Todo mundo tem algo a dizer sobre mudança.
Que é inevitável, que é possível fazer boas mudanças, que tudo está sempre mudando e coisas do tipo. Até eu digo isso – e, para ser sincero, tudo isso é verdade.
Mas este não é o ponto da conversa. A conversa que deveríamos ter é: e aí?
O que deveríamos fazer com todos esses fatos sobre mudança? E ainda mais importante: como implementamos uma mudança com sucesso?
Bem, eu não posso dar um passo a passo de como fazer uma mudança perfeita sabendo que 70% das mudanças implementadas fracassam.
Mas eu posso falar sobre o Modelo de Mudança de Kotter.
Antes de entrarmos de cabeça nesse tema, você também pode conferir o modelo de gestão de mudança 7-S de McKinsey, o modelo de mudança de Lewin e o modelo de curva de mudança em 5 fases de Kübler-Ross.
O que é o modelo de mudança em 8 passos de Kotter?
O modelo de gestão de mudança em oito passos de Kotter é um processo criado para ajudar os líderes a implementar com sucesso mudanças organizacionais. Esse modelo foi desenvolvido por John P. Kotter, professor da Harvard Business School, e apresentado em seu livro “Liderando Mudanças”, que se baseou em anos de pesquisa que mostraram que há uma chance de apenas 30% de se implementar efetivamente uma mudança organizacional.
O modelo de mudança em oito passos de Kotter é muito popular porque fornece um roteiro fácil de seguir para gestores de mudanças, mesmo que eles não sejam especialistas na área.
Cada passo define precisamente o que precisa ser feito para manter um projeto de mudança no caminho certo.
O modelo foca na criação de urgência para fazer com que a mudança aconteça. Ele nos guia pelo processo de iniciar, gerenciar e sustentar a mudança em – você adivinhou! – oito passos.
Atualmente, o modelo de gestão de mudança de Kotter é usado por muitas organizações que passam por um processo de mudança.
Seja para fazer a transição para novas ferramentas de negócios, mudar o local ou reestruturar os processos e procedimentos, este framework pode ajudar você a ter muito sucesso nos seus empreendimentos.
E como funciona?
Os 8 passos do modelo de mudança de Kotter
Implementar mudanças pode ser difícil e esse processo geralmente enfrenta muita resistência.
Obstáculos como trabalho em equipe, liderança e uma cultura de trabalho rígida fazem com que a implementação de qualquer mudança seja um grande desafio.
Ainda há outros fatores, como medo humano e excesso de confiança, que entram em jogo quando as organizações tentam implementar algumas mudanças, o que faz com que o processo seja ainda mais desafiador.
Kotter define oito passos que as empresas devem seguir para superar esses obstáculos e implementar de forma efetiva grandes mudanças.
Seguir esses passos garante que a sua empresa não só estará bem preparada, mas também seriamente comprometida em adotar as mudanças necessárias.
1- Criar urgência
O primeiro passo é criar um senso de urgência quanto à necessidade de mudança.
Para obter uma transformação duradoura, todos os envolvidos devem ter um senso de urgência em relação à mudança em questão e acreditar que essa mudança é necessária para o crescimento organizacional. Se eles não apoiarem a iniciativa, então será difícil de manter o momentum, logo as mudanças aplicadas não durarão muito.
O objetivo desse passo é preparar os funcionários para as próximas mudanças e encorajá-los a participar. Para que esse passo seja bem-sucedido, o projeto de mudança deve ter o suporte de cerca de 75% da gestão da organização.
Aqui está o que você precisa fazer para criar um ambiente em que todo mundo estar ciente do problema atual e motivado para participar da sua resolução.
- Identifique os problemas e as oportunidades atuais da empresa. Você pode usar uma análise SWOT com a equipe para isso.
- Discuta abertamente com a equipe o que está acontecendo e por que a mudança é necessária neste momento.
- Crie um fórum de discussão para discutir os desafios, as ameaças e as possíveis soluções.
