A melhor forma de fazer o onboarding de operários: instruções visuais

Há um problema que pode afetar empresas de todo o mundo:

À medida que a tecnologia e a automação tomam conta de diversas áreas de inovação, parte da força de trabalho global pode se sentir alienada ou ameaçada por uma noção de redundância.

Os grandes setores não viram a inovação da forma que esperávamos: 2,7 bilhões de funcionários em todo o mundo – 80% da força de trabalho global – não usam uma mesa para trabalhar, e mesmo assim apenas cerca de 1% dos recursos de softwares corporativos foram direcionados aos trabalhos mais tradicionais.

relatado por Just Entrepreneurs

A tecnologia é uma ferramenta poderosa que deveria empoderar os trabalhadores de todos os setores, e a demanda por onboarding digital para operários está crescendo.

Vamos começar com o básico: operários e onboarding

O que é um operário?

Em resumo, o termo “operário” é usado para descrever trabalhadores que não trabalham em escritórios tradicionais. Ao contrário dos trabalhadores “engravatados”, operários geralmente exercem atividades que envolvem trabalho manual ou mecânico, trabalhando principalmente no “chão de fábrica”.

O que é onboarding?

Onboarding se refere à “ação ou processo de integrar um novo funcionário a uma organização” (Oxford Dictionary).

Fazer o onboarding dos funcionários é vital para garantir a adoção apropriada de funcionários recém-contratados, seja um treinamento para as tarefas que devem ser executadas, para entender as políticas de saúde e segurança ou para desenvolver suas habilidades no longo prazo.

No entanto, isso também gera fortes implicações financeiras para as organizações.

De fato, e conforme reportado pela HNI, contratar é um processo caro no qual o onboarding possui um grande impacto.

O custo de contratar um novo funcionário, incluindo os custos administrativos, legais e materiais, pode chegar a US$ 7.000. Uma pesquisa mostrou que um funcionário que passa por um onboarding estruturado possui 58% mais chance de permanecer na empresa por pelo menos três anos. Essa pesquisa também mostrou que a retenção dessa nova contratação é fortemente impactada pelos primeiros seis meses de trabalho, sendo que 86% dos funcionários decidem se vão continuar ou não na sua função durante esse período.

Uma estratégia de onboarding adequada é fundamental para garantir que um funcionário recém-contratado se sinta acolhido em sua nova função, tenha acesso às ferramentas, ao treinamento e aos recursos corretos, e para que a empresa tenha um retorno positivo sobre o seu investimento.

Certo, mas como isso afeta os operários?

Tradicionalmente, operários e trabalhadores braçais são recebidos em um novo emprego com uma abordagem que combina treinamento direto e recursos em papel. No entanto, hoje em dia acreditamos que não há mais motivo para entregar aos novos funcionários um manual gigantesco e deixar por isso mesmo.

O que há de errado com as instruções tradicionais em papel ou PDF?

Instruções ruins geram inúmeros problemas, de perda de produtividade a problemas de segurança e desmotivação entre os funcionários.

Pesquisas indicam que 90% das instruções em papel ou PDF não fornecem uma solução satisfatória para os seus usuários. Depender delas

 não é algo adequado para operários por diversas razões:

• Difícil de entender: instruções escritas não fornecem todo o contexto, e normalmente são apenas blocos de texto, o que pode ser confuso e difícil de entender rapidamente.
• Impessoal: instruções em papel fornecem um formato único para todos, independentemente do idioma dos funcionários, por exemplo.
• Dificuldade de atualizar: esses documentos são difíceis de atualizar por natureza. Após serem impressos ou salvos, eles precisam ser coletados, substituídos e distribuídos novamente se houver qualquer atualização. Quantas vezes você já viu instruções antigas e irrelevantes jogadas por aí?
• Via de mão única: instruções tradicionais não permitem um diálogo. Elas só são entregues aos funcionários, e como é difícil de fornecer um feedback, geralmente as coisas só são discutidas na próxima edição.
• Impossível de monitorar: não há como manter o controle sobre instruções em papel e PDF após serem distribuídas aos funcionários. Isso pode gerar problemas de privacidade, mas também pode ser praticamente impossível medir sua eficiência e seu uso.
• Caro: manuais de instruções são difíceis de criar, demandam muito tempo e exigem recursos que podem custar muito dinheiro, como contratar consultores ou especialistas. No caso das instruções em papel, o custo de impressão também é relevante.

Portanto, embora as instruções em papel e PDF tenham sido usadas por anos, instruções digitais e visuais são uma opção moderna que apresenta diversas vantagens. 

O que são instruções de trabalho digitais e visuais?

