Como usar o Microsoft OneNote de forma eficiente

O OneNote é como uma versão digital de um bloco de anotações que você pode manter sempre perto para fazer anotações rápidas. Você pode usá-lo para registrar suas ideias, se lembrar das próximas tarefas, organizar sua lista de afazeres e muito mais.

O que torna o Microsoft OneNote perfeito é o fato de ser uma ferramenta tão versátil que você pode usá-lo para:

• Incorporar planilhas do Excel em suas anotações;
• Fazer anotações de reuniões;
• Retirar o texto das imagens;
• Criar e compartilhar sua lista de compras.

Seja você um gerente que faz as anotações das reuniões, um desenvolvedor de software que fornece anotações, um professor do ensino fundamental que passa trabalhos em grupo para seus alunos ou simplesmente alguém que está preparando uma lista de compras, o OneNote pode facilitar as coisas para você.

Neste guia, veremos as melhores práticas do OneNote para melhorar a sua produtividade.

Afinal, o que é o OneNote e como usá-lo?

O que é o Microsoft OneNote?

O Microsoft OneNote é um aplicativo de anotações digital voltado para reunir informações e salvá-las na nuvem do Microsoft Office 365. Os usuários do Microsoft OneNote podem inserir texto, desenhos, comentários em áudio e capturas de tela em suas anotações. Eles podem compartilhar e usar as anotações em conjunto com outros usuários em tempo real pela Internet ou por meio de uma rede local.

O OneNote é gratuito para todos, seja para usá-lo em um Mac, PC, Android, iPhone ou iPad. Além disso, o Microsoft OneNote acompanha as versões mais recentes do Microsoft 365.

Qual é a função do OneNote?

O OneNote funciona como um app de anotações e uma plataforma única para todas as suas anotações. Ele permite que você organize suas anotações em blocos de anotações separados e seções dentro dos blocos. Você pode fixar documentos multimídia nas suas anotações, já que ele é compatível com uma grande variedade de formatos digitais.

Os formatos digitais que você pode adicionar às suas anotações no Microsoft OneNote incluem:

Digital formats you can add to your notes in Microsoft OneNote includes:

• Imagens
• Diagramas
• Vídeos
• Áudio

Com o Microsoft OneNote, os usuários podem salvar textos, imagens e arquivos rapidamente, em qualquer lugar. Além disso, o app facilita o uso com outros programas no pacote Office, tanto no desktop como em dispositivos móveis.

Essas perguntas cobrem o básico do OneNote, mas quem está apenas começando pode se perguntar: como usar o OneNote pela primeira vez? Felizmente, nós sabemos usar o Microsoft OneNote, e ao longo dos próximos parágrafos você também vai aprender.

Como usar o Microsoft OneNote

Se você tem muitas coisas para pensar, muitas tarefas para lembrar e ideias repentinas, o OneNote é o aplicativo perfeito para anotá-las e organizá-las.

Esteja usando o OneNote para trabalho, gestão de projetos, aulas ou em equipes, você pode aproveitar as dicas do OneNote que veremos na próxima parte deste artigo.

Mas tenha um pouco de paciência.

Para começar, você precisa entender como usar o Microsoft OneNote com os seus recursos básicos antes de realmente aprender a usar o OneNote.

Siga o nosso tutorial de como usar o Microsoft OneNote para começar com o pé direito.

1. Crie uma anotação rápida

Quantas vezes você já passou por isso?

Você está aproveitando o seu almoço e, de repente, lembra que precisa ligar para um cliente para marcar uma reunião. As anotações rápidas são perfeitas para situações como esta, quando você precisa fazer uma anotação para se lembrar das suas ideias mais tarde, mesmo com uma agenda cheia.

As anotações rápidas no OneNote são como os bons e velhos post-its amarelos. Anote as suas ideias e pensamentos como anotações rápidas, e o OneNote salvará cada uma delas como uma página na seção de Anotações Não Arquivadas do bloco de Anotações Rápidas.

2. Crie um bloco de anotações

O Microsoft OneNote permite que você crie vários blocos de anotações para diferentes assuntos ou projetos sempre que você quiser. (Observação: estas instruções servem para o Windows, mas são parecidas para outros sistemas operacionais e dispositivos.)

• Abra o app OneNote.
• Clique no botão Mostrar Blocos de Anotações.
• Em seguida, clique no botão “+Bloco de Anotação”, que está na parte inferior da lista que foi aberta.
• Dê um nome ao bloco de anotações no campo Nome do Bloco de Anotações.
• Por fim, clique em Criar Bloco de Anotações.

3. Abra seus blocos de anotações

Aqui está mais uma instrução útil de como usar o Microsoft OneNote: além de criar seus próprios blocos de anotações e suas anotações rápidas, você também pode abrir os blocos de anotações criados por outros e que foram compartilhados com você.

