Escalabilidade – O que é e como tornar o seu negócio escalável

“Eu quero que a minha empresa continue pequena para sempre” – Eis o que nenhum empresário de sucesso diria.

O principal objetivo de um negócio é crescer e aumentar os lucros, seja um negócio SaaS ou uma empresa física.

Mas não é nada fácil alcançar esse objetivo.

O caminho para o crescimento de um negócio e para aumentar o tamanho de uma empresa possui muitos obstáculos, e cada passo deve ser calculado com muito cuidado. Isso é muito importante, pois o seu negócio não pode só ficar maior – ele precisa escalar.

Você já deve ter ouvido os termos escalar e escalabilidade por aí, principalmente se trabalha com gestão ou negócios em geral. A escalabilidade tem se tornado cada vez mais importante com os avançados da tecnologia. Logo, é natural que a escalabilidade tenha relação direta com a tecnologia, já que é ela que torna possível um processo de escalabilidade eficiente.

Escalabilidade envolve tecnologia e melhorar os negócios, mas o que isso exatamente significa?

O que é escalabilidade?

No mundo dos negócios, escalabilidade descreve a capacidade de um negócio de lidar com os desafios de forma eficiente e manter ou aumentar os lucros à medida que ele cresce. De certa forma, o termo se refere à capacidade de uma empresa ter um crescimento significativo e sustentável, ou seja, aumentando os lucros e diminuindo as despesas. Se você está lidando com a situação oposta, então recomendo que continue lendo este artigo.

what is scalability

Como um negócio escala (ou colapsa)?

O que a maioria dos negócios não percebe na busca do crescimento é que eles podem não conseguir acompanhar esse crescimento.

Isso é ainda mais verdadeiro para negócios menores que recebem sua primeira onda de demanda. Nesses casos, pode ser preciso obter mais força de trabalho, mais material e, em geral, mais dinheiro. No fim das contas, se um negócio não consegue cumprir os requisitos de demanda, ele corre o risco de não conseguir atender os clientes de forma adequada.

Mas o perigo de não conseguir escalar adequadamente também pode ser desastroso. Com o aumento da demanda, você pode contratar mais pessoas para cumprir prazos ou acabar pagando mais do que o necessário para atender o cliente. Nesses casos, geralmente as despesas acabam sendo maiores que o lucro, e isso é um grande problema para o seu negócio. Em macroeconomia, esse fenômeno é chamado de deseconomia de escala, e isso pode levar o seu negócio ao colapso.

Embora escalabilidade seja um conceito de economia, a ideia por trás disso não é nada complexa.

Mais crescimento, mais lucro, menos despesas.

Esta é a chave para escalar o seu negócio de forma eficiente. No entanto, há um ponto importante: todo negócio pode escalar de uma forma ou de outra, a questão aqui é escalar de forma eficiente. Só assim será possível alcançar o crescimento no longo prazo.

Para escalar de forma eficiente, um negócio deve usar as técnicas de vendas e as estratégias de gestão certas, em conjunto com a tecnologia e as ferramentas certas. O processo pode ser um pouco complexo, mas vale a pena.

Automatizando o User Onboarding – a chave para se tornar escalável hoje em dia

O quão bem você consegue escalar o seu negócio se tiver que fazer o onboarding de cada usuário manualmente e com uma equipe limitada?

automação da escalabilidade

A falta de automação é a maior barreira para se tornar um negócio escalável.

Uma série bem estruturada de automações que inclua os processos principais é essencial para qualquer negócio que queira expandir.

Não há dúvida que a principal parte da jornada do usuário que precisa ser automatizada é o user onboarding, pois um user onboarding automatizado possibilita a aquisição de clientes ilimitados. Isso significa que, à medida que novos clientes aparecerem, eles não serão contidos por falta de funcionários ou de suporte; cada usuário será recebido tranquilamente com um UX de user onboarding bem feito como se eles tivessem sido recebidos pelos próprios líderes das equipes de vendas e sucesso do cliente.

