Gestão de Mudanças – 6 ferramentas para facilitar sua vida

Mudança é sempre assustador.

Seja uma mudança pessoal ou em uma empresa, até mesmo as pessoas mais ousadas acabam ficando com um pé atrás.

É claro que uma mudança em uma empresa não é algo tão simples.

Mas há algumas ferramentas que podem ajudar muito.

Hoje vamos falar sobre ferramentas de gestão de mudanças que redefinirão os processos de gestão de mudanças para a sua organização e ajudarão você a fazer uma transição tranquila.

Aqui está uma lista de ferramentas de gestão de mudanças e tudo o que discutiremos:

• O que é uma ferramenta de gestão de mudanças
• Como uma ferramenta de gestão de mudanças pode ajudar
• Algumas das melhores ferramentas de gestão
  • Wrike
  • The Change Compass
  • JIRA Service Management
  • Giva
  • UserGuiding
  • The Change Shop

Vamos para as definições:👇

O que é uma ferramenta de gestão de mudanças?

Uma ferramenta de gestão de mudanças é qualquer ferramenta ou software – plataforma, app, qualquer coisa – que uma organização possa adotar para garantir que não haja tensão durante um processo de mudança e que ocorra um processo de gestão de mudança efetivo.

Ao utilizar uma ou mais ferramentas de gestão de mudanças, as empresas podem monitorar o processo, coletar feedback e registrar os obstáculos e as conquistas para mudanças no futuro. Para obter o máximo de sucesso com risco mínimo, diversas ferramentas diferentes são essenciais para uma estratégia de gestão de mudança.

Mas como escolher uma ferramenta de gestão de mudanças?

Há alguns fatores que mudam o conjunto de ferramentas ideal para organizações.

Faça algumas perguntas:

Que tipo de mudança é essa?

Mesmo antes de começar a elaborar uma estratégia de gestão, é importante focar no tipo de mudança que está ocorrendo no seu negócio.

❓ Você está implementando uma mudança de softwares, estratégias ou processos?

Esta é uma pergunta crucial, já que uma mudança de softwares – para equipes específicas ou para a empresa toda – pode ter um impacto diferente na produtividade dos funcionários do que uma mudança de estratégia ou de processo comercial, o que também pode envolver uma mudança de softwares.

Portanto, mesmo que seja uma mudança em algo pequeno, como a maneira com que você gerencia os projetos no seu app de gestão de projetos padrão, é importante definir os limites da mudança.

Qual é o tamanho da mudança?

Mudanças podem acontecer em um projeto, em uma equipe ou em toda a empresa.

E elas podem ter impactos maiores ou menores.

O mesmo vale para as consequências de uma mudança bem gerenciada ou mal gerenciada, seja no curto prazo ou no longo prazo.

❓ A mudança só afeta uma equipe ou um departamento ou é uma mudança abrangente?

Decidir isso logo no início pode ajudar você a:

👉 Documentar o processo adequadamente para o futuro (quando as outras equipes também precisarem passar pela mesma mudança);

👉 Considerar a mudança em uma escala maior ou menor; e

👉 Estar ciente de como os outros processos de empresa podem ser afetados.

Quando a mudança vai acontecer?

Definir um período de tempo – com início e fim – pode ajudar você a ter mais controle sobre a mudança.

Também pode ser um bom parâmetro decidir quando adotar medidas de emergência para evitar comprometer a produtividade dos funcionários.

Faça as seguintes perguntas:

❓ Em quanto tempo você gostaria de começar a alcançar a mudança?

❓ Há outras mudanças em andamento enquanto você inicia o processo?

❓ Quando e como você vai finalizar o processo de mudança?

Tenha em mente: uma mudança pode ser um processo naturalmente longo.

É preciso definir um prazo para essa mudança e planejar o processo de acordo com esse prazo, caso contrário pode demorar muito tempo para começar a ver os resultados – sejam eles bons ou ruins.

Quem será afetado por essa mudança?

A mudança tem seus efeitos.

E uma análise do impacto pode revelar muito sobre como você está se saindo.

Mas é muito importante ter cuidado quanto a quem mais será afetado – principalmente se as pessoas forem afetados de uma forma negativa.

Portanto, tente responder às seguintes perguntas:

❓ Quem é afetado por essa mudança; e se negativamente, como você pode minimizar os efeitos?

❓ Se houver efeitos positivos, como você pode melhorá-los?

❓ Você pode tirar proveito das experiências dos funcionários afetados positivamente para atenuar os efeitos negativos?

É claro que há outros fatores e perguntas a considerar, mas no fim das contas tudo depende da natureza do seu produto e negócio.

Portanto, escolher um software de gestão de mudanças pode ser difícil dependendo do negócio.