• Clique no botão Mostrar Blocos de Anotações.
• Em seguida, clique em Mais Blocos de Anotações quando a lista se abrir.
• Selecione qualquer bloco de anotações que você quiser abrir e clique em Abrir Bloco de Anotações.

Dica: caso não veja a anotação que está buscando, clique em Adicionar Conta. Faça o login com a conta na qual os blocos de anotações estão armazenados.

4. Crie seções

Essa dica para o OneNote é voltada para quem está se perguntando como organizar o OneNote. Você pode criar seções em tópicos para organizar e personalizar melhor o OneNote. As seções ajudam você a organizar as anotações, por exemplo, por tópico ou data.

Para criar uma seção:

• Clique em +Adicionar Seção ou +Seção na parte inferior da lista de seções no lado esquerdo da tela.

5. Alterne entre os blocos de anotações abertos

Uma coisa interessante que o OneNote permite é que os usuários abram diversos blocos de anotações simultaneamente. Para alternar entre seus blocos de anotações abertos:

• Clique em Mostrar Blocos de Anotações.
• Uma lista de blocos de anotações será aberta. Selecione os blocos de anotações com que você gostaria de trabalhar.
• Repita esses passos para alternar entre os seus blocos de anotações.

Por que eu deveria usar o Microsoft OneNote?

O OneNote permite que você anote e organize suas ideias, o que o ajuda a trabalhar ou estudar de forma eficiente.

Certo, agora que você tem respostas claras para o que é o OneNote e como usar o Microsoft OneNote, vamos dar uma olhada nas razões pelas quais você deveria usar o Microsoft OneNote para começo de conversa.E se você está se perguntando “por que deveria usar o Microsoft OneNote”, aqui estão as razões:

Ótimo para gestão de projetos

A organização do OneNote torna o app perfeito para gestão de projetos.

Em vez de criar dezenas de documentos para cada reunião, como agenda, tarefas, anotações, relatórios e outros detalhes das reuniões, você pode armazenar todas as informações no OneNote.

O que é ainda melhor é que, como você pode organizar suas anotações no OneNote, seu processo de gestão de projetos pode ficar mais organizado.

Colaboração instantânea e em tempo real

Se você abrir um arquivo do OneNote para acessá-lo e compartilhá-lo com sua equipe ou seus colegas, eles poderão ver instantaneamente seus arquivos e começar a colaborar.

Para anotações que incluem conteúdo confidencial, você também pode proteger o bloco de anotações parcialmente ou por completo com uma senha.

Anotações melhores e rápidas em reuniões

Muitas pessoas gostariam de saber como usar o OneNote para o trabalho.

Na verdade, não há uma resposta única para isso; ele oferece quase tudo o que você esperaria de um app de anotações e mantém tudo organizado.

O Microsoft OneNote é uma das ferramentas mais versáteis dessa categoria. Como já mencionamos em “O que é o OneNote”, o app é compatível com diversos tipos de documentos diferentes, o que é muito útil durante as reuniões. Você pode criar anotações rápidas e os horários das próximas reuniões, pode conferir sua agenda e adicionar qualquer áudio gravado durante a reunião.

Interface familiar

Se estiver acostumado com as ferramentas do Microsoft Office, como Excel, Word e PowerPoint, então você também estará familiarizado com a interface do OneNote.

Edição online

Assim como outras ferramentas do Microsoft Office, os documentos do OneNote podem ser editados online em qualquer navegador.

Você não precisa baixar os arquivos ou ter o app instalado no seu dispositivo.

Melhores práticas para usar o Microsoft OneNote

Como já enfatizamos, o OneNote pode ser útil em diversas ocasiões, incluindo para estudar ou trabalho. No entanto, para tirar o máximo de proveito dessa ferramenta, você pode usar alguns truques testados e aprovados do OneNote.

1. Digitalize o que você lê

Uma das melhores práticas do OneNote que sugerimos é digitalizar o que você lê. A maioria das pessoas gosta de criar anotações e destacar certos trechos ao ler livros, artigos e revistas. Quando se trata de uma fonte online, isso pode ser um pouco mais difícil.

Mas basta copiar e colar os textos no seu OneNote e então você poderá editar, adicionar listas, destacar parágrafos importantes e também salvar o link da fonte da forma que preferir.

2. Organize e reorganize as anotações regularmente

Se você está sempre adicionando anotações e criando novos blocos de anotações, pode acabar ficando difícil encontrar o que você está buscando. É por isso que você deve organizar suas anotações regularmente.

Além disso, às vezes pode ser preciso usar as anotações que você arquivou em uma nova anotação. Nesses casos, tente reorganizar e encontrar conteúdo relacionado que deveria estar alinhado.

Outra forma eficiente de organizar o OneNote é usar etiquetas para priorizar e categorizar as anotações.