Adotar o autoatendimento com tours do produto automatizados e checklists de user onboarding, que hoje é possível criar com apps no-code, é a melhor maneira de automatizar o seu user onboarding.

Software de user onboarding simples, acessível e poderoso.

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8 dicas cruciais para escalar o seu negócio de forma eficiente

É óbvio que cada empresa tem sua própria abordagem em relação aos processos de vendas e gestão; muita coisa depende do tamanho do negócio, da quantidade de clientes e de vários outros fatores.

No entanto, quando falamos de escalabilidade, há certas coisas que devemos fazer e outras que devemos evitar em todo tipo de negócio, seja ele grande ou pequeno, SaaS ou fornecedor de produtos físicos, do setor de tecnologia ou de beleza. Todo negócio possui fatores comuns, e esses fatores são apresentados nas dicas a seguir.

1- Escolha o seu caminho

Seja uma startup, um pequeno negócio ou até mesmo uma grande empresa, o que você está buscando é simples: crescimento.

Agora sabemos que crescer será perigoso se você não conseguir escalar de forma eficiente, portanto a melhor forma de se adaptar ao crescimento é escolher o caminho certo desde o início. Isso significa que você deve decidir como, quando e onde quer ver a empresa no futuro. Nesse primeiro momento, você deve escolher com sabedoria e decidir as suas estratégias adequadamente, pois o negócio pode crescer rápido demais, tornando a tarefa de escalar de forma eficiente ainda mais difícil.

Em vez disso, você precisa estabelecer as bases que levarão a sua empresa ao crescimento de forma firme e constante, ao mesmo tempo que garante que a escalabilidade será possível.

Recrutar as pessoas certas, comprar as tecnologias e os serviços mais baratos e mais eficientes, bem como criar uma boa base de clientes são as coisas mais importantes nessa fase.

Há muitos negócios de médio porte que adorariam voltar a ser pequenos só para poder fazer as coisas do jeito certo dessa vez. Portanto, em vez de ceder às dificuldades de um pequeno negócio, aproveite suas oportunidades.

2- Defina metas realistas

Qualquer departamento de qualquer empresa possui certas metas, mas no nosso caso as metas permitirão que você escale de forma eficiente.

Não podemos falar de escalabilidade quando não há crescimento. Portanto, a primeira coisa que você precisa fazer é crescer como empresa. Ao definir certas metas para cada equipe e departamento da empresa, você torna o crescimento possível. No entanto, é importante que essas metas também preparem a empresa para atender às demandas. Logo, é importante que essas metas sejam realistas para que todo mundo possa trabalhar para gerar um crescimento estável e fácil de lidar.

3- Adote estratégias e tecnologias

Sem equipes de vendas ou de marketing sólidas, crescer será apenas um sonho distante.

No entanto, também é importante adotar as estratégias certas.

Para escalar de forma eficiente, as estratégias devem ser decididas de acordo com o tamanho e o setor do seu negócio. Isso também vale para as tecnologias usadas para otimizar o fluxo de trabalho. Por exemplo, se você comprar um CRM muito complicado para o seu pequeno negócio, não apenas perderá o seu tempo tentando ensinar os funcionários algo que eles nem precisam saber, mas isso também aumentará as despesas. Ferramentas de negócios funcionam da mesma forma em termos de escalabilidade, o lucro e os benefícios devem sempre ser maiores que as despesas.

Essa similaridade é natural, afinal a tecnologia é essencial para se obter uma escalabilidade eficiente. Com um conjunto de ferramentas apropriado, você pode recrutar menos funcionários, perder menos tempo e pagar menos no geral. Vamos pensar da seguinte forma: à medida que a sua empresa cresce, você recebe mais demandas e, consequentemente, precisa trabalhar mais. Em momentos como este, a comunicação é a chave. Ao usar certas ferramentas como softwares de colaboração em equipe ou CRMs, você pode poderá manter toda a empresa em harmonia. Essas ferramentas também são muito importantes para a retenção dos clientes, o que pode ser uma das grandes dificuldades durante a fase de crescimento. Portanto, é preciso otimizar as suas ferramentas e implementar as estratégias certas.