Mas antes de partirmos para as ferramentas, vamos deixar algo bem claro.

Aqui está uma breve análise de como uma ferramenta de gestão de mudanças pode facilitar o processo de mudança.

Como um software de gestão de mudanças pode facilitar a mudança

Se você já liderou uma mudança ou participou de uma, deve saber que há diversos modelos de mudança diferentes, atividades da mudança e certificações de gestão de mudanças.

Os modelos 7S de McKinsey, 8 passos de Kotter, o modelo de Lewin e o Prosci ADKAR são frameworks muito úteis.

Mas onde a ferramenta de gestão de mudanças entra?

Por que precisamos delas e como elas podem nos ajudar?

Elas ajudam de três formas:

1- Eles ajudam a planejar a mudança

Como discutimos no nosso guia de gestão de mudanças, uma mudança de sucesso não acontece sem um planejamento adequado.

A maioria das ferramentas de gestão de mudanças e outras ferramentas de gestão – como Notion ou ClickUp – pode ser usada para ajudar a planejar a mudança na sua organização.

Essas ferramentas não só são muito necessárias durante um processo de mudança, mas também são possivelmente as ferramentas de maior prioridade entre as ferramentas de gestão de mudanças.

Portanto, você definitivamente precisa de uma ferramenta para gerenciar as mudanças.

E, felizmente, há muitas ferramentas com esse fim no mercado e na nossa lista 😎

2- Eles ajudam com o lado técnico da mudança

Principalmente quando a mudança inclui uma mudança de software ou quando requer alguma ajuda da equipe de TI, uma ferramenta de gestão de mudanças pode ser muito útil.

Enquanto algumas ferramentas de gestão de mudanças possuem recursos de gestão, TI e feedback, algumas focam especificamente na gestão de TI da mudança.

E pode ser justamente o que você precisa se estiver trabalhando em uma mudança em pequena escala ou em uma grande empresa.

3- Elas ajudam com o lado do funcionário da mudança

A má notícia é que a resistência dos funcionários não é um mito.

Mas a boa notícia é que há diversas ferramentas e plataformas para atenuar essa resistência.

Quando falamos do lado do funcionário da mudança, muita coisa deve ser considerada.

As ações e reações dos funcionários, bem como sua capacidade de mudar e o possível feedback precisam ser previstos e processados adequadamente.

É exatamente aqui que as ferramentas de gestão de mudanças atuam.

Da mais simples ferramenta de pesquisa à mais complexa ferramenta de monitoramento do andamento da mudança, todas elas são ferramentas de gestão de mudanças – e elas ajudam muito.

Certo, mas afinal quais são essas ferramentas tão úteis?

Vamos dar uma olhada nas seis melhores ferramentas de gestão de mudanças que podem melhorar muito o seu processo de mudança:

Os 6 melhores softwares de gestão de mudanças

Ferramentas de gestão de mudanças orientadas a planejamento

Dependendo do tipo de mudança e onde exatamente você está no processo de mudança, é possível ver se você precisa ou não de uma ferramenta de gestão de mudanças orientada a planejamento.

Plot twist: você vai precisar de uma de qualquer jeito.

A verdade é que o planejamento talvez seja a parte mais importante da gestão de mudanças, tanto quanto o processo de mudança em si.

Acredite, você não vai querer seguir esse caminho sem um planejamento adequado.

Felizmente, temos duas ferramentas incríveis que priorizam o planejamento e a gestão da equipe logo no início da lista.

Vamos dar uma olhada:

1- Wrike

O Wrike é um software de serviços profissional, como eles mesmos dizem.

Do nosso ponto de vista, trata-se de uma ferramenta de gerenciamento de projetos, mas ele também conta com um poderoso conjunto de recursos.

E o que exatamente faz essa ferramenta aprovada por empresas como Google, Lyft e Dell?

O Wrike ajuda as empresas a alinhar e conectar os objetivos entre as equipes, simplificar os processos com o poder da automação e aumentar a transparência e a visibilidade do trabalho.

Entre seus principais recursos estão:

✅ Formulários de requerimento personalizados

✅ Quadros Kanban e gráficos de Gantt

✅ Controle de tempo e monitoramento do progresso

✅ Relatórios de desempenho

✅ Priorização de tarefas

Algumas das integrações do Wrike incluem Salesforce, Microsoft Teams, Google Drive, Gmail, Outlook, JIRA, Slack, Dropbox e muito mais.

Preço

Recomendado para empresas de médio porte, o Wrike possui uma versão grátis para equipes que estão apenas começando, além de um teste grátis dos planos pagos.

