Du processus de recrutement à l’onboarding des employés (accueil et intégration) en passant par la planification, le respect des normes et la gestion des prestations sociales, en faisant appel à la bonne technologie, les systèmes RH peuvent être aussi bien paramétrés qu’une montre de précision. Sans ces outils, bonjour les tracas et le temps perdu inutilement, et ce pour tout le monde, tant pour les développeurs que pour les utilisateurs de ces logiciels.
Que se passe-t-il si un employé demande des informations sur ses jours de vacances ou ses prestations sociales ou souhaite consulter une ancienne fiche de paie ?
Tout se résume aux possibilités d’automatisation offertes par les systèmes de gestion des ressources humaines, dont l’avantage concurrentiel consiste à faciliter la gestion des effectifs. Quand ces fonctions sont présentes sur une plate-forme logicielle RH de base, elles permettent de simplifier et d’automatiser un large éventail de tâches manuelles, administratives et RH quotidiennes, telles que la gestion des documents.
Puisqu’ils allègent et rendent les processus de travail des RH plus fluides, tant pour le responsable que pour son équipe, les logiciels RH basés sur le cloud sont désormais devenus des outils incontournables toute entreprise.
À eux seuls, ces outils aident à :
- réduire les éventuels goulots d’étranglement dans les workflows,
- augmenter l’efficacité,
- améliorer la performance des employés,
- et améliorer le taux de satisfaction des employés.
Si vous souhaitez vous joindre à des millions d’autres entreprises qui exploitent des logiciels de gestion des ressources humaines, mais que vous ne savez pas lequel choisir, vous êtes au bon endroit. Restez avec nous pour trouver le logiciel RH idéal pour votre équipe et votre entreprise !
Mais avant cela, voyons d’un plus près ce qu’est un logiciel de gestion des ressources humaines, ce qu’il fait et comment il fonctionne.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des ressources humaines ?
Le logiciel de gestion de ressources humaines ou Système de gestion des ressources humaines (SGRH) ou Système d’information des ressources humaines (SIRH) est une solution numérique qui combine plusieurs systèmes et processus pour gérer et optimiser les tâches quotidiennes des services RH et les objectifs généraux propres aux départements RH d’une organisation donnée.
Types de logiciels RH
Il existe plusieurs types de logiciels RH qui aident les organisations à atteindre différents objectifs. En voici quelques-uns :
1️⃣ Système de gestion des candidatures : il s’agit d’un logiciel de recrutement pour les RH qui simplifie le processus d’embauche d’une organisation. Il gère généralement des tâches telles que le stockage des données des candidats, la publication des offres d’emploi sur plusieurs portails sites d’emploi et la sélection des candidats potentiellement adaptés aux postes vacants.
2️⃣ Gestion de la performance : une plate-forme de gestion de la performance est conçue pour les professionnels RH, les gestionnaires et les employés afin d’évaluer les compétences des employés, de fixer des objectifs de performance et de suivre leurs améliorations.
3️⃣ Onboarding : un logiciel d’onboarding permet de rationaliser et de suivre le processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés dans une organisation. Il comprend généralement des signatures électroniques, le suivi des programmes de formation, des questionnaires pour les employés et d’autres fonctions automatisées afin de s’assurer que l’équipe RH offre une expérience d’onboarding efficace aux nouveaux employés.
4️⃣ Système d’information pour les ressources humaines (SIRH) : un SIRH fournit de multiples fonctions RH telles que le recrutement et le suivi des candidats, la gestion des fiches de paie et des prestations sociales, le stockage des données des employés, le contrôle de la conformité avec les exigences réglementaires et légales, etc.
Un SIRH peut être un logiciel autonome que vous pouvez intégrer à d’autres applications RH complémentaires, ou il peut s’agir de la base de données centrale d’un logiciel RH tout-en-un.
