transformação foram bem-sucedidos.

Mas a chance de sucesso dessas transformações quase dobra quando a empresa também conta com um Chief Digital Officer. Isso porque um CDO traz a experiência necessária para o alto escalão executivo e ainda consegue defender a transformação digital no nível mais alto da empresa.

Essa pesquisa também mostrou que ter uma história clara que justifique a necessidade de transformação e gerar um senso de urgência em torno da necessidade de mudança também são estratégias de adoção digital que funcionam muito bem.

2. Enfrente a resistência à mudança

Se houver alguma resistência à adoção digital entre os membros da empresa, é essencial identificar e abordar as preocupações.

Embora haja muitas razões pelas quais os funcionários possam estar relutantes às mudanças, as duas mais comuns são:

  1. Medo de que não terão as habilidades necessárias para se adaptarem à nova tecnologia e que essa falta de habilidade diminuirá seu valor para a empresa;
  2. A crença de que uma mudança está sendo implementada só pela mudança em si e que além de não melhorar a produtividade do trabalho, ela ainda dificultará a execução das tarefas.

Lidar com essas preocupações é, novamente, uma questão para o alto escalão.

Voltemos à ideia de que eles precisam explicar por que a mudança é importante e urgente e como ela beneficiará todos os funcionários da empresa. O processo de desenvolvimento de uma solução digital também deve ser consultivo, mostrando à equipe que as soluções estão sendo realmente pensadas para atender às suas necessidades e simplificar os fluxos de trabalho.

As informações relacionadas ao treinamento devem estar disponíveis desde o início e os funcionários devem ter a segurança de que:

  • eles terão o suporte e o tempo necessários para aprender a usar os novos sistemas;
  • e suas funções não perderão valor com as novas tecnologias.

O benefício dos processos de trabalho digitais é que eles permitem que os funcionários trabalhem a qualquer hora e em qualquer lugar, mas isso também pode ser visto como um ponto negativo, já que agora os funcionários sentem que estão de plantão o tempo todo.

O fato de estarem acessíveis o tempo todo pode atrapalhar muito o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Isso também é um problema que deve ser lidado desde o início; deve-se estabelecer expectativas e limites claros. Novamente, o alto escalão da empresa deve liderar pelo exemplo e nunca enviar e-mails para os funcionários às 4 da manhã.

3. Incentive a mudança

Outra estratégia de adoção digital efetiva para aumentar a adoção digital é incentivar a mudança. Isso pode ser feito de diversas formas.

Quem não gosta de uma boa e velha competição?

As pessoas são naturalmente competitivas e, às vezes, só de saber que um membro de outra equipe da empresa está à frente na adoção pode ser o bastante para incentivá-las a se esforçar um pouco mais.

Podemos ir além e premiar as equipes que tiverem o melhor desempenho.

Acompanhar e demonstrar o impacto da adoção digital nos indicadores-chave de desempenho (KPIs) também pode ser um grande incentivo. Se for possível compartilhar informações de como a adoção está gradualmente poupando tempo da equipe, aumentando a produtividade ou aumentando as vendas, isso pode dar aos funcionários o incentivo de que eles precisam para superar a inércia e começar a realmente fazer mudanças.

como melhorar a adoção digital

4. Adote uma abordagem holística

Isso significa duas coisas.

Primeiro que as soluções digitais devem ser implementadas nos fluxos de trabalho de toda a empresa.

Frustrações tendem a surgir quando os funcionários sofrem com obstáculos ou atrasos por conta de processos ou indivíduos que ainda estão usando sistemas analógicos. Os funcionários não podem trabalhar de forma efetiva e confiante usando sistemas digitais se houver disparidades no fornecimento desses sistemas.

Em segundo lugar, isso significa o máximo possível de padronização e consistência entre os sistemas.

Ninguém gosta de ter uma senha diferente para cada sistema utilizado ou ter que alternar entre menus que usam formatos e terminologia ligeiramente diferentes. Os sistemas devem ser simplificados sempre que possível.