Ele possui outros quatro planos:

• Team – $9,80 usuário/mês
• Business – $24,80 usuário/mês
• Enterprise – personalizado
• Pinnacle – personalizado

2- The Change Compass

O The Change Compass é uma ferramenta de visualização de dados e planejamento baseada na nuvem que foi feita para orientar o seu processo de mudança.

Basicamente, o The Change Compass é capaz de ajudar você a ver todo o seu processos de mudança em um único lugar por meio de uma única visão.

E isso pode ser mais importante do que você imagina, já que o The Change Compass diz que essa visão única pode ajudá-lo a entregar 40% mais valor ao longo de todo o seu portfólio de mudanças.

Portanto, o que essa ferramenta de visão única faz?

Entre os seus principais recursos estão:

✅ Gestão de impactos nos clientes

✅ Monitoramento da execução da estratégia

✅ Gestão da capacidade do negócio durante a mudança

✅ Geração de um heatmap da mudança

✅ Melhoria da governança da mudança

Preço

O The Change Compass possui uma opção de teste grátis e três planos pagos:

• SMB – US$ 495/mês, 3 usuário
• Business – personalizado, 50 usuários
• Enterprise – personalizado, usuários ilimitados

Ferramentas de gestão de mudanças orientadas a TI

Quando a mudança ocorre a um nível técnico, uma ferramenta de gestão de mudanças orientada a TI pode ser a sua melhor amiga. Muitas vezes uma mudança requer novos sistemas, procedimentos e processos, e essa ferramentas ajudarão você nisso.

3- Jira Service Management

O Jira Service Management, software de ITSM da Atlassian, foca em colaboração ágil para processos de mudança.

À primeira vista, o Jira parece uma ferramenta de gerenciamento de projetos comum.

Mas seu propósito é conectar os desenvolvedores e as operações, o que faz dela a ferramenta perfeita para gestão de mudanças envolvendo TI.

O Jira é utilizado por diversas empresas de peso, como Square, Domino’s e Twitter, e ainda fornece integrações com Google, Microsoft, Slack, Salesforce e muito mais.

Entre seus recursos estão:

✅ Pedidos de mudança

✅ Avaliação de risco

✅ Monitoramento da implantação

✅ Planos de mudança e calendário

✅ Automação

Portanto, se você quer que as suas equipes de gestão de mudança estejam a par de todas as suas iniciativas de gestão de mudanças, o Jira pode ser a opção ideal.

Preço

O Jira possui uma versão grátis que pode ser usada por três agentes com clientes ilimitados.

Eles também oferecem três planos pagos, sendo que os preços são calculados de acordo com o número de agentes.

Para 10 usuários:

• Standard – $77,50 (estimado)/mês
• Premium – $152,50 (estimado)/mês
• Enterprise – personalizado

4- Giva

O Giva é uma ITIL baseada na nuvem voltada para gestão de mudanças.

Se você está passando por um processo de mudança envolvendo TI, o Giva o ajudará durante esse processo.

E a ferramenta ainda possui uma bela interface.

O Giva é capaz de resolver muitos problemas, incluindo dificuldade de planejar e monitorar mudanças em uma só visão, não saber as próximas mudanças e não ter como monitorar os problemas resolvidos e não resolvidos.

Como exatamente ele resolve esses problemas?

Alguns dos principais recursos do Giva incluem:

✅ Calendário mensal de RFC interativo

✅ Pedido de mudança e aprovação de fluxo de trabalho

✅ Ativos de hardware e software ligados a pedidos de mudanças

✅ Visão unificada

✅ Relatórios de conformidade sem complicações

Preço

O Giva oferece um teste grátis de 30 dias e mais dois planos pagos:

• Professional – $59/agente/mês
• Enterprise – $79/agente/mês

Ferramentas de gestão de mudanças orientadas a funcionários

Ferramentas de gestão de mudanças orientadas a funcionários são, como o nome já diz, ferramentas focadas em problemas e obstáculos envolvendo os funcionários.

Embora as ferramentas de gerenciamento de projetos também considerem os funcionários, as ferramentas de gestão de mudanças orientadas a funcionários são mais focadas em atividades de gestão de mudanças, engajamento de colaboradores, pesquisas, feedback e onboarding de colaboradores.

E eles são essenciais para qualquer conjunto de ferramentas de gestão de mudanças.

Sem mais delongas, aqui estão duas ferramentas de gestão de mudanças que acabarão rapidinho com a resistência dos funcionários.

5- UserGuiding

A UserGuiding é uma ferramenta de onboarding de usuários que você pode usar para guiar os seus clientes, funcionários ou qualquer outro usuário pelo seu site ou produto.

É provável que a plataforma tenha tudo o que você precisa para guiar os seus funcionários por um novo software após uma mudança.

