Você já deve ter ouvido que nada é permanente, exceto a mudança. No entanto, não é por ser algo constante que todo mundo gosta ou sabe lidar tranquilamente com ela.
Por exemplo, você pode trazer um novo aplicativo para a empresa, mas descobrir que os colaboradores continuam usando o antigo. Ou, ainda, que eles encontraram uma opção melhor.
Ambas as situações são prováveis. Mas passar por uma transformação ou um processo de gestão de mudanças não precisa ter um final ruim.
Neste artigo, vamos conferir empresas SaaS que conseguiram implementar iniciativas de gestão de mudanças de forma eficiente, para mostrar o que funciona – e o que não funciona – e como aplicar os ensinamentos no ambiente acelerado atual.
O que é gestão de mudanças e qual sua importância?
A gestão de mudanças é a forma com que empresas guiam seus processos de mudanças do começo ao fim, incluindo o planejamento e a implementação. É uma abordagem sistêmica para ajudar os colaboradores e os times a passarem por uma transição que envolve novas ferramentas, iniciativas ou processos.
As pessoas são naturalmente resistentes às mudanças. De acordo com um estudo, apenas 38% das pessoas estão abertas a saírem de suas zonas de conforto quando se deparam com uma mudança. Os 62% restantes sentem medo ou desconforto imediatamente.
Você precisa estar preparado para lidar com esse cenário se planeja mudar ou modificar seus processos organizacionais existentes. Pense em implementar novas tecnologias ou priorizar um novo mercado. Senão, é provável que você encontre diversas barreiras sem uma boa gestão.
Lembre-se: o processo de transformação só será bem-sucedido se as pessoas o aceitarem e estiverem prontas para se esforçar na transição. A gestão de mudanças é essencial para planejar e testar alterações e implementar, documentar e avaliar seus efeitos, a fim de garantir que as pessoas concordem com a nova forma de fazer certas coisas.
Existem diversos modelos de gestão de mudanças que você pode conhecer:
- Modelo de gestão de mudanças de Lewin
- Modelo de gestão de mudanças de Kotter
- Modelo de gestão de mudanças de McKinsey
- Modelo de gestão de mudanças Prosci ADKAR
Os desafios da gestão de mudanças
A gestão de mudanças pode ser um desafio, principalmente em grandes organizações. É interessante conhecer os problemas comumente encontrados pelas lideranças para melhorar sua estratégia. Aqui estão alguns dos desafios comuns:
1. Falta de comunicação efetiva
Um dos principais elementos de um processo de gestão de mudanças bem-sucedido é a comunicação.
A comunicação constante é necessária durante todo o ciclo de mudança para os colaboradores compreenderem por que ela é necessária e como eles serão afetados. A falha na comunicação durante o processo torna a gestão de mudanças mais difícil de ser implementada, levando a especulações e rumores.
2. Resistência dos colaboradores
Às vezes, os colaboradores podem se recusar a aceitar as mudanças devido a sua resistência natural. Isso é comum, pois mudanças podem resultar em mais trabalho indesejado. As lideranças podem lidar com a resistência por meio da transparência, do planejamento e tendo paciência.
3. Gestão de recursos efetiva
A gestão de recursos, que envolve lidar com ativos financeiros, humanos, informacionais, tangíveis e intangíveis que podem facilitar o processo, pode ser difícil durante a implementação das mudanças.
4. Medos e conflitos
Uma das consequências da mudança é o conflito indesejado entre os colaboradores, graças à incerteza e ao medo. É importante intervir e mitigar quaisquer problemas a tempo e encontrar uma solução que integre as ideias dos colaboradores.
5. Pouco suporte da liderança
Sem o suporte da liderança para inspirar os colaboradores a aceitarem a cultura de mudanças, as iniciativas de novidades podem ter tempo curto. A liderança deve incentivar a mudança e convencer a todos ao longo do tempo.
6. Planejamento e onboarding ruins
Um planejamento ruim pode levar a empecilhos nas atividades da gestão de mudanças.
É preciso ter um bom plano para cada processo de mudança, incluindo cronogramas para acompanhar cada marco durante o processo. Oferecer um treinamento detalhado e um bom onboarding do usuário em SaaS ao adicionar novas ferramentas à sua empresa, por exemplo, ajuda a familiarizar os colaboradores com o software, garantindo que eles o usem.
5 exemplos de gestão de mudanças em SaaS
Para garantir uma boa gestão, times de tecnologia com alto desempenho desenvolvem abordagens e estratégias que lidam com as necessidades de todos, principalmente aqueles afetados pela mudança.
A boa notícia é que você pode usá-los como inspiração. Aqui estão cinco empresas SaaS que conseguiram implementar boas gestões de mudanças em seus negócios:
1. Netflix
A Netflix manteve seu sucesso como um serviço de streaming online ao se reinventar constantemente de acordo com as mudanças, regulações e vontades dos usuários no setor de tecnologia.
