Hoje em dia, cada vez mais pessoas – de estudantes e professores a profissionais e clientes do mundo dos negócios – estão mudando seus processos e incluindo a assinatura eletrônica em seu cotidiano.
É rápido, não usamos papel e nenhum esforço. Não é preciso imprimir os documentos antes de publicá-los, e não há necessidade de esperar dias ou semanas até que alguém resolva assinar um papel.
A assinatura eletrônica ainda elimina a possibilidade de perda de documentos durante o processo de entrega, assim como longos procedimentos de verificação de identidade, entre outras coisas.
A DocuSign é uma das empresas mais influentes na indústria de assinaturas eletrônicas. Ela fornece serviços a milhões de usuários ao redor do mundo, com o objetivo de tornar os negócios mais simples para todos. E usar a plataforma para criar uma assinatura eletrônica e assinar um documento é bastante fácil.
Neste post, falaremos sobre como a Docusign funciona, como configurar sua conta corretamente, os passos básicos para utilizar a Docusign de forma eficaz para que você não perca tempo quando precisar de que algo seja assinado rapidamente ou quando quiser a assinatura de seu sócio em um contrato antes de voar para casa no final de semana. Também vamos falar sobre algumas dicas que ajudarão você a tirar o maior proveito possível do Docusign.
Sem mais delongas, vamos aos detalhes.
O que é o DocuSign?
O Docusign é um serviço online que permite que as pessoas assinem documentos eletronicamente. Ele pode ser usado tanto por pessoas físicas quanto por empresas para enviar, receber e assinar quaisquer tipos de documentos, incluindo formulários de consentimento, contratos e declarações de impostos.
Características e recursos do DocuSign
A principal função do DocuSign é, obviamente, enviar e receber assinaturas digitais seguras. As assinaturas eletrônicas da Docusign são confiáveis, simples de se utilizar, e proporcionam um ótimo equilíbrio entre conveniência e eficiência. Os templates do DocuSign e o editor de arrastar e soltar do programa fazem da criação de documentos de assinatura eletrônica muito tranquila.
As outras características que o DocuSign oferece e que ajudam no propósito principal de facilitar as assinaturas, vão além dessa característica básica. Uma conta no DocuSign vem com os seguintes benefícios:
Pagamentos
O DocuSign tem tudo a ver com simplicidade e eficiência. Veja só como funciona o recurso de pagamentos da plataforma: você pode apresentar pedidos de pagamento aos clientes usando a função de pagamentos no próprio DocuSign. Seu cliente pode assinar e pagar em uma simples etapa, usando seu cartão de crédito ou débito, dados da conta bancária, Apple Pay ou Google Pay.
Agilização de processos
Seus processos de aprovações finais podem ser automatizados com o DocuSign. Com o Sistema de Acordos do DocuSign, você pode digitalizar suas montanhas de papel e digitalizar todo o processo, tornando-o um processo eletrônico.
Aplicativos móveis
Embora a maioria dos usuários DocuSign utilizem o aplicativo em seus computadores, você pode baixar a versão móvel e criar documentos para assinaturas eletrônicas enquanto estiver fora de casa. Isto é muito útil no caso do mercado imobiliário e de vendas no geral, especialmente para quem trabalha viajando.
Integrações
Google, SalesForce, Apple e outras aplicações bem conhecidas estão entre as integrações do DocuSign. No entanto, Oracle e SAP também estão entre as aplicações da lista. O DocuSign integra-se com mais de 300 outros aplicativos, portanto, é muito provável que se encaixe na estrutura que você já tem em vigor.
Criando uma conta no DocuSign
Você precisará criar uma conta se quiser usar DocuSign para enviar contratos e outros documentos. As pessoas para quem você está enviando os contratos, por outro lado, não precisa ter uma conta no site para assiná-los.
As contas do DocuSign têm preços crescentes de acordo com as funcionalidades incluídas, com contas de usuário único começando em US$ 10 por mês, possibilitando a assinatura de até cinco contratos por mês. Níveis mais altos lhe dão a capacidade de trabalhar em documentos com feedback, definir lembretes e incluir uma marca d’água em seus documentos. Antes de registrar uma nova conta, você também pode desfrutar de um período de teste gratuito de 30 dias.
Como utilizar o DocuSign
Você pode escolher sua própria assinatura a partir de uma lista de templates pré-existentes ou desenhar/fazer o upload da sua própria assinatura quando você iniciar o DocuSign pela primeira vez.
Depois disso, você pode fazer um ‘envelope’ para enviar. Desta forma, você pode incluir qualquer documentação adicional que queira com o contrato, como termos e condições, uma descrição do contrato ou qualquer outro documento que queira enviar anexo a ele.
Estes documentos podem ser carregados em vários formatos, incluindo PDF, Word e Excel. Se você está acostumado a enviar o mesmo conjunto de documentos com alguma frequência, você pode construir e salvar um modelo de envelope para reduzir o número de uploads e mudanças que você tem que fazer a cada novo envio.
Após o upload do documento, você poderá adicionar as pessoas que precisam assiná-lo. Você também pode optar por definir uma ordem de assinatura se seu documento tiver mais de um destinatário, para que cada um receba os documentos depois que a pessoa anterior tiver completado sua ação.