- Peça o apoio de stakeholders e especialistas do setor.
2- Reunir uma equipe
Este passo foca em criar uma equipe sólida com todas as habilidades, qualificações, reputações, conexões e autoridade necessárias para liderar iniciativas de mudança e influenciar os stakeholders.
Dependendo da natureza da mudança proposta, o tamanho da equipe tende a variar.
Para que a equipe seja efetiva, ela deve incluir:
- O patrocinador: é geralmente um executivo de alto nível que é responsável pela iniciativa de mudança. Suas responsabilidades incluem fornecer assistência de nível executivo, bem como os recursos necessários para implementar a iniciativa de mudança.
- A equipe condutora sênior: os membros da equipe condutora sênior são escolhidos pelo patrocinador. Ela é composta por pessoas (líderes) com influência suficiente na área para tomar decisões e obter recursos e apoio para o projeto. A equipe será responsável por criar a visão e estratégia, alocar recursos, eliminar obstáculos no processo, conduzir a organização ao longo do processo, resolver problemas e se comunicar com os stakeholders.
- Equipe condutora de campo: a equipe condutora de campo consiste em indivíduos reconhecidos e de alta reputação que representam os membros da empresa que estão envolvidos na mudança. O papel deles é promover a visão da organização e liderá-la pelo processo.
- Equipes de mudança: as equipes de mudança são grupos de gerentes e supervisores cuja função é garantir que todas as tarefas sejam executadas de forma efetiva e dentro do prazo. Elas também estarão envolvidas no desenvolvimento e na implementação do programa de mudança.
Após reunir a equipe, concentre-se em estabelecer objetivos claros e cultivar uma cultura de confiança e compromisso em todos os níveis da empresa.
Uma equipe deve:
- Ter uma compreensão compartilhada de por que a mudança é necessária.
- Ter uma compreensão compartilhada da missão e do propósito da equipe, bem como as metas e os objetivos que ela está tentando obter.
- Ter uma compreensão clara das funções e responsabilidades de cada um e das métricas de desempenho.
- Entender os riscos e desafios do projeto de mudança e os fatores de sucesso.
- Ter sistemas e processos claros em vigor para monitorar o progresso, tomar decisões, monitorar os problemas e resolver discordâncias.
- Ter canais de comunicação clara.
3- Desenvolver visão e estratégias
O objetivo deste passo é construir uma visão clara para a iniciativa da empresa e planejar estratégias efetivas para ajudar a equipe a alcançá-la.
Ela estimula os esforços dos membros da equipe ao apresentar uma visão acessível de como será o sucesso no final.
A visão para uma empresa é o que motiva e guia as ações da sua equipe. Ela deve fornecer metas realistas que sejam alcançáveis para ajudar a medir o sucesso, o que também atrairá os stakeholders da empresa.
Para estabelecer uma visão clara e atrativa, faça o seguinte:
- Alinhe isso com os valores fundamentais da organização e a iniciativa de mudança.
- Ao estabelecer uma visão, considere as sugestões dos seus funcionários.
- Verifique se isso pode ser facilmente comunicado e completamente compreendido por todos.
- Incorpore dados como projeções, pesquisa de mercado e tendências da empresa.
- Certifique-se de que a visão é fácil o bastante para ser explicada em menos de cinco minutos.
4- Comunicar a visão da mudança
O objetivo deste passo é comunicar a visão e a estratégia de uma forma que estimule o resto da empresa a aceitar e apoiar a iniciativa de mudança.
O objetivo é ganhar os corações e as mentes dos seus funcionários para estimulá-los a fazer sacrifícios para apoiar a mudança e convencê-los de que a mudança é possível e que as recompensas são benéficas para o negócio e para eles mesmos.
Veja o que fazer para conseguir isso de forma efetiva:
- Aproveite cada oportunidade para comunicar a visão e a tática incorporando-as na tomada de decisões diárias, na resolução de problemas ou em atividades de rotina.