Durante os primeiros anos de operação da empresa, em 1997, seu modelo de negócios era oferecer assinaturas mensais para filmes que seriam enviados para as casas dos assinantes. No entanto, com as mudanças no setor de tecnologia e nas demandas dos usuários por conteúdos OTT, a Netflix mudou seu modelo de negócios ao lançar um serviço de streaming online em 2007.
Os concorrentes seguiram rapidamente com outros serviços de streaming, como o Hulu, a Amazon Prime Video e as redes de TV a cabo. Para manter seu público e aumentar sua base de clientes, a Netflix começou a produzir conteúdos exclusivos no formato de séries originais e documentários com atores famosos.
“Temos um único objetivo: ser bem-sucedido no mercado de streaming. Se fizermos isso, já cumprimos nossa meta.”
– Reed Hastings, ex-CEO da Netflix
A série de mudanças importantes durante a existência da empresa só é possível com uma boa gestão de mudanças.
A Netflix alcançou isso por meio de uma cultura de mudança organizacional sem precedentes, baseada em uma comunicação aberta e sincera com todos os colaboradores e em todos os aspectos da empresa. No início, a gestão encontrou alguns problemas, levando a uma queda de 77% nas ações, em quatro meses. Mas a empresa continuou determinada e continuou a destinar recursos para seu streaming online e programação original.
Em 2017, a Netflix teve o maior número de assinantes totais dentre as empresas a cabo dos Estados Unidos. Seus assinantes passaram de 23 milhões em 2011 para 139 milhões em 2018.
2. Atlassian
A Atlassian é uma empresa de softwares de colaboração que oferece soluções de fluxos de trabalho para os times de uma organização.
Duas vezes ao ano, os colaboradores faziam autoavaliações, e os gestores também avaliavam cada membro do time para chegar a uma nota final do desempenho que afetaria diretamente seus bônus. Esse estilo de avaliação causava conflitos e trazia medo aos colaboradores.
Em 2011, a Atlassian decidiu renovar seu processo de gestão de desempenho, já que o sistema de avaliação não estava trazendo os resultados esperados. A empresa criou um modelo contínuo em que os gestores e os colaboradores tinham reuniões 1:1 sobre desempenho, uma vez por mês.
Essa mudança não ocorreu somente em um aspecto da gestão de desempenho, mas sim no processo inteiro. A empresa apresentou um novo sistema de gestão para melhorar o treinamento e ter a tecnologia adequada para os colaboradores.
A iniciativa de gestão de mudança da Atlassian se originou da observação de que o processo de avaliação era ineficiente.
Esse nível de transparência e de comunicação serve como base para qualquer processo de gestão de mudanças eficiente. Os colaboradores irão aceitar a mudança com menor resistência se eles sentirem que foram consultados e informados sobre o assunto.
3. Google
No início dos anos 2000, a Google dominava muitos projetos de tecnologia e também estava descobrindo outros tipos de projetos, de veículos inteligentes e acessórios smart, até smart homes.
Embora os projetos tivessem uma conexão, a empresa estava se tornando uma entidade muito grande para gerenciar. Assim, para facilitar a gestão de cada projeto, o cofundador Larry Page dividiu a Google em diversas empresas, colocando-as sob uma empresa guarda-chuva chamada Alphabet.
“Nós acreditamos que isso nos traz uma maior escala de gestão, permitindo a execução independente de projetos que não são muito relacionados. A Alphabet está relacionada a prosperidade das empresas por meio de bons líderes e independência.”
– Larry Page, ex-CEO da Google e Alphabet
O que levou o Page a trazer essa iniciativa de gestão de mudança foi a visão de que a reorganização da Google libertaria seus colaboradores, permitindo que eles se concentrassem de forma mais produtiva em sua própria missão, sem se preocupar com a Google em sua totalidade.
E nós já sabemos o resultado para a Google, né?
4. Apple
A Apple é uma das maiores e mais inovadoras empresas de tecnologia no mercado. É uma empresa que passa por transformações constantes para acompanhar o ambiente acelerado do mercado e os requisitos dos clientes.
Trazer novos produtos ao mercado sempre requer mudanças tecnológicas na organização. Steve Jobs, CEO da Apple na época, liderou os processos de gestão de mudanças ao trazer estratégias específicas para preparar a empresa para produzir novos produtos.
Esse processo de mudança foi feito pelo departamento técnico e também pelo financeiro, design e marketing.
Como um líder comprometido, Steve Jobs usava uma boa comunicação para incentivar a necessidade de mudança e para criar boas estratégias que preveniam falhas e projetos ruins. Ele morreu em 2011, mas deixou para trás uma empresa bem estruturada e com valores estabelecidos para um futuro próspero.