4- Monitore o crescimento

Todos os negócios monitoram o crescimento, mas monitorá-lo em termos de escalabilidade é o grande objetivo aqui.

É claro que apenas monitorar não valerá de nada; você precisa tomar decisões significativas e de acordo com os dados dos relatórios de crescimento. Ao avaliar os dados, é possível ver se o negócio é escalável, que é o fator mais importante a ser decidido para o próximo passo. No entanto, essa decisão pode ser difícil, pois o mercado pode estar instável no momento, o que tornará os dados imprecisos ou pouco claros. Quando isso acontece, as decisões de negócios podem virar uma grande aposta.

Mesmo assim, uma coisa é certa: escalar é uma atividade difícil. Crescer pode ser um processo doloroso, e é somente por meio do crescimento que se alcança a escalabilidade. Portanto, até mesmo as decisões tomadas em períodos de incerteza precisam ser boas o bastante para garantir que o negócio possa escalar de forma efetiva. Escolha com sabedoria.

5- Esteja preparado

Na maioria das vezes, os negócios sabem quando esperar pelo crescimento.

Assim como o Zoom se destacou durante a quarentena, alguns produtos parecem ser perfeitos para certos momentos e ocasiões. No entanto, se o produto do seu negócio for muito abrangente e não tiver uma onda de demanda especial – afinal, nem todo produto é tão interessante assim –, a análise de crescimento pode ficar um pouco mais difícil. É claro que não será completamente imprevisível, mas você deve estar sempre preparado. E isso vale para todo tipo de negócio.

O grande problema de escalar de forma ineficaz é não estar pronto para o crescimento. Se o seu negócio não puder atender às demandas ou não tiver a flexibilidade necessária para continuar lucrando à medida que a produção aumenta, então escalar de forma eficiente não será possível. É por isso que há certas coisas que você deve considerar antes que seja tarde demais.

6- Trabalho definido para todos

Cargos e títulos ambíguos tornam a vida dos funcionários e do empregador muito mais difícil.

O que toda empresa precisa fazer é definir os trabalhos especializados. Isso pode ser difícil para negócios menores, mas uma abordagem generalista para as descrições dos cargos em empresas relativamente maiores pode gerar o completo caos. Nesse sentido, é importante ter “especialistas” nos lugares necessários. É melhor pagar um pouco mais para os funcionários do que desperdiçar todo o dinheiro escalando o negócio de forma ineficaz.

7- Torne-se digital em todas as áreas possíveis

Como uma das dicas acima sugere, tecnologia é o que move a escalabilidade.

Logo, é importante não apenas adquirir certas ferramentas e tecnologias para a empresa, mas também usá-las em todas as áreas possíveis. Se um software corporativo pode ser usado por todos os departamentos, você não pode comprar apenas uma licença. Na maioria das vezes, o valor pago por ferramentas online e off-line vale a pena. Mas a estratégia de “se tornar digital” não envolve apenas ferramentas corporativas. Isso significa que você precisa de fato tornar as coisas digitais. Você deve criar uma imagem mental das coisas que mais custam dinheiro para o seu negócio e encontrar soluções menos custosas, mantendo sempre em mente a ideia de “se tornar digital”.

Por exemplo, marketing costumava ser algo muito caro; era preciso contratar uma equipe externa e criar um anúncio para revistas e sites. Hoje em dia, muitas empresas deixaram de contratar equipes de fora e passaram a lidar com o marketing internamente, com uma equipe de marketing que administra as redes sociais e os sites. Vemos aqui a importância de se tornar digital e de ter especialistas em funções-chave.