Não acredita em mim? Veja só isso aqui:

A RAM Hand-to-Hand Couriers é um grande nome do setor de entregas na África do Sul.

A empresa foi fundada em 1988 e possui mais de mil funcionários.

E de repente… 💥

Eles decidem que chegou a hora de mudar.

Eles começaram a trocar seus sistemas de TI, mas isso não é nada fácil quando a empresa tem mais de 40 filiais e milhares de funcionários.

Foi aí que eles começaram a usar a UserGuiding.

Eles usaram o recurso de guia interativo da UserGuiding para fazer o onboarding dos funcionários na nova plataforma. Eles até criaram um mascote chamado Sam!

E o processo de mudança?

Quer saber o que aconteceu no final? Confira o case de sucesso completo. 👈

De qualquer forma, é preciso deixar claro que os recursos da UserGuiding não são limitados a guias interativos.

Entre os principais recursos da UserGuiding estão:

✅ Criação de guias interativos e tours do produto

✅ Checklists, hotspots e tooltips

✅ Resource centers

✅ Pesquisas NPS

✅ Analytics poderoso

✅ Alto nível de personalização

✅ Segmentação e direcionamento

Quer alcançar o maior sucesso possível com a sua gestão de mudanças usando recursos avançados e planos estratégicos para aumentar o engajamento dos funcionários?

Preços

A UserGuiding oferece um teste grátis de 14 dias e três planos pagos:

• Plano Básico: $89/mês quando cobrado anualmente para até 2.500 MAUs
• Plano Profissional: $389/mês quando cobrado anualmente para até 20.000 MAUs, com guias, hotspots e checklists ilimitados
• Plano Corporativo: $689+/mês quando cobrado anualmente, com uma quantidade de MAUs personalizada

6- The Change Shop

A plataforma de gestão de mudanças no ambiente de trabalho mais funcional do planeta. Este é o slogan do The Change Shop.

E eles provavelmente não estão errados.

O The Change Shop possui seis ferramentas diferentes para ajudar a gerenciar mudanças organizacionais:

👉 Personal 180, Team 180, Organization 180, Change Leader 180, Change Simulator 180 e Improve.

Você pode escolhê-las e combiná-las de acordo com as suas necessidades.

Entre os principais recursos do The Change Shop estão:

✅ Previsão de modelagem do comprometimento com a mudança

✅ Monitoramento das ações da mudança

✅ Análise comparativa de resistência/comprometimento com a mudança

✅ Relatórios de alinhamento de liderança da mudança

✅ Distribuição de avaliação de aceitação da mudança

Preço

O The Change Shop possui três planos, sendo um deles grátis:

• Change Leader – grátis (até 2.500 membros na equipe)
• Enterprise – $180/mês (entre 2.500 e 10.000 membros na equipe)
• Large Enterprise – personalizado (10.000+ membros na equipe)

Ferramentas e técnicas de gestão de mudanças: como começar?

Quando falamos de gestão de mudanças, parece que a ideia é traçar planos estratégicos e gerenciar perfeitamente o conhecimento para registrar os detalhes para futuras mudanças.

Bem, é tudo isso mesmo.

Mas o processo também depende de uma variável simples para alcançar o máximo sucesso possível:

Empatia.

Esta é a única técnica de gestão de mudanças que permite que os seus funcionários se adaptem a uma mudança com sucesso.

Mas se você precisa de mais detalhes, nós temos um guia definitivo para o processo de gestão de mudanças e técnicas de gestão de mudança bem aqui. 🫢

Conclusão

Mudança é sempre um processo difícil, mas escolher uma ferramenta de gestão de mudanças não precisa ser.

Espero que esta lista ajude você a escolher a ferramenta ideal para o seu processo de mudança.

Mas lembre-se de que uma mudança bem-sucedida depende de pessoas, não ferramentas.

Boa sorte com a sua mudança!

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Perguntas Frequentes

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Qual é a melhor ferramenta de gestão de mudanças?

Escolher uma ferramenta de gestão de mudanças quase sempre depende de dois fatores: tamanho e prazo da mudança. Portanto, é difícil indicar a “melhor” ferramenta de gestão de mudanças, mas ferramentas como Wrike, Jira e UserGuiding estão entre as melhores ferramentas para a gestão de mudanças em empresas e negócios em geral.

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O Jira pode ser usado para gestão de mudanças?

O Jira Service Management é uma ótima ferramenta que os gerentes de projetos podem usar para planejar e liderar um processo de mudança, principalmente quando o processo de mudança também envolve TI.

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O que é um plano de gestão de mudanças?

Um plano de gestão de mudanças é basicamente um plano preparado antes do início de um processo de mudança em uma organização, sendo uma das partes mais importantes da gestão de mudanças.