- Seja coerente. É absolutamente crucial para o seu sucesso no longo prazo que a gestão sênior demonstre o comportamento que eles esperam do restante dos membros.
- Estimule os funcionários a fornecer feedback e lide de forma livre e honesta com seus medos, problemas, irritações e preocupações.
- Para minimizar mal-entendidos e incertezas, use uma linguagem simples nas mensagens.
- Para transmitir a mensagem, use todos os canais de comunicação organizacionais.
5- Remover os obstáculos
Ao implementar mudanças organizacionais, é normal que apareçam obstáculos ao longo do caminho.
Processos inadequados, resistência dos funcionários à mudança, uma gestão enfraquecida e regras e estruturas organizacionais são apenas alguns exemplos de grandes obstáculos que podem surgir pelo caminho.
Nesse ponto, a coalizão condutora e a gestão sênior devem se concentrar em remover quaisquer obstáculos que estejam atrapalhando o progresso da organização rumo à mudança.
O que fazer:
- Entender os obstáculos internos à mudança que estão impedindo que ela seja implementada. Essa etapa pode receber um auxílio da coalizão condutora, que é composta de funcionários com diferentes especialidades. Além disso, uma comunicação aberta com os funcionários e stakeholders pode ajudar no diagnóstico dos obstáculos.
- Garantir que a visão da nova mudança é refletida em todos os processos, estruturas, políticas e sistemas de recompensa da organização.
- Reconhecer e premiar os funcionários que trabalham duro para implementar a mudança.
- Fornecer aos funcionários treinamento, formação e mentoria necessários para obter o melhor deles e enfrentar os obstáculos com sucesso.
6- Definir metas de curto prazo
Cuidado: pode demorar um pouco para você obter uma mudança de fato.
Os funcionários podem ficar desanimados após trabalhar por tanto tempo sem uma sensação de realização com as tarefas.
É por isso que é crítico definir metas de curto prazo para alcançar e celebrar logo no início do processo de mudança para manter o momentum e inspirar os funcionários a continuar apoiando os esforços.
Uma vitória de curto prazo traz um enorme progresso à organização, pois ela pode ser executada em um curto período de tempo. Um sucesso rápido como esse deve ser transparente e óbvio para qualquer um na empresa, sendo reconhecível e estando conectado à iniciativa da mudança.
Eis o que fazer:
- Identifique as vitórias de curto prazo que podem ser alcançadas, como iniciativas para reduzir custos, melhorar os procedimentos e aumentar os lucros, por exemplo. É fundamental pesar os prós e contras da meta escolhida, já que perder uma chance de atingir uma meta inicial pode desmotivar a equipe.
- Divida o projeto de transformação em pedaços menores com objetivos de curto prazo.
- Estimule os outros funcionários reconhecendo e premiando os indivíduos que são responsáveis por essas vitórias rápidas.
7- Mantenha o momentum
Este passo envolve manter o avanço da mudança, garantindo que as equipes estão trabalhando duro para alcançar a visão da mudança enquanto você monitora o progresso delas.
É fundamental que as pessoas sejam aconselhadas a evitar grandes celebrações após apenas algumas metas alcançadas.
Para manter o momentum da mudança:
- Determine o que funcionou bem e o que deu errado após cada vitória para determinar o que precisa ser melhorado.
- Maximize as vantagens das vitórias rápidas e continue trabalhando em mudanças de grande escala por toda a empresa.
- Identifique e elimine procedimentos e interdependências desnecessárias.
- Continue compartilhando a visão e apresente os benefícios.
8- Tornar a mudança parte da cultura
O objetivo dos líderes da mudança neste passo é criar uma nova cultura em que a mudança possa ser mantida.
Isso inclui ajustar as normas e os valores organizacionais, procedimentos, sistemas de recompensa e outros componentes da infraestrutura para garantir que tudo esteja alinhado com a nova estratégia.