Instruções de trabalho digitais e visuais são documentos virtuais que fornecem orientações aos funcionários sobre como executar as tarefas em um formato digital.

Ao contrário das instruções em texto tradicionais, elas possuem um formato amigável e focado em elementos visuais: imagens, fotos, vídeos ou até mesmo modelos 3D. Elas podem podem ser acessadas por celulares, tablets, computadores e outros dispositivos digitais.

A Swipeguide relata que erros humanos representam 9 entre 10 incidentes no local de trabalho.

Acreditamos que muitos desses erros poderiam ser evitados com o fornecimento de uma documentação precisa para operários, usando principalmente instruções visuais. Elas não apenas ajudam a deixar tudo mais claro, mas também empoderam os trabalhadores e os levam a usar dispositivos interativos, no seu próprio ritmo e no seu próprio idioma.

Vamos ver alguns exemplos:

Exemplos de instruções de trabalho visuais

Exemplo 1: a UserGuiding fornece interatividade

Neste exemplo criado com a UserGuiding, o serviço de entregas sul-africano RAM criou um guia visual passo a passo para os seus funcionários. Leia a história de sucesso aqui.

Eles criaram e usaram um personagem chamado SAM para guiar os funcionários pelo onboarding, usando interação pessoal e humana como uma forma de conectar os funcionários em treinamento com o conteúdo.

Obs.: um guia passo a passo é a melhor forma de fazer um onboarding digital dos funcionários na sua plataforma, e a UserGuiding pode ajudar você a fazer exatamente isso!

Exemplo 2: Tulip

Neste exemplo da plataforma Tulip, podemos ver que as instruções estão focadas em imagens altamente detalhadas para uma tarefa muito meticulosa e parecem seguir um processo passo a passo. Este é um ótimo exemplo de instruções visuais com uma quantidade mínima de texto, com a possibilidade de o usuário pedir ajuda na parte inferior da tela.

Exemplo 3: Dozuki

Neste exemplo de instruções visuais do Dozuki, podemos ver que a tarefa em questão é representada usando imagens de diferentes ângulos, com um texto explicando cada passo. Essa tela específica inclui um campo de múltipla escolha para que os trabalhadores forneçam informações sobre o seu trabalho e liguem para um supervisor para revisá-las.

As vantagens das instruções digitais e visuais para operários

Ao digitalizar o processo de onboarding para operários, as organizações têm a oportunidade de se livrar das instruções em papel e PDF e tirar proveito das diversas vantagens oferecidas por um formato digital:

• Fácil de entender: ao fornecer processos passo a passo e elementos visuais interativos, as instruções digitais podem comunicar as informações de forma mais precisa e eficiente para os funcionários, permitindo que eles as acompanhem com facilidade.
• Pessoal: as instruções digitais podem ser facilmente adaptadas para cada usuário, seja traduzindo para o seu idioma ou fornecendo mais elementos visuais quando necessário, por exemplo.
• Fácil de atualizar: por estar na nuvem, as instruções digitais podem ser atualizadas tranquilamente sempre que for necessário e para toda a organização, sem precisar imprimir novos manuais ou passar pela dor de cabeça de garantir que todos leram a última versão.
• Fácil de dar feedback: por conta da natureza digital das instruções, os funcionários podem fornecer feedback e comentários facilmente, ajudando os gerentes a melhorar e corrigir possíveis erros.
• Capacidade de medir: isso é algo particularmente útil para as organizações, que agora podem medir e monitorar o uso do seu material de onboarding para que possam melhorar e otimizar os processos.
• Sustentável: vale a pena mencionar que a digitalização também previne a ocorrência de resíduos e permite que as empresas minimizem a impressão e outras práticas de desperdício.
• Mais barato: enquanto escrever um manual de instruções é um processo longo e caro e exige ajuda externa, um processo de onboarding digital pode ser criado internamente, envolvendo funcionários que estão diretamente conduzindo essas tarefas por meio de softwares como a UserGuiding. 

Embora o onboarding digital para operários pareça uma escolha óbvia, ainda há coisas que você deve considerar antes de jogar fora todos os manuais e adotar uma estratégia completamente nova.

Os desafios de fazer um onboarding digital de operários

Embora isso faça muito sentido, como já vimos até aqui, implementar um onboarding de sucesso para operários envolve desafios particulares para os quais as organizações precisam estar preparadas:

• Familiaridade com computadores: muitos operários mais velhos não estão tão familiarizados com as novas tecnologias como os mais jovens. Isso exigirá um período de transição e, possivelmente, algum treinamento.
• Desafios logísticos: operários costumam ser contratados em grandes grupos de uma só vez, por isso pode ser difícil recebê-los e treiná-los ao mesmo tempo. O onboarding digital ajudará por conta da sua escalabilidade, mas os processos precisam estar preparados para garantir um caminho tranquilo.
• Aspectos culturais: em setores tradicionais, implementar uma estratégia de onboarding digital pode exigir algum esforço por parte dos gerentes para familiarizar as equipes com a abordagem e tranquilizar os trabalhadores.

