Recentemente, eu vi alguém explicando como usar o Notion para seu planejamento pessoal mudou sua vida.
Isso foi na época em que usávamos o Notion com a nossa equipe no trabalho. Eu nunca tinha aproveitado todo o potencial do Notion e fiquei intrigado com esse post sobre as possibilidades de uso pessoal da ferramenta. Então fui experimentar o Notion.
E não me impressionei muito.
Tudo bem, foi ótimo para uso pessoal, mas eu percebi que ele não era tão bom para equipes. O Notion simplesmente não possui alguns dos recursos avançados que uma base de conhecimento precisa.
Então eu tive que fazer uma pesquisa pessoal sobre as alternativas. 😏
Mas antes de apresentar as minhas descobertas, vamos ver:
- O que é o Notion;
- Por que talvez ele não seja a melhor opção para uma base de conhecimento;
- Algumas ferramentas ótimas que podem substituir o Notion em termos de base de conhecimento.
Vamos nessa.
O que é o Notion?
O Notion é um ambiente de trabalho multifuncional que reúne recursos interessantes como anotações, monitoramento de projetos, base de conhecimento e muito mais. Sendo adequado para uso pessoal e corporativo, o Notion também é um ótimo lugar para trabalho colaborativo e pode ser utilizado off-line. Por ter um design minimalista e ser muito simples de usar, ele tem se popularizado muito desde o seu lançamento em 2016.
O Notion é um sistema de gestão de conhecimento?
Sim.
Com um design compacto, porém abrangente, e uma interface minimalista, o Notion pode ser utilizado como um sistema de gestão de tarefas pessoais, um sistema de gestão de projetos ou ainda um sistema de gestão de conhecimento.
Portanto, o Notion é basicamente uma wiki pessoal ou corporativa com a qual você pode fazer anotações, armazenar recursos da empresa ou inserir qualquer conjunto de conhecimento.
Mas isso não significa que ele é perfeito.
Por ser tão versátil e flexível quanto aos casos de uso, o Notion acaba sendo prejudicado pela sua própria natureza, pois não consegue ser uma ferramenta de base de conhecimento completa.
Vamos ver por que o Notion pode não ser a melhor opção se você estiver em busca de uma ferramenta de gestão de conhecimento para a sua equipe ou empresa.
4 razões pelas quais o Notion pode não ser a melhor opção para bases de conhecimento
Há quatro razões pelas quais você pode escolher uma ferramenta melhor que o Notion para as suas bases de conhecimento, seja qual for o tamanho da sua empresa.
Elas são:
1- Não consegue competir com ferramentas de base de conhecimento completas
O Notion é um canivete suíço.
Ele faz isso muito bem. E é exatamente o problema.
O Notion é aquele amigo de escola que simplesmente não conseguia escolher o que queria fazer da vida. Ele fez de tudo um pouco e acabou sendo medíocre em tudo.
No fim das contas, ele tem um emprego desinteressante, embora saiba muita coisa sobre vários outros assuntos.
Além disso, à medida que o Notion vai melhorando seus recursos, eles vão cobrando mais por isso – por recursos que você provavelmente não vai utilizar se quiser apenas uma base de conhecimento.
Pense duas vezes.
2- Feito para uso pessoal
O Notion não é tão ruim se você estiver criando uma base de conhecimento pessoal.
Mas não é muito bom com colaboração.
A razão pela qual o Notion é tão recomendado por indivíduos para uso pessoal é porque ele foi criado para uso pessoal. Ele fica desajeitado e desorganizado quando usado por duas ou mais pessoas – pior ainda no caso de uma equipe grande.
3- Não é compatível com uso multicanal
Um dos maiores problemas ao usar o Notion como uma base de conhecimento é o fato de que ele não pode ser utilizado em um ambiente diferente.
Você precisa abrir uma nova aba para acessar o Notion. Toda vez.
É óbvio que isso não é agradável quando você quer criar uma base de conhecimento que deveria ser de fácil acesso a todos.