5️⃣ Participation des employés : il s’agit d’une plateforme qui permet d’améliorer le taux d’engagement des individus et équipes. Le taux d’engagement et de participation des employés s’obtient grâce aux feedbacks, à l’encadrement (coaching), aux analyses et à la mise en place de priorités quotidiennes au niveau du travail.
Avantages d’un logiciel RH
Les solutions de gestion des ressources humaines présentent divers avantages. Toutefois, la réduction du temps consacré aux tâches administratives répétitives et à faible impact, constitue le principal bienfait. De cette façon, les services RH peuvent concentrer leurs efforts sur d’autres responsabilités stratégiques à long terme.
Voici quelques autres avantages majeurs des logiciels RH :
- Rationalisation des processus,
- Réduction des erreurs,
- Feedbacks constructifs et en continu,
- Plus grande précision et meilleure qualité des analyses et statistiques
- Optimisation de l’organisation des documents et des données des employés,
- Garantir la conformité des organisations aux lois et réglementations, et
- Amélioration de la planification de la relève.
Principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion des ressources humaines
Avant de continuer, nous nous devons de clarifier le point suivant : il n’existe pas de logiciel RH parfait qui s’adapterait à tout type d’organisation. Les défis auxquels sont confrontés les services RH diffèrent en fonction de l’industrie et du type d’entreprise.
Certaines entreprises recherchent des systèmes robustes et stables pour gérer les salaires et les prestations sociales de leurs employés. Par contre, d’autres auront davantage besoin d’un système fiable pour recruter, embaucher, suivre et assurer l’onboarding des milliers de nouveaux employés qui rejoignent leur organisation tous les mois.
Toutefois, certaines fonctionnalités de base, devrait systématiquement faire partie d’un logiciel de gestion RH. Ces éléments peuvent être un critère de choix lors de votre recherche d’outil adapté à votre entreprise. Tenez compte de la situation de votre organisation et évaluez ce dont vous avez besoin et ce que vous attendez d’un logiciel RH.
Voici les fonctionnalités de base des logiciels RH, qui auront un impact positif sur vos processus de travail :
➡️ Gestion des salaires et des prestations sociales
La plupart des solutions logicielles RH incluent la gestion des salaires et des prestations sociales et complémentaires. Ils vous permettent de procéder aux paiements des salaires directement via la plate-forme.
Notez que comme RH et salaires sont souvent indissociables, la plupart des responsables RH recherchent une solution tout-en-un qui inclut les deux.
Si vous avez déjà une solution de gestion des salaires et de paiement qui vous convient, nous vous suggérons de rechercher un logiciel RH qui peut s’intégrer à votre système de rémunération. Vos employés et votre équipe RH apprécieront de pouvoir accéder à l’ensemble des fonctionnalités à partir d’une seule plate-forme.
➡️ Automatisation
L’une des plus importantes fonctionnalités offertes par les logiciels RH est l’automatisation de tâches répétitives afin d’augmenter l’efficacité.
Recherchez un logiciel qui automatise, voire élimine le travail manuel au maximum. Par exemple, certains outils RH automatisent le suivi des congés, les taxes, etc. Ainsi, vous êtes sûr d’économiser du temps et de l’argent sur le long terme.
➡️ Taille de l’entreprise (petite/moyenne/entrepreneur)
Un autre facteur qui peut vous aider à trouver le logiciel RH le plus adapté à votre organisation est de prendre en compte la taille de votre entreprise.
En fonction du nombre d’employés et de la taille de l’entreprise, les besoins des départements RH seront différents. Par exemple, une petite entreprise de 15 employés n’aura pas les mêmes besoins en gestion des ressources humaines qu’une entreprise de 2’000 employés.
Les grandes organisations peuvent avoir des besoins de gestion RH plus complexes et exiger d’accéder à plus de fonctionnalités dans les logiciels RH qu’ils utilisent. D’autre part, les petites entreprises n’ont souvent pas besoin de toutes les fonctionnalités offertes par certaines solutions RH complexes.