Para tornar uma mudança parte da cultura:
- Discuta a importância das novas mudanças e enfatize as vantagens fornecidas.
- Identifique e adote normas e valores que sustentem a mudança.
- Ao identificar e recrutar novos talentos ou promover funcionários, inclua essas novas normas e valores.
- Crie novos programas de treinamento e desenvolvimento para ajudar os funcionários a obter as habilidades e competências que eles precisam para se adaptarem às novas mudanças.
- Melhore ou elimine os procedimentos organizacionais que não combinam com a nova cultura. Além disso, livre-se daqueles que estão prejudicando o seu crescimento.
Os 4 princípios de mudança do modelo de Kotter
A gestão de mudança envolve trabalho em equipe e consenso.
Se não for possível unir certos elementos, então você fracassou. E esses elementos críticos constituem os quatro princípios de mudança do modelo de mudança de Kotter.
Os quatro princípios de mudança são usados em combinação com os oito passos do modelo de Kotter para guiar o componente “pessoas” da sua estratégia de gestão de mudanças.
À medida que você avança pelo modelo de mudança em oito passos de Kotter, eles devem lhe fornecer insights sobre os seus líderes, funcionários e stakeholders.
Liderança + Gestão
Este princípio enfatiza a necessidade de trazer a liderança para ajudar com a iniciativa da mudança.
Há mais de um executivo envolvido nesse ponto. O segundo passo do método de oito passos de Kotter determina que você crie uma equipe de liderança que inclua pessoas com diversos títulos.
A equipe de liderança, de acordo com esse princípio, deve envolver:
- Visão
- Ação
- Inovação
- Celebração
Mente + Coração
As pessoas são motivadas por coisas diferentes.
Algumas pessoas são mais motivadas pelo desejo de contribuir com uma causa maior e fazer parte de algo maior do que pela lógica de que a mudança seria mais bem-sucedida ou produtiva.
Esse princípio é importante porque a sua estratégia deve levar em consideração o que motiva cada pessoa, de modo que elas consigam mudar seu comportamento ou atitude sobre algo novo que você deseja implementar no trabalho.
Escolha alguns + Diversifique vários
Mais do que simplesmente dar ordens às pessoas, você deve lhes dar a chance de liderar.
É fundamental empoderar os indivíduos de modo que eles se sintam parte do projeto enquanto você estiver desenvolvendo a sua equipe no quarto passo do modelo de Kotter.
Esse princípio da teoria de gestão de mudança de Kotter determina que, quando feito da forma correta, você poderá simplesmente descobrir novos líderes que você nem sabia que existiam.
“Dever” + “Querer”
Esse conceito no modelo de gestão de mudança de Kotter diz que as pessoas respondem melhor e podem se tornar grandes defensoras da mudança se elas QUISEREM ajudar em vez de simplesmente fazerem o que lhes mandaram fazer.
Como os negócios podem aplicar os 8 passos do modelo de John Kotter
Você pode aplicar o modelo de gestão de mudança em oito passos de Kotter nos esforços de mudança da sua empresa de diferentes formas.
Vamos ver algumas delas.
Consulte um profissional
Mudança nunca foi algo fácil, mas há algumas empresas que aperfeiçoaram esse processo.
Você pode trabalhar com um consultor que esteja familiarizado com o modelo de mudança de John Kotter e que fará todo o trabalho duro, ou você ainda pode obter uma consulta pessoalmente para acompanhar como ele administra sua própria empresa.
O modelo de mudança de John Kotter foi feito especificamente para ajudar as organizações a lidar com as mudanças que elas precisam fazer.
Participe de workshops e treinamentos
Você pode enviar alguns funcionários-chave para seminários apresentados pela consultoria de Kotter se você prefere que a sua própria equipe guie você pelo modelo de transformação de John Kotter. A empresa fornece seminários de um e dois dias baseados na teoria de mudança de Kotter, em sua pesquisa e em seus livros.
