Onboarding de Estudantes: Como receber os alunos novos?

Hora da história.

O meu primeiro dia na faculdade foi uma quinta-feira, porque me disseram que a primeira semana seria apenas de recepção. Quis parecer descolada chegando depois, sabe como é. 😎

Porém, a orientação para os calouros do meu departamento terminou um dia antes e eu realmente teria aulas naquele dia...

...que começavam em cinco minutos.

Precisei correr pelo campus todo e cheguei 20 minutos atrasada. Na aula errada.

Essa é a história sobre como me formei sem nunca ter tido uma boa orientação. As coisas poderiam ter sido completamente diferentes se alguém tivesse tido a brilhante ideia de criar um programa de onboarding para os estudantes.

Assim, essa história também é sobre um bom onboarding de estudantes e, mais importante, um bom planejamento.

Se você não quer seus alunos chegando atrasados para a aula errada – como eu fiz –, vou explicar:

• O que é onboarding de estudantes
• Por que o onboarding de estudantes é importante
• O que mudou com a Covid-19
• Como fazer o onboarding de estudantes – presencial e virtual

Vem comigo!

O que é onboarding de estudantes?

Onboarding de estudantes é um método otimizado para familiarizar os alunos com a instituição, seus processos e os requisitos que eles podem precisar cumprir, além de oferecer a eles uma experiência melhor. Como o sucesso e a retenção de estudantes em uma faculdade dependem de uma boa experiência do aluno, muitas pesquisas estão sendo feitas sobre o assunto enquanto o onboarding substitui aos poucos as orientações tradicionais.

“Espera aí, orientação não é a mesma coisa que onboarding?”

Não é. Na verdade, a diferença se torna maior a cada dia, considerando que a orientação já tem sido muito substituída pelos processos de onboarding dos estudantes.

Vou explicar um pouco melhor.

Onboarding vs. orientação

• A orientação ocorre normalmente em um dia ou, no máximo, uma semana
• Ela foca nas oportunidades e serviços que a instituição oferece
• Ela acaba tendo o aluno alcançado o objetivo ou não

• O onboarding do estudante pode levar meses e muitas vezes dura um semestre inteiro, ou até mais
• Ele foca nos objetivos e serviços que os estudantes podem ter na instituição
• O onboarding é contínuo e termina somente quando o aluno alcança o objetivo

Por que o onboarding de estudantes é tão importante?

Faculdades, universidades e qualquer instituição de ensino não valem nada sem os alunos.

Afirmação ousada, eu sei.

Mas sem um bom objetivo, todas as instituições estão perdidas.

Olha o que acontece nos EUA: em 2022 uma pesquisa apontou que 40% dos estudantes universitários abandonam a faculdade. Isso são 4 a cada 10 pessoas, gente.

O que chama atenção é que 30% dos abandonos vêm de estudantes no primeiro ano da faculdade.

Esses números podem ser diferentes com um bom onboarding de estudantes.

Ou pelo menos era possível antes de tudo mudar.

Como o onboarding mudou após a Covid-19

A pandemia mundial – além de todo o resto que ela tirou de nós – teve uma grande influência na educação.

Ela mudou para sempre o formato das aulas, como os professores ensinam e até mesmo o material didático.

É claro que o onboarding dos estudantes não sairia ileso.

As instituições de ensino tiveram que encontrar uma boa forma de familiarizar os alunos com a escola. Agora não com o campus, mas sim com serviços online, comunidades e a ajuda digital que a escola oferecia.

Essa mudança precisou de duas coisas: um canal de comunicação online e uma plataforma digital para acompanhar todo o processo.

Essas são algumas das ferramentas para melhorar sua abordagem para o sucesso dos alunos.

Ferramentas de comunicação online para onboarding de estudantes

1- Zoom

Para muita gente, o Zoom é a primeira ferramenta que vem à mente quando o assunto é comunicação online.

Ele já é uma ferramenta perfeita para esse propósito, mas continua ficando melhor a cada atualização.

Embora o Zoom não tente fazer grandes mudanças nos serviços oferecidos, como outras funcionalidades e CRM, ele faz todo o possível para continuar fazendo o que faz de melhor.

Se você está buscando por recursos poderosos para comunicação online e uma versão gratuita, o Zoom é perfeito para você.

2- Google Meet

Embora o Google Meet não seja tão popular quanto o Zoom, ele com certeza é uma ótima alternativa para as instituições que já estão usando outros serviços e aplicativos do Google.

Com aplicativos como o Classroom, Slides e Calendário, a integração para criar um onboarding mais abrangente fica muit mais fácil.

Além disso, o fato de o Google Meet estar disponível online simplifica o onboarding dos estudantes, já que eles podem simplesmente receber um link de acesso à aula, sem precisar baixar mais um aplicativo.

Ferramentas online para gerenciar o onboarding de estudantes

1- HubSpot CRM

Embora a HubSpot trabalhe mais com empresas SaaS, usar o HubSpot CRM como solução para o onboarding pode ser muito benéfico para instituições de ensino.

Assim como o Google Meet, a HubSpot também tem uma ótima versão gratuita para instituições menores que desejam fazer o onboarding dos estudantes, lidar com o planejamento de aulas e questões de matrícula e muito mais.

Por fim, é válido mencionar que a HubSpot tem diversas ferramentas gratuitas que os usuários podem integrar com o CRM para oferecer o onboarding perfeito para novos ingressantes, professores e membros da instituição.

2- Freshsales CRM

O Freshsales, solução de vendas da Freshworks, tem toda uma opção de CRM dedicada para instituições de ensino e suas necessidades.

E, acredite, é muito boa.