8- Foque nos pontos fortes e nos pontos fracos

É fundamental que um negócio se esforce para melhorar seus pontos fortes, mas ignorar os pontos fracos é um grande erro.

A melhor coisa a se fazer é focar tanto nos pontos fortes quanto nos pontos fracos da sua empresa. E, novamente, tudo isso deve ser feito para que você esteja preparado para crescer e escalar. Trabalhar nos pontos fortes torna o crescimento mais alcançável, enquanto trabalhar nos pontos fracos deixa o seu negócio mais preparado para os desafios de crescimento; portanto, trabalhar em ambos significa que você poderá escalar o negócio de forma eficiente.

como tornar o seu negócio escalável

Modelos de negócios escaláveis

Sua empresa pode não ser grande, ou talvez você nem tenha uma empresa ainda.

Nós estamos aqui para ajudar.

Se você tem uma ideia genial para uma startup, mas não sabe como exatamente pode aplicar a escalabilidade no seu plano de negócios, aqui estão alguns modelos de negócios que escalam de forma mais eficiente que a maioria.

1- Softwares e ferramentas

É bem óbvio que tecnologia é algo lucrativo.

Isso porque o produto é produzido apenas uma vez no início, podendo ser vendido incontáveis vezes por um longo período.

É claro que um software requer manutenção e atualizações, mas a produção inicial é a fase em que as suas despesas podem superar os lucros. Quando o software é bom, na maioria das vezes as despesas não chegam nem perto dos lucros. Outra vantagem da produção digital é que você não precisa armazenar e transportar o seu produto; ele cabe em um dispositivo minúsculo e pode ser vendido pela internet. Graças a essas vantagens, os negócios SaaS e outros tipos de empresas de softwares têm relativamente menos problemas com escalabilidade.

2- Produtos baseados em ideias e conhecimento

“Mas todos os negócios são baseados em ideias, do que você está falando?”

O que queremos dizer com produtos baseados em ideias ou conhecimento é que o capital do negócio é o próprio conhecimento.

Tome um blog como exemplo. Se você construiu o site por conta própria, é claro que ele precisará de manutenção de vez em quando, mas quase não há despesas para manter um blog no ar além disso. O capital são as suas ideias, e o lucro vem a partir delas. Oferecer cursos funciona de forma parecida, principalmente quando falamos de cursos online. Ao usar uma ferramenta externa para manter as aulas, o único ativo a ser gasto será o seu tempo. O capital do negócio é o seu conhecimento, e todo mundo quer conhecimento hoje em dia.

3- Assinaturas premium

Isso se aplica a startups, pequenos negócios e grandes empresas.

As pessoas querem assinaturas premium. E as empresas sabem disso.

Uma assinatura premium que envolva o fornecimento de um serviço ao longo de um certo período de tempo é uma estratégia de negócio importante há algum tempo. Quase todos nós assinamos algum tipo de serviço; seja para ouvir música, assistir a séries, ou pedir refeições, essas assinaturas são coisas que queremos e precisamos ter em nossas vidas. No fundo, todos nós queremos ser tratados como reis e rainhas, não é? Conforme os seres humanos vão ficando cada vez mais preguiçosos, a demanda por essas assinaturas só aumenta. E é exatamente por isso que esse modelo de negócios é altamente escalável. Não apenas a demanda por esses serviços aumenta, mas por serem em sua maioria plataformas digitais, a escalabilidade deles também aumenta.

Conclusão

Não é difícil alcançar a escalabilidade de um negócio quando você segue o caminho certo desde o início.

E, na maioria dos casos, esse caminho passa pela tecnologia.

Com a tecnologia certa e especialistas que saibam usá-la, escalar um negócio nunca foi tão fácil. Você só precisa garantir que a sua empresa estará preparada quando o crescimento vier.

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Mert Aktas

Mert é o Gerente de Marketing da UserGuiding, um produto de user onboarding no-code que ajuda as equipes a escalar o user onboarding e aumentar o engajamento dos usuários.