Ao usar os oito passos de Kotter, sua equipe poderá aprender e aprimorar as habilidades que eles precisam para liderar e gerenciar as iniciativas de mudança na sua organização agora e no futuro.
Faça você mesmo
Caso prefira fazer tudo sozinho, você pode encontrar ebooks, artigos e outros recursos online vinculados ao renomado modelo de gestão de mudança de John P. Kotter.
Você pode usar essas informações para criar as suas próprias estratégias de gestão internas para usar a filosofia de gestão de mudança de Jonh Kotter para conduzir o seu programa de mudança, e talvez você tenha ainda mais sucesso do que com outros métodos.
Agora que vimos os passos e princípios, vamos dar uma olhada nas vantagens e desvantagens de usar o modelo de gestão de mudança de Kotter.
Vantagens: por que deveríamos usar o modelo de mudança em 8 passos de Kotter?
Será que o modelo em oito passos é a escolha certa para a SUA mudança organizacional?
Ao pensar em fazer mudanças organizacionais, é essencial avaliar os prós e contras do modelo em oito passos de Kotter – e de qualquer outro modelo sendo considerado.
Enquanto algumas empresas decidem que os benefícios superam as desvantagens para suas situações e metas específicas, outras podem preferir uma abordagem diferente.
Embora todos os métodos de mudança tenham o mesmo objetivo final – que é fazer uma mudança bem-sucedida –, eles geralmente seguem caminhos bem diferentes. A mudança em oito passos de Kotter pode ser adequada para uma empresa, mas não para outra.
Vamos dar uma olhada nas vantagens primeiro.
Os primeiros três passos colocam você no caminho certo
Como eles não possuem o senso de urgência presente no paradigma de mudança em oito passos de John Kotter, muitos esforços ficam estagnados ou demoram mais do que o necessário – o que aumenta as despesas.
Este é apenas um dos modelos de mudança que enfatizam a necessidade de gerar e manter a urgência ao longo do processo de mudança.
Essa mentalidade pode ajudar você a ter sucesso ao inserir um senso de urgência na equipe de liderança, estabelecendo uma visão para comunicá-la e mantendo o momentum como uma meta principal.
Os passos são fáceis de entender e seguir
Cada um dos oito passos de Kotter é simples e fácil de seguir. Para adotar os oito passos da gestão de mudança de Kotter e executá-los no seu negócio, não é preciso entender muita teoria de mudança.
Isso pode diminuir o tempo que leva para treinar uma equipe para defender a mudança e os custos. Há inúmeros recursos online para aprender o paradigma de mudança em oito passos de John Kotter, e não demora muito para aprender o essencial.
Ele enfatiza a importância de buscar ajuda e motivar os outros
Quando há pouquíssimas pessoas conduzindo a mudança e elas não têm uma equipe para apoiá-las, a mudança tende a fracassar.
Você não pode estar em todos os lugares ao mesmo tempo.
Portanto, o modelo em oito passos de Kotter para conduzir uma mudança é um bom método, pois enfatiza a necessidade de formar uma coalizão abrangente de líderes desde o início e recrutar uma equipe para ajudar a conduzir a mudança e manter o momentum.
O método também enfatiza a necessidade de manter as pessoas motivadas – isto é, com ganhos de curto prazo. Os quatro princípios definidos na estratégia de Kotter para a implementação da mudança fornecem uma orientação de como buscar essa ajuda.
Agora vejamos as desvantagens.
Desvantagens: quais são os problemas do modelo de mudança de John Kotter?
Qual é o principal defeito do modelo de transformação em oito passos de Kotter?
Ao considerar os prós e contras do modelo de mudança de Kotter, você deve pesar os dois fatores considerando as necessidades da sua organização.
Ao considerar os benefícios e as desvantagens do modelo de mudança em oito passos de Kotter, há algumas partes excelentes do método que servem para acelerar a mudança e impedir que os funcionários se acomodem.
No entanto, há algumas falhas no método de mudança organizacional de Kotter. Vamos ver quais são elas.