Você pode definir vários campos no próprio documento, que vão desde nomes completos até assinaturas e iniciais. Você também pode usar caixas de seleção e menus suspensos, bem riscar partes desnecessárias e construir campos personalizados.
Você pode mover-se entre os signatários no canto superior esquerdo quando há várias pessoas que precisam assinar alguma parte, e o documento guiará cada indivíduo para a posição apropriada no documento. As partes relativas a cada pessoa são codificadas por cores para indicar quem precisa assinar o quê.
Quando os destinatários abrirem e visualizarem o contrato, você será notificado e, uma vez que as devidas partes tenham assinado o documento, todas elas receberão uma cópia do mesmo preenchido para que possam arquivá-lo.
Passo-a-passo sobre como utilizar o DocuSign para enviar documentos
- Primeiro, crie uma conta DocuSign e faça o login.
- Então, faça o upload do documento que precisa ser assinado. Você pode fazer o upload diretamente a partir de seu dispositivo ou a partir de um serviço de nuvem como o OneDrive ou o Google Drive.
- Adicione os nomes e endereços de todas as partes a quem o documento precisa ser enviado, além de um assunto e uma mensagem, e o DocuSign entregará o documento ao destinatário por e-mail.
Selecione “Próximo” quando estiver pronto.
- Adicione os campos de assinatura. Isto evitará idas e vindas do documento caso o destinatário não tiver assinado algum dos campos necessários. Basta soltar os ícones onde você deseja indicar que uma assinatura é necessária usando a ferramenta de assinatura na parte superior do menu à esquerda de sua tela.
Nesta etapa, você também pode usar outras ferramentas na barra de ferramentas, tais como indicadores para carimbos, iniciais, datas, notas, caixas de seleção e muito mais.
- Finalmente, revise seu documento mais uma vez para ter certeza de que não se esqueceu de nada. Assim que estiver satisfeito com ele, clique em “Enviar”.
Passo-a-passo sobre como utilizar o DocuSign para assinar documentos
- Para iniciar o processo de assinatura, abra o e-mail que recebeu do DocuSign, clique em “Revisar documento” e você será levado ao site.
- Comece lendo com atenção o aviso ao público que aparece no início do documento. Em seguida, marque a caixa que diz que você concorda nos termos legais em realizar uma assinatura eletronica e clique em “Iniciar”.
- Você será levado diretamente para a primeira marca de assinatura – onde o remetente indicou que você precisa assinar. Clique na etiqueta “Assinar”.
- Em seguida, você será solicitado a “Adotar uma assinatura”. Você pode digitar seu nome e iniciais e então selecionar um estilo de assinatura para que eles apareçam, ou assiná-lo manualmente usando seu cursor ou uma tela touch-screen/tablet de desenho. Você também pode fazer o upload de uma imagem da sua assinatura.
Quando você estiver satisfeito com sua assinatura, clique em “Adotar e Assinar” para que ela seja aplicada ao documento. Você poderá assinar todos os outros campos do documento com um clique depois de ter feito isso uma vez.
- Clique em “Concluir” quando terminar de ler o documento e assinar todos os locais especificados. Você verá uma mensagem informando que completou o processo de assinatura do documento. Então você também poderá salvar uma cópia em PDF para seu controle.
O remetente receberá um e-mail contendo o documento assinado, bem como uma cópia do mesmo em sua conta DocuSign.
Dicas para usar o Docusign de forma mais eficaz
Adicione uma caixa de aviso no início para as pessoas que assinarão o documento se você fizer algumas modificações no contrato padrão, tais como alterar uma seção ou adicionar alguns comentários extras. Assim, você deixa as mudanças bastante claras e oferece aos outros a chance de aprovar suas alterações.
Você pode visualizar seu documento após haver finalizado sua criação. Nesta etapa, verifique novamente tudo para garantir que as informações estejam precisas e que a assinatura necessária e os campos iniciais estejam todos em seu devido lugar.
Se mais do que uma assinatura for necessária, pense nos dados que você está coletando e certifique-se de que são absolutamente corretos antes de solicitá-los.
Com antecedência, informe aos destinatários que o envelope será enviado via DocuSign. Isto é especialmente importante para os usuários que não conhecem este sistema, assim eles já sabem o que esperar quando o documento chegar.
Conclusão
No geral, o DocuSign é um bom serviço a ser utilizado se você precisar de assinaturas digitais. O Docusign parece ser uma ferramenta útil para se adicionar à sua rotina, especialmente caso seu negócio envolva diversas assinaturas por dia. Ele tem tudo para ser bastante útil, e seus clientes costumam ficar satisfeitos com a produtividade que ganham agilizando o processo de assinatura de documentos.
Mas se você não tem a necessidade de assinar ou pedir a assinatura de diversos documentos em sua rotina de trabalho, este produto provavelmente não valha tanto a pena. Se você ainda não tem certeza, o DocuSign oferece um teste gratuito por 30 dias para ajudá-lo a decidir.
Meu conselho: dê uma chance ao app e confira por si mesmo se ele pode ser útil para você.