Por essas razões, e devido ao fato de o trabalho dos operários envolver habilidades perigosas e técnicas que exigem um treinamento presencial, uma abordagem mista em relação ao onboarding pode ser a melhor opção. Isso pode envolver uma combinação de shadowing, mentoria e treinamento técnico presencial em conjunto com instruções visuais e digitais que os funcionários possam usar por conta própria.

Agora que aprendemos o que são instruções visuais e por que elas são uma ótima opção para operários, vamos ver como criá-las!

Como criar instruções de trabalho visuais eficientes

Para criar instruções visuais que funcionem e sejam compreendidas pelos funcionários, há algumas boas práticas e orientações que você pode seguir. Aqui estão 10 passos para criar instruções visuais eficientes para operários:

1. Passo a passo: usar uma abordagem passo a passo é a melhor forma de permitir que os trabalhadores sigam as instruções.
2. Especifique a meta: assim como em toda tarefa, é importante destacar a meta que estamos tentando alcançar. Isso deixará a pessoa que está seguindo as instruções mais envolvida e ciente dos próximos passos.
3. Elementos visuais são prioridade: este poderia ser o primeiro passo. Instruções visuais precisam focar em – sim, você adivinhou! – elementos visuais! Os elementos visuais devem ser escolhidos de acordo com a tarefa: imagens, tabelas, gráficos, fotos, GIFs… há muitas opções disponíveis para fornecer uma experiência clara.
4. Considere o seu público: como já discutimos no artigo, os operários não são únicos, podendo variar de profissionais inexperientes para profissionais altamente capacitados. A escolha de elementos visuais e instruções dependerá do perfil e do trabalho deles. Suas tarefas podem ser melhor explicadas em um vídeo ou talvez precisem de uma explicação mais complexa, usando diagramas e esquemas, por exemplo.
5. O tom de voz: um tom de voz ativo ajudará a envolver o leitor, fornecendo instruções claras usando verbos de ação e descrevendo como executar a tarefa em questão.
6. Mantenha as coisas simples: como os elementos visuais estão no centro das instruções, os elementos textuais devem ser simples e concisos. Eles devem apenas complementar os elementos visuais e fornecer as informações necessárias.
7. Tudo está nos detalhes: embora possa parecer contraditório em relação ao ponto anterior, não é. As instruções devem ser claras e simples, mas também detalhadas o bastante para que um funcionário possa segui-las sem ter dúvidas ou precisar de uma ajuda adicional. Isso só é obtido quando fornecemos a quantidade certa de detalhes, seja incluindo vários ângulos ou dividindo a explicação em mais passos, por exemplo.
8. Envolva os stakeholders: saber o que incluir nas instruções e como explicá-las melhor depende necessariamente do envolvimento dos stakeholders certos em sua criação. Tradicionalmente, mentoria e hierarquia são componentes importantes para operários, e envolver as pessoas certas não apenas garantirá que as informações corretas sejam passadas para os novos funcionários, mas também facilitará a adoção.
9. Consistência: para garantir uma experiência de treinamento agradável e evitar confusão, o material do seu onboarding deve ser consistente. Isso inclui o formato, o idioma, a qualidade e o conteúdo; uma base de conhecimento uniforme reduzirá os atritos e permitirá uma curva de aprendizagem constante entre os trabalhadores.
10. Teste, teste, teste: por fim, quando suas instruções forem publicadas e usadas pelos trabalhadores, sua natureza digital não apenas permitirá o monitoramento do seu uso, mas também a coleta de feedback. Isso permitirá que a organização atualize e melhore constantemente a experiência de onboarding para novos funcionários com o passar do tempo.

Se seguir esses passos e, sobretudo, iterar o seu processo, considerando sempre o feedback dos funcionários e a eficiência das instruções, você certamente obterá grandes benefícios. Lembre-se:

“62% das empresas com programas de onboarding eficientes obtêm uma maior produtividade em relação ao tempo de trabalho e um aumento de 54% no envolvimento dos funcionários.”

(fonte: techjury)

Conclusão

Instruções visuais são uma ótima opção para fazer o onboarding de operários, possibilitando um processo mais eficiente, mais barato e sustentável.

Esperamos que você tenha aprendido mais sobre o assunto e esteja pronto para tentar criar suas próprias instruções visuais agora mesmo!