Ele se preocupa demais com a urgência e não fornece muitos detalhes
O método de gestão de mudança de Kotter é uma teoria completamente diferente das formas tradicionais de se abordar mudanças nos negócios.
Uma das principais diferenças entre ele e outros modelos – como aqueles que discutem coisas como avaliação do impacto e avaliação da preparação –, se dá na forma com que você aborda a tarefa de trazer as mudanças desejadas à sua organização:
O modelo de Kotter acredita que a urgência deve ser enfatizada desde o início, sem qualquer preparação.
Isso é bom, pois há um grande foco na motivação e urgência, mas o método de oito passos de Kotter não apresenta muitos detalhes quanto ao que deve ser feito.
Os passos podem parecer fora de ordem
O modelo em oito passos de Kotter pode ser confuso, pois não abrange outros temas além da urgência.
Os passos não estão na ordem em que devem ser executados, e muitos defendem que alguns desses processos devem ocorrer simultaneamente, e não um após o outro, como é visto no modelo.
Há dúvidas, por exemplo, se o terceiro passo, que lida com visão e estratégia, deveria ser o primeiro passo no processo, portanto antes da necessidade de criar o senso de urgência, que é enfatizada no primeiro passo.
Como resultado, o modelo de gestão de mudança de John Kotter pode parecer mais um conjunto de indicadores do que uma estratégia detalhada.
É muito focado no topo, sem muita ênfase nos funcionários
Diversas avaliações da teoria de gestão de mudança de Kotter já mostraram que seu modelo parece ser muito focado no topo, indicando que é uma estratégia top-down que não coloca muita ênfase nas pessoas que serão afetadas pela mudança e como elas se beneficiariam individualmente.
O modelo de gestão de mudança de Kotter se preocupa mais em conduzir a mudança partindo do topo e como a mudança beneficiará todo o negócio.
Em vez de focar nos funcionários, a estratégia em oito passos de Kotter se concentra na urgência e em limitar os obstáculos à motivação.
Conclusão
O modelo de mudança em oito passos de Kotter foca na urgência e na motivação, sendo uma escolha excelente para empresas que buscam um modelo de mudança simples de aprender e que lhes forneça um componente fundamental para poderem alcançar o sucesso.
As etapas do modelo em oito passos de Kotter são simples de seguir e podem ajudar a evitar um dos inúmeros erros que acabam levando uma iniciativa de mudança ao fracasso.
Ao comparar as vantagens e desvantagens do modelo, pode-se dizer que elas são bem equilibradas. No entanto, decidir o que funciona para você, ou o que é e o que não é uma desvantagem, depende completamente de você, já que a sua empresa é única.
Boa sorte com o seu processo de mudança!
Perguntas Frequentes
O que é o modelo de mudança em 8 passos de Kotter?
O modelo de gestão de mudança em 8 passos de Kotter é um processo criado para ajudar os líderes a implementar mudanças organizacionais. Esse modelo foca na criação de urgência para fazer uma mudança acontecer. Ele guia você por um processo que envolve iniciar, gerenciar e manter a mudança em oito passos.
Quais são os 8 passos do modelo de mudança de Kotter?
Os 8 passos do modelo de mudança de Kotter são:
- Criar urgência
- Reunir uma equipe
- Desenvolver visão e estratégias
- Comunicar a visão da mudança
- Remover os obstáculos
- Definir metas de curto prazo
- Manter o momentum
- Tornar a mudança parte da cultura
Qual é a diferença entre o modelo de Lewin e o modelo de Kotter?
Há diversas diferenças fundamentais entre o modelo de mudança em 8 passos de Kotter e o método em 3 etapas de Lewin.
Enquanto o modelo de Lewin é mais aberto à compreensão de mudança das pessoas, o modelo de Kotter se concentra em fornecer um framework mais completo e focado. É importante observar que o modelo de Lewin se preocupa mais com a psicologia humana e pode não ser tão simples quanto o modelo de Kotter.