➡️ Accès mobile
Ce critère est très simple : les meilleurs logiciels de gestion RH dispose d’une application mobile gratuite.
Cette application peut être utilisée par les employés pour utiliser les outils en libre-service que nous avons mentionnés précédemment. En outre, sur le plan administratif, cela peut se révéler bénéfique.
La version mobile des logiciels de gestion RH permettent de rendre certaines responsabilités indépendantes d’une localisation physique. Les responsables RH peuvent visualiser, gérer, suivre et effectuer des tâches en temps réel depuis n’importe où.
➡️ Libre-service
Un portail libre-service destiné aux employés est un outil incontournable du monde du travail actuel.
Il permet au personnel d’accéder à des informations cruciales sans avoir à appeler, envoyer un e-mail, envoyer un SMS ou visiter le service des ressources humaines. C’est un gain de temps considérable tant du côté des employés que de l’administration.
Enfin, assurez-vous que le logiciel RH que vous choisissez est en accord avec vos objectifs et répond aux défis auxquels vous êtes confronté.
Maintenant, passons en revue, un par un, notre sélection des meilleurs logiciels RH qui pourraient répondre le mieux à vos besoins.
Les 11 meilleurs logiciels RH pour les responsables RH (avec avis et commentaires)
1. monday.com – Le logiciel RH tout-en-un
monday.com est une plate-forme dite « ouverte », qui permet aux responsables RH de créer plus facilement des solutions personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques de leur équipe. Ainsi, ce logiciel ultime a été salué par de nombreux gestionnaires RH pour son interface utilisateur de haute qualité, la simplicité de son système et ses attrayantes fonctionnalités RH de base.
Vous pouvez suivre le processus de recrutement des candidats et procéder à l’onboarding des nouveaux employés grâce à des modèles prédéfinis . En outre, vous pouvez intégrer monday.com à Gmail et à plus de 50 autres outils pour gérer tous vos flux de travail de manière transparente.
Au niveau des fonctionnalités, ce logiciel de gestion RH répond à toutes les exigences de bases nécessaires, notamment :
- Intégration (Onboarding) des employés,
- Un processus complet de feedbacks avec fonctionnalités avancées,
- Gestion des employés, de la performance et des salaires,
- Portail libre-service,
- Suivi des candidats à l’embauche,
- Visualisation des données avec divers modèles de graphiques disponibles,
- Gestion des prestations sociales, des congés, de la rémunération et gestion du recrutement,
- Gestion et planification de l’avancement du personnel tout au long du « cycle de vie du collaborateur »,
- Intégrations avec plusieurs logiciels de gestion de salaires, qui vous permettent d’automatiser les processus d’exécution des paiements.
⭐ monday.com Évaluation Capterra : 4,6 (sur 2607 avis)
2. Freshteam by Freshworks – La solution logicielle RH ultra compétente
Freshteam, de la célèbre société de logiciels Freshworks, est un logiciel tout-en-un intelligent destiné aux équipes RH.
Avec Freshteam, vous vous assurez que vos efforts RH sont à jour et conformes aux normes 2023, du recrutement à l’intégration des collaborateurs, en passant par le suivi du temps de travail, des données des employés et des flux de travail quotidiens de l’équipe RH.
Freshteam soutient votre équipe RH grâce à des fonctionnalités telles que :
- Système de suivi des candidatures,
- Onboarding et offboarding,
- Système d’information des employés,
- Gestion des congés,
- Application mobile,
- et des rapports RH détaillés pour rendre votre équipe encore plus performante !
⭐ Évaluation Capterra de Freshteam : 4.3 (sur 154 avis)
3. Retable – Idéal pour améliorer le rendement des collaborateurs
Retable est une plate-forme de gestion des données qui réduit voir élimine d’inutiles charges de travail, non seulement au niveau des équipes RH, mais également pour l’ensemble des services. Il vous permet de gérer vos processus RH internes et externes en tant qu’équipe à partir d’une plate-forme unique, avec des modèles de feuille de calcul spécifiques aux RH.