Assim como qualquer outra solução de CRM, o Freshsales CRM oferece uma solução simples para tarefas, e-mails, relatórios e mais. No entanto, o que realmente faz essa ferramenta valer a pena é o fato de ter casos de uso educacionais.

Como fazer o onboarding de um aluno novo?

Agora você já sabe que a orientação está sendo substituída por processos de onboarding mais eficientes, que a pandemia mudou tudo e que é possível usar ferramentas diferentes para acompanhar as mudanças e efeitos da pandemia na educação.

Mas como colocar tudo isso em prática?

Confira como fazer o onboarding dos alunos, de forma presencial ou remota, e alcançar seus objetivos.

Onboarding presencial

Embora a gente tenha pensado que o onboarding presencial seria extinto, ele segue vivo e funcionando bem em algumas faculdades e outras instituições de ensino.

Portanto, é válido falar sobre um processo efetivo de onboarding presencial para uma ótima experiência de onboarding para os alunos. Confira:

1- Estabeleça uma boa abordagem para o sucesso do aluno

Um bom processo de onboarding de alunos começa com um passo simples: decidir o que é o sucesso do aluno para você.

Isso pode abranger detectar e resolver possíveis problemas para os alunos, criar uma boa comunidade dentro da instituição ou criar um ambiente de aprendizado efetivo. O seu objetivo principal é você quem escolhe.

O que realmente importa é fazer os passos seguintes com o que foi estabelecido nesse primeiro momento.

2- Faça o planejamento

O próximo passo é planejar o cronograma, assim como a logística do processo de onboarding.

Esse passo envolve entrar em contato com os membros da faculdade, funcionários da instituição e serviços/pessoas de onboarding terceirizados – se você quiser envolver algum no processo.

Depois disso, está na hora de entrar em contato com os alunos também.

Uma opção pode ser oferecer um plano completo e abrangente aos estudantes que passarão pelo processo de onboarding para evitar confusão e começar a entender seus objetivos.

Lembre-se de que, embora o planejamento do onboarding tenha seus objetivos, a principal meta é sempre alcançar os objetivos dos alunos.

3- Acompanhe o sucesso do aluno

Assim que o onboarding de estudantes começa oficialmente, é preciso acompanhar cada aluno e seu progresso para atingir os objetivos – próprios e da instituição.

A depender dos marcos que você decidiu durante a fase de planejamento, talvez seja preciso manter um contato mais próximo com alguns alunos que fiquem um pouco para trás no onboarding.

Não se esqueça de que receber os alunos é um processo contínuo e, embora possa constar que o onboarding foi concluído, esse pode não ser o caso.

Acompanhe seus estudantes para uma melhor experiência de onboarding.

Onboarding virtual

Agora, quando consideramos que o contato com o estudante pode não ser direto ou que o contato cara a cara não seja possível, existem alguns outros passos que podem ser necessários no fluxo de onboarding.

Eles seriam:

1- Garantir uma comunicação online eficiente

No cenário em que o onboarding presencial não é possível, é necessário garantir que a comunicação com os novos ingressantes seja viável.

Isso pode ser resolvido com ferramentas online como o Zoom e o Google Meet, como mencionamos acima. No entanto, se a instituição funciona melhor através de comunicações escritas do que verbais, definir bons canais de e-mails e agendá-los de maneira efetiva também é algo a ser considerado.

2- Apresentar a cultura da instituição de formas alternativas

Quando os alunos não conseguem ver o campus e descobrir o que ele tem a oferecer, é importante ajudá-los a fazer isso virtualmente.

Isso inclui planejar reuniões online, reunir os alunos através de comunidades de todos os tipos e introduzir os serviços que a instituição oferece.

Mais uma vez, faz-se necessário uma boa solução de comunicação online para organizar reuniões da forma mais prática possível.

Outro método para apresentar a cultura da instituição seria enviar aos alunos vídeos, fotos, manuais e infográficos sobre a faculdade e o que ela oferece.

3- Apresentar ferramentas online aos alunos e garantir seu treinamento

Além de substituir processos presenciais por processos remotos, existem alguns problemas que podem surgir no cenário digital.

Um desses problemas é ajudar estudantes que não são familiarizados com tecnologia a usar as ferramentas online que sua instituição pode estar usando nesse período.

E a solução é simples:

UserGuiding: melhore seu onboarding online

Quando a pandemia começou, eu ainda estava tendo aulas na universidade.

Embora eu me considere razoavelmente boa com tecnologia para uma redatora, encontrei algumas dificuldades para me adaptar aos processos online.

Infelizmente, minha universidade não oferecia ajuda para esses casos.

Por fim, primeiro precisei pedir ajuda aos meus amigos, depois para a comunidade online da universidade quando descobri que meus amigos estavam tão confusos quanto eu.

E o mais engraçado: esses problemas poderiam ter sido evitados se os membros da universidade tivessem tirado cinco minutos para criar um bom fluxo de onboarding para os estudantes.

“Cinco minutos? Como pode ser tão rápido?”

Bom, só precisei de quatro minutos para criar esse fluxo de onboarding usando a UserGuiding:

Com a UserGuiding, é possível oferecer aos seus alunos o conforto de se adaptar à educação online de forma rápida e simplificada, usando recursos como:

• Guias interativos e tours guiados
• Hotspots, tooltips e modais
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Conclusão

Embora não haja um padrão para o onboarding de estudantes perfeito, é possível descobrir o que funciona melhor para sua instituição e seus alunos.

O mais importante é criar um processo proativo que foca em alcançar os objetivos do aluno.

E para isso, é preciso planejar bem todo o processo.

O tempo das orientações tradicionais acabou. Comece já a planejar o seu onboarding de estudantes!