4- Muito complicado
O Notion se orgulha de ter uma UI altamente personalizável, incluindo quadros Kanban, opções de visualização e templates interessantes.
Temos que concordar, eles realmente são muito bons nisso.
Mas é justamente por isso que o Notion é tão complicado às vezes. O McDonald’s ficou famoso por padronizar o cardápio e manter a menor quantidade possível de opções.
O sucesso vem quando há simplicidade para ambos os lados do produto.
Resumindo, o Notion é ótimo quando utilizado como uma base de conhecimento pessoal ou uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Mas agora chega de falar do Notion.
Vamos dar uma olhada em algumas ferramentas que podem ser ótimas alternativas ao Notion.
As melhores alternativas ao Notion para criar bases de conhecimento
1- Guru
Organize as informações da empresa. Acesse-as de qualquer lugar.
Para que isso seja possível, eles facilitam a comunicação interna, ajudando no onboarding de novos funcionários e permitindo que as informações sejam acessadas de qualquer lugar, a qualquer momento.
Suas integrações também são um ótimo extra.
Principais recursos do Guru
Por oferecer recursos focados em diversos casos de uso, o Guru conta com um conjunto de recursos que realmente dão destaque ao seu trabalho.
- Criação e armazenamento de conteúdo
- Gestão de usuários, cargos e níveis de acesso
- Ferramentas de colaboração
- Analytics
- Pesquisa inteligente
- Compartilhamento de conhecimento
- Catalogação e categorização
Guru vs. Notion
Em termos de recursos, o Notion e o Guru são muito parecidos – principalmente por serem ferramentas dedicadas.
No entanto, eles também possuem muitas diferenças.
👉 Um recurso presente no Guru – mas não no Notion – são os fóruns, que facilitam muito a colaboração. O Guru disponibiliza as bases de conhecimento em diferentes canais, já o Notion não oferece essa possibilidade.
👉 No geral, o Notion ainda é uma ferramenta muito popular, mas o Guru parece ser quase tão popular quanto, embora chame menos atenção.
Preços do Guru
O Guru possui três planos diferentes e uma versão grátis, além de uma opção de teste grátis. Os planos são:
- Starter – grátis para 3 usuários, $5 por cada usuário após o terceiro /mês
- Builder – $10 por usuário /mês
- Expert – $20 por usuário /mês
Você sabia que pode usar o Guru com o recurso Resource Center da UserGuiding? Faça um teste!
2- Confluence
O Atlassian Confluence é um “ambiente de trabalho remoto que reúne conhecimento e colaboração”, como eles mesmo dizem na página inicial.
E parece ser um ótimo produto quando lemos as avaliações.
Assim como o Notion, o Confluence é uma ferramenta que ajuda as empresas a construir wikis, criar checklists de onboarding e compartilhar conhecimento internamente. No entanto, embora o Confluence seja muito parecido com o Notion, há algumas diferenças fundamentais que fazem do Confluence uma ferramenta mais focada e capacitada.
Principais recursos do Confluence
- Gestão de conteúdo e espaço
- Feedback in-content
- Gestão de sites
- Personalização
- Versionamento e histórico de versões
- Templates
Confluence vs. Notion
Embora eu já tenha dito que o Notion e o Confluence são bem parecidos, eles também são bem diferentes em pontos cruciais.
👉 Por exemplo, por ser um produto da Atlassian, o Confluence se integra perfeitamente com o Jira e outras ferramentas da Atlassian, e no geral conta com mais opções de integração que o Notion.
👉 Enquanto o Notion só permite comentários, o Confluence permite que os usuários troquem mensagens dentro da ferramenta, seja qual for o nível deles na empresa.
👉 O Confluence é muito menos flexível e personalizável que o Notion; no entanto, isso pode ser uma vantagem se considerarmos como é fácil configurar e utilizar a ferramenta pela primeira vez.
Podemos dizer que o Confluence é uma ótima alternativa ao Notion por oferecer mais opções colaborativas e integrações.