Isso minimiza a curva de aprendizagem e permite que os funcionários se sintam mais confiantes, já que eles só precisam aprender um ou dois sistemas novos – em vez de dez.

Além disso, processos complexos ou desnecessários devem ser evitados sempre que possível. Qualquer fluxo de trabalho que exija dupla entrada ou o registro de informações que deveriam ser geradas ou registradas automaticamente pelo sistema, temos a receita perfeita para frustração, tempo perdido e perda de produtividade.

5. Utilize um onboarding inteligente

Treinar os funcionários a usar sistemas novos pode ser um dos aspectos mais desafiadores da adoção digital.

Você simplesmente não pode criar o mesmo guia para vários usuários de áreas diferentes.

Para alguns, o curso será tão lento que eles acabarão se esquecendo de instruções importantes por tédio.

Para outros, o curso será rápido demais para entenderem os conceitos principais.

Uma solução muito melhor é adotar um software de adoção digital como a UserGuiding. Ele se integra com os sistemas novos e é capaz de treinar os seus funcionários durante o próprio uso dos sistemas em questão.

Uma plataforma de adoção digital funciona no ritmo do indivíduo e garante uma retenção de informações muito mais efetiva do que abordagens de treinamento tradicionais. Ela também ajuda a lidar com pessoas que não conseguem terminar tudo em uma única sessão de treinamento.

Guias automatizados também podem ser usados para dar destaque às novas ferramentas à medida que elas forem disponibilizadas, o que pode ser extremamente importante quando uma empresa está passando por uma transformação digital e novas ferramentas são introduzidas regularmente.

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6. Seja flexível e experimental

É frustrante quando investimos muito esforço e energia implementando um sistema que atenda a um propósito específico, como hospedar reuniões virtuais, só para descobrir que os funcionários preferem evitar esse sistema e usar algo que eles já conheçam de outras atividades, como o Zoom.

Mas se o objetivo é empoderar a equipe e ajudar os funcionários a fazer o seu trabalho da melhor forma possível por meio de ferramentas digitais, é preciso entender e lidar com essas frustrações em vez de ignorá-las.

A ideia é encontrar a solução que seja mais efetiva e não forçar que os funcionários utilizem sistemas complexos sem um motivo claro.

Todos devem ser incentivados a sugerir soluções digitais com as quais eles estejam familiarizados e que eles saibam que funcionam bem para eles. Abordagens que entrem inesperadamente nos fluxos de trabalho devem ser seriamente consideradas e não ignoradas por completo.

Conclusão

A adoção digital deve ser implementada de acordo com o tipo de negócio, e tanto as medidas quanto os efeitos da adoção digital podem mudar drasticamente dependendo do porte da empresa ou do produto.

O importante é dar o próximo passo com base no seu caso específico. Comece devagar se for preciso; o importante é utilizar ferramentas digitais que atendam às suas necessidades e continuar implementando novas tecnologias sempre que possível.

Não se esqueça, a tecnologia é sua amiga!


Perguntas Frequentes


O que é adoção digital?

Adoção digital significa fazer com que os usuários utilizem o produto ou serviço oferecido em todo o seu potencial e da forma que ele deveria ser utilizado.


Qual é a relação entre onboarding e adoção digital?

Os funcionários, usuários e clientes que passarem por um processo de onboarding efetivo engajarão com o seu produto com mais frequência e de forma mais eficiente, o que naturalmente aumentará a adoção digital.


Por que eu deveria investir em adoção digital?

Para ter cada vez mais clientes fiéis e aumentar a sua taxa de conversão, investir em adoção digital é fundamental.

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Mert Aktas

Mert Aktas

Mert é o Gerente de Marketing da UserGuiding, um produto de user onboarding no-code que ajuda as equipes a escalar o user onboarding e aumentar o engajamento dos usuários.