As etiquetas podem ajudar suas pesquisas futuras. Basta clicar na linha do texto que você gostaria de etiquetar e então selecionar uma etiqueta na lista suspensa. Também é possível adicionar várias etiquetas em uma só anotação.

3. Use com os lembretes do Calendário do Outlook

Calendários são partes inseparáveis da nossa rotina de trabalho. Você pode salvar suas tarefas ou simplesmente as coisas que você gostaria de lembrar no OneNote e criar uma tarefa do Outlook dentro do app. Você pode definir um lembrete, por exemplo, para daqui a uma hora para publicar o seu novo artigo no blog.

4. Não apague as tarefas concluídas, arquive-as

Nunca se sabe quando você precisará do conteúdo de anotações antigas. Em vez de apagar, crie uma pasta “Arquivo” no OneNote e adicione as anotações antigas nessa pasta. Se for preciso organizar melhor as anotações dentro da pasta Arquivo, basta criar seções e etiquetas dentro dela.

Dessa forma, você não perderá nenhuma informação e o OneNote ainda será capaz de encontrar esses arquivos e apresentar o que você precisa. Para encontrar suas anotações, basta fazer uma pesquisa incluindo todos os seus blocos de anotações.

5. OneNote como uma wiki da equipe

As etiquetas do OneNote e o seu mecanismo de busca o tornam a ferramenta perfeita para ser usado como uma wiki da equipe.

Se você pretende compartilhar seu bloco de anotações com outras pessoas, crie o seu bloco de anotações do OneNote no OneDrive para que outras pessoas possam acessá-lo.

Se você já criou seu bloco de anotações no seu computador, então é preciso primeiro movê-lo para o OneDrive. O fato de agora estar no OneDrive não significa que outras pessoas poderão vê-lo. Clique em Compartilhar para compartilhar com outras pessoas.

Para gerar um link para compartilhar sua anotação com outras pessoas:

• Arquivo > Compartilhar > Obter um Link de Compartilhamento.

Para alterar as configurações de permissão da sua anotação compartilhada:

• Vá até o seu OneDrive e altere as permissões ou pare de compartilhar.

Os documentos do OneNote ficam disponíveis off-line quando compartilhados pelo OneNote ou SharePoint.

6. Pesquise por todas as suas anotações

Uma das melhores práticas do OneNote é uma muito básica: usar a ferramenta de pesquisa.

O Microsoft OneNote possui uma pesquisa integrada que ajuda você a encontrar suas anotações onde quer que elas estejam. Para pesquisar pelo seu OneNote e encontrar o que você está buscando, selecione a lupa ou pressione Ctrl+F. Em seguida, digite a palavra ou frase para a pesquisa.

O OneNote pesquisa em:

• Textos digitados
• Anotações manuscritas
• Palavras exibidas em imagens

Filtrar a pesquisa também é possível. Basta selecionar a lista suspensa em anotações e imagens.

7. Desenhe e escreva à mão suas anotações

O OneNote permite que você registre rapidamente suas ideias desenhando ou escrevendo à mão mesmo. Esse recurso poupa o seu tempo ao fazer anotações rápidas. Você pode registrar ideias complexas com um desenho rápido e circular as coisas mais importantes em uma anotação.

Uma das vantagens do OneNote é que ele consegue converter anotações manuscritas em texto. Para desenhar no OneNote, selecione a aba Desenhar na parte superior. Em seguida, clique no tipo desejado de caneta e comece a fazer desenhos rápidos nas suas anotações.

8. Proteja suas anotações com senha

A opção de proteção com senha no OneNote foi feita para manter suas anotações particulares seguras e longe dos curiosos. Portanto, seja para manter suas anotações da escola, suas tarefas do trabalho, conteúdo do blog ou informações pessoais no OneNote, você pode proteger tudo isso com senhas.

Ao proteger uma seção de um bloco de anotações do OneNote com senha, todas as suas páginas serão bloqueadas. Elas não poderão ser abertas até que a senha correta seja inserida.

Observe que você deve tomar cuidado ao escolher uma senha, pois ninguém mais poderá abrir sua anotação bloqueada se você esquecer a senha.

9. Usando os modelos de página

Um modelo do OneNote é um design de página que pode ser aplicado a novas páginas no seu bloco de notas para lhes dar uma aparência uniforme, um plano de fundo interessante e um layout consistente.

O OneNote vem com diversos modelos integrados, como planners, listas de afazeres e planos de fundo para páginas. Você ainda pode criar seus próprios modelos de página ou personalizar um modelo existente.

Observação: os modelos de página do OneNote só podem ser aplicados em novas páginas sem anotações, pois os designs dos modelos possuem conteúdos que são inseridos em lugares específicos de uma página.

Conclusão

O Microsoft OneNote é, na minha opinião, o produto perfeito para fazer anotações e mantê-las organizadas.