Preços do Confluence
O Confluence oferece uma versão grátis e outros três planos. A versão grátis pode ser utilizada com até 10 usuários individuais, enquanto os outros planos são cobrados de acordo com a quantidade de usuários.
- Standard – $5,50 por usuário /mês
- Premium – $10,50 por usuário /mês
- Enterprise – Personalizado, cobrado anualmente
Você sabia que pode usar o Confluence com o recurso Resource Center da UserGuiding?
3- Document360
O Document360 também é uma das ferramentas mais populares do mercado, principalmente entre empresas em crescimento. Ele dá poder aos criadores de conteúdo e simplicidade aos consumidores de conteúdo.
O poder do Document360 está no design elegante das bases de conhecimento, além da possibilidade de criar bases de conhecimento internas e externas.
Portanto, se estiver em busca de uma ferramenta capaz de reduzir a carga da sua equipe de suporte ao cliente enquanto mantém o seu conhecimento interno em uma só fonte, o Document360 é a opção ideal.
Principais recursos do Document360
- Portal de autoatendimento
- Catalogação e categorização
- Discussões e fóruns
- Gestão de conteúdo
- Pesquisa de texto completa
Document360 vs. Notion
👉 Provavelmente a maior vantagem de escolher o Document360 no lugar do Notion é a possibilidade de criar bases de conhecimento internas e externas.
👉 Embora as duas ferramentas permitam convidar usuários individuais para certos documentos, wikis e tabelas, o Document360 também permite que os usuários atribuam funções aos usuários individuais que eles convidaram.
👉 O Document360 possui muitas integrações com ferramentas populares como Google Analytics, Olark, Hotjar e Intercom, já o Notion não conta com tantas integrações.
Preços do Document360
O Document360 oferece um teste grátis com pleno acesso aos recursos e quatro planos pagos.
- Startup – $79 por projeto /mês
- Business – $239 por projeto /mês
- Enterprise – $399 por projeto /mês
- Enterprise Plus – Personalizado
Você sabia que pode usar o Document360 com o recurso Resource Center da UserGuiding?
4- ProProfs Knowledge Base
Considerado um dos melhores softwares de base de conhecimento disponíveis, o ProProfs Kowledge Base é uma ferramenta de base de conhecimento realmente dedicada. É por isso que eu digo que o Notion não consegue competir com softwares de base de conhecimento completos.
Qual é a grande diferença?
O fato de o ProProfs saber exatamente o que quer fazer e o que está fazendo. Foco faz muita diferença.
Principais recursos do ProProfs
- Catalogação e categorização
- Ferramentas de colaboração
- Gestão de conteúdo
- Discussões e fóruns
- Gestão de bases de conhecimento
- Portal de autoatendimento
ProProfs vs. Notion
👉 Uma das diferenças mais importantes entre o Notion e o ProProfs é que o ProProfs permite que os usuários também criem bases de conhecimento externas, seja para perguntas frequentes do suporte ou para uma central de ajuda independente.
👉 Como o ProProfs também lida com questões externas das suas bases de conhecimento, ele também ajuda com o ranqueamento do Google e SEO. Dessa forma, ele permite que os usuários encontrem a sua base de conhecimento e interajam com ela facilmente.
👉 O ProProfs Knowledge Base possui um conjunto impressionante de integrações, incluindo Google Apps, Jira, Salesforce, Zendesk e Freshdesk.
Preços do ProProfs
O ProProfs possui um teste grátis de 15 dias e conta com três planos diferentes, tanto para o Knowledge Base Creator quanto para o Help Center Creator.
Planos do Public Help Center
- Essentials – $30 por autor /mês
- Premium – $40 por autor /mês
- Enterprise – personalizado
Private Knowledge Base
- Essentials – $2 usuário /mês
- Premium – $3 usuário /mês
- Enterprise – personalizado
Você sabia que pode usar o ProProfs Knowledge Base com o recurso Resource Center da UserGuiding?
5- ClickUp
Em termos de popularidade, o ClickUp está no mesmo nível do Notion.
E ele encara esse desafio tranquilamente.