Avec des feuilles de calcul intelligentes et faciles à utiliser et des formulaires personnalisables intégrés dans les feuilles de calcul, Retable organise et systématise vos processus de gestion des données RH, ce qui vous évite d’avoir à gérer d’ennuyeuses et complexes feuilles de calcul.
Retable facilite le travail de votre équipe RH grâce aux fonctionnalités suivantes :
- Suivi des tâches et gestion de projet,
- Gestion du processus de recrutement,
- Modèles de feuilles de calcul RH personnalisables,
- Gestion des autorisations, des utilisateurs et des rôles,
- Chat et notifications intégrés à l’application,
- Déclenchements automatisés de workflows,
- Gestion des données et des projets en temps réel,
- et connexion à différentes données directement depuis les feuilles de calcul Retable.
Grâce à son interface conviviale, totalement no-code et à ses capacités avancées de gestion des données, avec Retable vous disposez de feuilles de calcul personnalisées répondant à tous vos besoins à portée de clics.
⭐ Évaluation Capterra de Retable : 4,5 (sur 13 avis)
4. QuickBooks Time – Idéal pour le suivi du temps de travail des employés
QuickBooks Time est un logiciel RH conçu spécialement pour la planification horaire des employés et de suivi du temps de travail. Il est livré avec un portail libre-service et un système de gestion des salaires et des paiements.
Avec QuickBooks, les employés sont à jour par rapport aux horaires effectués, depuis n’importe où et en temps réel. En effet, Quickbooks a également développé des applications pour smartphones et tablettes permettant aux employés d’obtenir un aperçu en temps réel du temps de travail effectué.
QuickBooks permet aux employés d’introduire les enregistrements de début et de fin de travail par eux-mêmes. Le portail libre-service est considérée comme étant l’une des fonctionnalités parmi les plus essentielles de tous les logiciels de gestion RH. Nous parlerons plus en détail des principales solutions de gestion des ressources humaines dans la suite de cet article.
⭐ Évaluation Capterra de QuickBooks Time : 4,7 (sur 5650 avis)
5. ADP Workforce Now – Parfait pour optimiser les tâches RH quotidiennes
ADP Workforce Now propose diverses solutions de gestion des ressources humaines, notamment la gestion des salaires, des prestations sociales et des collaborateurs (talents), puis aussi des outils de gestion du temps, de la conformité et d’analyses statistiques et comparatives.
Cette plateforme RH peut également s’intégrer à d’autres applications métier et RH via les Marketplace API et ADP.
Quelles autres fonctionnalités RH ADP offre-t-il ?
- Portail libre-service,
- Onboarding,
- Suivi des candidatures,
- Processus de gestion complet des feedbacks,
- et gestion des salaires, de la rémunération et du recrutement.
⭐ Évaluation Capterra à propos d’ADP : 4,4 (sur 6064 avis)
6. Gusto – Le meilleur logiciel RH pour les petites entreprises
Gusto est un logiciel RH accessible en ligne qui facilite les flux de travail des équipes RH des petites entreprises, pour que tout se passe avec fluidité. Il a les fonctions RH de base qui s’assurent que la satisfaction des employés demeure la priorité numéro un, ce qui répond parfaitement aux besoins des petites entreprises.
Gusto offre notamment des fonctionnalités telles que :
- Gestion des salaires et de la rémunération,
- Accueil des employés,
- Portail en libre-service,
- et la gestion des congés et des prestations sociales.
Contrairement à ADP et aux autres logiciels mentionnés ci-dessus, Gusto ne dispose pas de système de gestion complet des feedbacks, de gestion du recrutement et de suivi des candidatures.