5. Microsoft
Em 2020, a Microsoft queria aumentar a adoção de uma solução moderna de relatórios de Business Intelligence (BI), conhecida como MSX Insights (MSXi). O MSXi alinhava métricas importantes entre os times financeiros, de vendas, os gerentes, as operações e os líderes da empresa.
Essa mudança foi necessária, pois cada time usava fontes diferentes de dados, levando a trabalho dobrado e riscos de privacidade de dados e compliance. A empresa queria uma forma padrão de lidar com os dados, gerando insights de negócios.
No entanto, convencer os usuários a mudarem para o MSXi não seria fácil.
Como eles lidam com essa mudança?
“Nós implementamos as melhores práticas de gestão de mudanças do Prosci, incluindo o modelo ADKAR. ADKAR descreve cinco aspectos importantes da mudança: reconhecimento, desejo, conhecimento, capacidade e reforço.”
– Rudy Neirynck, Microsoft
A Microsoft adotou um modelo de gestão de mudanças que forneceu insights sobre onde concentrar os recursos para incentivar a mudança de comportamento desejada. Poderia então despertar o desejo de descobrir o que a solução MSXi tem e que valor ela pode trazer para a empresa.
O resultado? A Microsoft, hoje, tem mais de 30 mil usuários em sua plataforma de BI, em 95 países.
Estratégias de gestão de mudanças para manter o negócio estável
Embora o processo de gestão de mudanças possa ser um desafio, trazendo diferentes níveis de estresse para as pessoas envolvidas, essas estratégias podem ajudar você a implementar uma mudança organizacional com sucesso:
1. Desenvolva um plano de gestão de mudanças
Fazer qualquer mudança grande em sua organização requer planejamento. Esse plano deve lidar com:
- O escopo da mudança
- Quando a mudança deve estar completamente implementada
- Quem é o responsável por cada etapa do plano
- O que os colaboradores e gestores precisam
- Uma análise da prontidão da força de trabalho para a mudança
Ao lidar com esses aspectos em seu planejamento de gestão de mudanças, é possível evitar alguns desafios que as empresas enfrentam e garantir que seu projeto de mudança não falhe.
2. Sinceridade e transparência
Para manter seu negócio estável durante qualquer transição, você deve ser sincero e transparente com os colaboradores. A maioria das pessoas não se sente confortável com mudanças. Assim, ser transparente em todas as etapas do processo irá ajudá-lo a criar confiança e garantir uma transição tranquila.
3. Invista nas ferramentas certas
Como parte das estratégias, é preciso identificar as ferramentas de gestão de mudanças que podem ajudar no seu planejamento, na comunicação, no treinamento e suporte, gestão de dados e análises.
Use ferramentas que permitam que você acompanhe suas ações de mudanças e previnam problemas que poderiam ser evitados.
4. Lide com a resistência por meio de comunicação efetiva
O segredo para superar a resistência é uma comunicação adequada e frequente. Os colaboradores imaginam o pior cenário sobre como a mudança irá afetar seus trabalhos quando há falta de comunicação. Você pode evitar esse conflito lidando com quaisquer problemas logo no início.
5. Estabeleça lideranças da mudança
Se você quer liderar uma boa iniciativa de gestão de mudança, estabeleça lideranças que possam ajudar a motivar o time a passar pela transição. As lideranças podem ser colaboradores de diversos departamentos que serão impactados pela mudança e que possam influenciar as opiniões dos outros.
6. Colete feedback constantemente
Coletar feedback dos seus colaboradores é uma forma excelente de melhorar seu processo de gestão de mudanças. Os feedbacks também lidarão com quaisquer preocupações ou resistência e envolverão os colaboradores no processo de mudança.
7. Ofereça suporte contínuo
A mudança não é instantânea. Ela precisa de uma série de repetições para fazer com que as pessoas se adaptem à nova rotina ou processo. Ao oferecer suporte contínuo, que inclui orientação online e pessoalmente, você garante que seus colaboradores continuem alinhados com suas iniciativas.
Evite problemas, use a UserGuiding
Uma comunicação ruim é uma das maiores razões pelas quais as pessoas resistem às mudanças em uma empresa. Por sorte, você pode eliminar essa resistência facilmente ao explicar aos seus colaboradores o porquê a mudança está acontecendo e ao explicar o produto.
Investir na gestão de mudanças é um caminho comprovado para o sucesso do projeto. Com o uso de ferramentas, é possível oferecer treinamentos, criar bases de conhecimento e acompanhar o progresso das suas iniciativas para fazer a transição de forma rápida e eficiente.
Por exemplo, você pode usar a UserGuiding para oferecer uma experiência de onboarding interativa para novos sistemas que surjam com a mudança, ajudando seus colaboradores a adotarem o processo. Além disso, a ferramenta não precisa de código, desde a criação até a integração, além de ser muito simples de usar.
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