A questão é que o ClickUp é basicamente uma ferramenta de gestão de projetos que também tenta ser uma ferramenta de base de conhecimento. O que é basicamente a situação do Notion – uma ferramenta de anotações que está tentando se tornar uma ferramenta de base de conhecimento.
Portanto, qual dos focos principais dessa ferramentas é mais útil para quem quer criar uma base de conhecimento?
Não dá para decidir isso sem analisar alguns dos recursos.
Principais recursos do ClickUp
- Controle e permissão de acesso
- Alertas e notificações
- Gestão de atribuições
- Gestão do fluxo de trabalho
- Conversa em tempo real
- Gestão de conteúdo
ClickUp vs. Notion
👉 A maior vantagem do ClickUp em relação ao Notion está nos seus recursos de gerenciamento de tarefas. Você pode criar tarefas, definir datas de entrega, atribuí-las ao usuários com funções específicas e ainda pode criar subtarefas dentro dessas tarefas. Já no Notion, é possível fazer atribuições básicas, mas sem ter muito controle do progresso.
👉 Os diferentes tipos de visualização do ClickUp, como calendário e carga de trabalho, permitem que os usuários saibam quando as tarefas devem ser entregues e o que cada usuário deve fazer. Dessa forma, fica mais fácil para os usuários colaborar e solicitar que algum conteúdo seja coletado na base de conhecimento.
👉 Como o ClickUp é basicamente uma ferramenta de gestão de projetos, é muito mais fácil vincular documentos, wikis e qualquer tipo de anotação nas tarefas e acessá-las por meio da tarefa em questão. Portanto, podemos dizer que o ClickUp possui mais integrações dentro e fora da ferramenta que o Notion.
Preços do ClickUp
O ClickUp possui uma versão grátis e quatro planos:
- Unlimited – $5 por membro /mês
- Business – $9 por membro /mês
- Business Plus – $19 por membro /mês
- Enterprise – personalizado
Você sabia que pode usar o ClickUp com o recurso Resource Center da UserGuiding?
Conclusão
Uma coisa é certa: o Notion é uma ferramenta poderosa.
Ele está, sem dúvida alguma, entre os grandes nomes do mercado. O que nos faz buscar alternativas é o fato de a ferramenta não ser a escolha certa para todos, principalmente para quem não precisa de todos os recursos oferecidos.
Espero que esta lista de alternativas seja útil para quem acha que o Notion é um exagero.
Boa sorte com a sua base de conhecimento!
Perguntas Frequentes
O Notion é um sistema de base de conhecimento?
Sim, ele é. Mas o Notion também é uma ferramenta de anotações e um software de gestão de projetos.
Como eu uso o Notion para gerenciar conhecimento?
Para usar o Notion como um sistema de gestão de conhecimento, os usuários podem criar suas próprias wikis, bases de conhecimento e documentos.
Como deve ser uma boa base de conhecimento?
Uma boa base de conhecimento interna ou externa deve ser acessível, fácil de usar e muito clara em termos de categorização e definição.
Para que serve uma base de conhecimento?
Uma base de conhecimento pode ser interna ou externa; o primeiro tipo é voltado para funcionários e documentação da empresa, enquanto o segundo funciona como um suporte com autoatendimento para os usuários.
Como eu crio uma base de conhecimento pessoal?
O Notion é uma ótima ferramenta para criar uma base de conhecimento pessoal, além de outras ferramentas como Guru, ClickUp, ProProfs Knowledge Base, Document360 e Confluence.
Como eu configuro um sistema de gestão de conhecimento?
Para configurar uma base de conhecimento, seja interna ou externa, os usuários podem usar uma ferramenta no-code como o Notion, Guru ou Confluence.
O Obsidian é melhor que o Notion?
Ferramentas como Obsidian e Notion têm seus pontos fortes, então vai depender dos recursos que os usuários estão buscando.
Como eu organizo um sistema de gestão de conhecimento?
Com ferramentas como o Notion, Guru e Confluence, os usuários podem categorizar e catalogar bases de conhecimento com facilidade.