⭐ Évaluation Capterra de Gusto : 4,7 (sur 3563 avis)
7. Paycor – Le meilleur outil pour la gestion des salaires
Paycor est une solution RH et de gestion des salaires tout-en-un. Il vous aide à importer directement les heures des employés et à afficher les besoins de trésorerie avant de soumettre la paie. Il offre tous les principaux avantages d’une solution numérique axée sur les ressources humaines, telles que la gestion des talents, l’expérience des employés et l’administration des prestations sociales.
Dans l’ensemble, Paycor offre une excellente solution pour les systèmes de traitement des salaires et la rationalisation des RH.
⭐ Évaluation Capterra de Paycor : 4,4 (sur 2283 avis)
8. BambooHR – Le meilleur logiciel SIRH pour les petites et moyennes entreprises
Un autre logiciel SaaS RH très populaire est BambooHR, la une solution tout à fait économique pour les petites et moyennes entreprises composées de 1000 employés au maximum.
En tant que plateforme basée sur le cloud, BambooHR possède de nombreuses fonctionnalités intégrées concernant la gestion des salaires et de la rémunération, le système de suivi des candidatures, les signatures électroniques et le suivi des congés. Parmi ses caractéristiques, on compte notamment :
- Les rapports d’analyses et statistiques,
- L’application mobile de recrutement
- L’onboarding des nouveaux employés et offboarding,
- Gestion des congés payés (Paid time off, ou PTO),
- et gestion du bien-être des employés.
La popularité de BambooHR est en grande partie due à sa simplicité d’utilisation, surtout pour les employés. Grâce à son application mobile ultra pratique, les employés peuvent facilement saisir leurs rapports horaires et autres. Si vous souhaitez que votre équipe RH passe des feuilles de calcul à la gestion intelligente des données RH, alors BambooHR est la meilleure solution RH pour vous.
⭐ Évaluation Capterra de BambooHR : 4,6 (sur 1804 avis)
9. Namely – Le meilleur logiciel pour la gestion du portail libre-service des employés
Namely est un SGRH qui offre les caractéristiques de base des SIRH, mais qui possèdent certaines fonctionnalités particulières qui méritent d’être mises en avant. Cette plateforme RH aide les entreprises à améliorer leurs processus RH tout en assurant le respect des normes auxquelles elles sont soumises.
Plus de 1’400 organisations recommandent Namely. Ce logiciel offre de manière transparente des fonctionnalités telles que l’onboarding des employés, la gestion des talents de l’entreprise, le temps et la présence, le recrutement, l’analyse, la gestion des employés, etc., vous permettant de gérer toutes vos procédures et politiques RH de manière centralisée.
Ce qui fait de Namely l’un des meilleurs logiciels RH, c’est qu’il est conçu pour améliorer l’engagement des employés. Le personnel peut accéder à toutes les informations relatives aux RH à partir d’un portail convivial.
Dans l’ensemble, Namely est une bonne option pour promouvoir le libre-service auprès des employés pour les organisations de taille moyenne.
Les principales caractéristiques RH de Namely sont :
- Les listes de tâches,
- Le suivi des congés,
- Le suivi des performances et des objectifs,
- Les workflows et autres flux d’approbations personnalisés,
- Libre-service pour les employés et les gestionnaires,
- Base de données de conformité,
- et la signature électronique.
⭐ Évaluation Capterra à propos de Namely : 4,2 (sur 411 avis)
10. Workday – L’idéal pour la gestion du capital humain
Workday est un logiciel RH plutôt populaire quoiqu’un peu différent de tous les autres logiciels présentés dans cette liste. La raison de cette différence est que Workday est le seul système permettant la gestion des finances, des ressources humaines et possédant un système de planification. Un logiciel tout-en-un donc.
Il vous aide à gérer et à organiser vos processus RH tout en gardant à l’esprit vos résultats financiers. Ce logiciel RH est recommandé et utilisé par de nombreuses organisations de divers secteurs, comme notamment Salesforce, Toyota, Visa, Target et Adobe.
