Como reduzir o custo do onboarding de colaboradores

Contratar novos colaboradores é uma tarefa importante.

Isso sempre significa uma nova perspectiva, nova dinâmica, novas especialidades e, naturalmente, fluxos de trabalho interrompidos, confusão e uma boa quantidade de tempo gasto com treinamento.

No entanto, além de tudo isso, você está ciente de quanto realmente custa para a sua empresa contratar um novo funcionário?

Muito provavelmente, não.

Acredite, o onboarding de colaboradores pode custar muito mais caro que o onboarding de novos clientes!

É por isso que você precisa encontrar maneiras eficazes e criativas de reduzir os custos de onboarding e treinamento – e este artigo ajudará você a fazer exatamente isso. ✨

Usando métodos como processos repetíveis, plataformas de adoção digital, treinamento em grupo e mentoria, você pode reduzir facilmente os custos de onboarding de novos colaboradores.

Então vamos nessa?

Aqui estão cinco maneiras de reduzir significativamente as despesas de onboarding e treinamento de funcionários.

5 formas de reduzir os custos com onboarding de colaboradores

1- Crie um processo repetível

A criação de conteúdo repetível é a chave para a redução definitiva dos custos de onboarding. Isso não deveria ser uma surpresa, pois é uma ótima maneira de poupar tempo e esforço para oferecer a pessoas novas e diferentes a mesma experiência guiada, repetível e eficaz.

Veja um exemplo:

Ao criar guias interativos e repetíveis para seus processos de onboarding – no caso deste exemplo, onboarding de um software –, você pode facilmente dimensionar, monitorar e gerenciar o tempo de preparação para cada um dos processos de onboarding de seus funcionários e garantir que seja uma experiência simples e sem problemas.

Mas como?

Bem, a melhor maneira de criar esses guias repetíveis é com a ajuda de uma plataforma de adoção digital que acelere seus processos de treinamento técnico. Vamos passar para a próxima etapa para saber mais sobre isso.

2- Use uma plataforma de adoção digital para acelerar o treinamento técnico

A maneira mais eficaz de oferecer guias repetíveis é usando uma plataforma de adoção digital como o UserGuiding Now.

O UserGuiding Now é uma extensão do Google Chrome que permite que a plataforma da UserGuiding seja instalada em uma página do site quando o visitante tem acesso limitado ao código-fonte específico dessa página da plataforma.

Basicamente, é uma extensão que funciona melhor para seu material de onboarding e ajuda a integrar seus usuários e colaboradores a qualquer software, sem precisar dos desenvolvedores e do acesso ao software de onboarding.

É um processo bem simples.

Aqui está um exemplo feito pela querida colega Serra. Ela usou a ferramenta para começar a criar um guia no painel da Asana. Para a primeira etapa, ela começou com um modal de boas-vindas bonito, como visto acima.

Você também pode adicionar tooltips, hotspots ou até mesmo um checklist de onboarding de sua preferência.

E aqui está o resultado após cerca de cinco minutos.

Depois disso, você pode configurar as alterações e publicar com o UserGuiding Now. Basta retornar ao painel da UserGuiding, ativar o guia e, em seguida, publicá-lo.

Para que isso funcione sem problemas, você deve acessar Settings e Containers. Lá, você encontrará o código do container, que é necessário para o campo de verificação do UG Now.

Por fim, insira o link da página em que deseja que o onboarding ocorra e pronto!

Resumindo, seus usuários podem baixar e configurar facilmente o UG Now em apenas alguns minutos para visualizar o material de onboarding que você criou para eles – e você pode usar o UG Now para fins de demonstração ou visualização ao vivo, além dos processos de onboarding dos seus colaboradores. Comece agora, hoje mesmo!

3- Realize treinamento e onboarding em grupo

Outra maneira fácil e eficaz de reduzir os custos é o treinamento em grupo e as sessões de onboarding. Como sabemos, os ambientes sociais em que os novos funcionários podem conhecer outras pessoas como eles e socializar são uma ótima maneira de proporcionar conforto e diversão em seu processo de treinamento e contratação.

Desde que essas sessões de treinamento em grupo sejam interativas e engajadas, não há dúvida de que os colaboradores estarão envolvidos no processo e alinhados com a equipe.

Você sempre pode tentar fazer alguns quebra-gelos divertidos e torná-los criativos, interativos e divertidos o suficiente para desenvolver o espírito de equipe e fazer com que os recém-chegados sintam que, aos poucos, estão se tornando parte de algo maior do que eles mesmos: sua nova cultura de trabalho.

Dessa forma, você poderá poupar tempo, recursos e dinheiro e, ao mesmo tempo, oferecer uma recepção sincera e criar um ambiente de trabalho engajado.

4- Seja um mentor

É um fato universal que as empresas em todo o mundo gastam bilhões de dólares em treinamento e onboarding de novos funcionários.

Outra maneira eficaz de evitar esse prejuízo é começar a usar os recursos existentes, colocando os novos colaboradores em contato com os atuais e promovendo a interação entre eles no âmbito de uma experiência de orientação profissional.

Essa experiência não custa absolutamente nada e é uma ótima maneira de incentivar uma atmosfera de apoio e cordialidade para seus funcionários novos e antigos. Isso também é extremamente útil para o treinamento no local de trabalho, sendo perfeitamente adequado colocar um novo funcionário em contato com um funcionário experiente que ocupa o mesmo cargo.

5- Reduza o tempo até a produtividade

Infelizmente, no final do processo de onboarding, até mesmo os colaboradores que já passaram pelo onboarding podem não ser 100% produtivos. Talvez eles ainda não sejam capazes de usar o tempo de forma eficiente, resolver problemas de forma criativa ou saber quando e como pedir ajuda.

Esses fatores indicam que seus funcionários ainda não se tornaram totalmente parte da cultura geral da empresa.

Isso geralmente acontece quando há muitos funcionários novos e não há programas de treinamento diversificados o bastante. Ao transformar esses programas em poderosas bases de conhecimento, você permite que seus funcionários participem em seu próprio ritmo e continuem aprendendo da melhor forma possível.

Colocar todo o conhecimento relevante em um único lugar economiza tempo, fazendo com que seus colaboradores assumam seus cargos e funções logo nos primeiros dias.

Quando os funcionários recebem as ferramentas e o conhecimento de que precisam, eles se tornam instantaneamente mais produtivos, e todos os outros interagem com eles.

Considerações finais

Sem dúvida, o onboarding de novos funcionários pode ser muito caro e demorado para sua empresa.

Esse processo envolve, na maioria das vezes, tudo do zero: redação de anúncios de vagas, realização de entrevistas, verificação de antecedentes, treinamento, organização e muito mais.

Por mais difícil que pareça, seria melhor não negligenciar esse processo, pois cada pessoa que se torna membro da cultura da sua empresa afeta seu crescimento geral. É por isso que é preciso sempre oferecer um processo sólido de onboarding para seus funcionários e, ao mesmo tempo, ser cuidadoso com o orçamento e fazer o possível para reduzir as despesas.

Não é fácil, mas é possível fazer isso seguindo essas etapas importantes, além de muito comprometimento e dedicação!