En considérant ces éléments, vous vous rendez ainsi bien compte de la polyvalence de Workday. Il fournit des solutions pour la gestion des dépenses, la gestion des talents, la planification de l’entreprise, la gestion du personnel, des salaires, etc.
Workday est également relativement facile à utiliser. Voici quelques-unes de ses autres caractéristiques :
- Outils de suivi du temps de travail,
- Outils de libre-service,
- Annuaire des employés,
- Rapports d’analyses avancés,
- Intelligence artificielle pour identifier les compétences des employés,
- et gestion des salaires, de la rémunération et des prestations sociales.
⭐ Évaluation Capterra de Workday HCM : 4,4 (sur 905 avis)
11. UserGuiding – Le logiciel de référence pour l’adoption numérique
UserGuiding est à l’origine un logiciel d’onboarding des utilisateurs totalement no-code pour assurer l’intégration de nouveaux utilisateurs sur des plateformes numériques. Il vous aide à créer :
- Des guides interactifs,
- Des messages intégrés à l’application, tels que des infobulles,
- Des modules d’information,
- Des centres de ressources libre-service,
- et cela peut également vous aider à accueillir les nouveaux membres dans votre équipe !
Pour faire en sorte que vos nouveaux employés restent dans votre entreprise, la formation continue et leur intégration sont des éléments essentiels.
Les responsables RH connaissent la valeur de ce processus de transition des nouveaux employés dans une entreprise. Avec le bon processus d’onboarding, et en faisant un bon usage du contenu interactif de UserGuiding, vos nouveaux collaborateurs seront plus efficaces. En effet, ils seront en mesure de se mettre plus rapidement au travail tout en se familiarisant aisément avec la culture, les outils et les collègues de l’entreprise.
En outre, les méthodes d’onboarding en ligne ou virtuelles des RH sont les techniques de formation les plus couramment utilisées, que ce soit pour les employés qui travaillent à distance ou au bureau. Une intégration virtuelle correctement réalisée avec des tutoriels interactifs peut vous aider :
- À garder les employés motivés, concentrés et productifs,
- Augmenter le taux de participation des employés, en particulier pour les employés à distance,
- Les aider à s’adapter aux outils utilisés dans l’entreprise et à adopter des processus numériques.
⭐ Évaluation Capterra à propos de UserGuiding : 4,7 (sur 50 avis)
Conclusion
Pour rester compétitive, une équipe RH performante a besoin d’un logiciel RH de qualité.
Vous pouvez faire appel à l’un ou plusieurs des 11 logiciels RH mentionnés ci-dessus, afin de faciliter votre travail en tant que responsable RH et pour améliorer le taux de satisfaction et de participation de vos employés.
Questions fréquemment posées
Que fait un logiciel RH ?
Un logiciel RH aide les services RH à automatiser les tâches manuelles, à gagner du temps, à stocker les informations sur les employés de manière organisée et à créer des rapports sur la base de données. Le logiciel RH réduit, voire élimine, le besoin de documents papier.
En outre, les logiciels de ressources humaines sont très pratiques pour les gestionnaires et les employés au sein d’une organisation. Certains aident à simplifier les tâches comme le suivi du temps, la gestion de la performance et la gestion des salaires.
Quels sont les avantages d’un logiciel RH ?
Les solutions de gestion des ressources humaines présentent divers avantages. Toutefois, c’est la réduction du temps consacré aux tâches administratives répétitives et à faible impact qui constitue le plus grand bienfait. De cette façon, les services RH peuvent concentrer leurs efforts sur d’autres responsabilités stratégiques à long terme. C’est pourquoi, indépendamment de leur taille et de leur secteur d’activité, de nombreuses entreprises ont commencé à utiliser des solutions logicielles spécialement conçues pour gérer les diverses responsabilités incombant aux services de ressources humaines.
